Früher, so vor rund zehn Jahren, war die Welt der Synchronisation noch einfach. Es gab einen zentralen PC, mit dem dann der Organizer oder das Mobiltelefon synchronisiert wurde. Meist betraf das lediglich Kontakte und Termine. Der Datenabgleich erfolgte über ein Kabel. Viel mehr Möglichkeiten standen den Benutzern damals nicht zur Verfügung. Cloud-Dienste waren noch nicht in Sicht und wären wegen der hohen Datengebühren in den mobilen Datennetzen auch viel zu teuer gewesen.
Heute, im Zeitalter der Flatrates, sieht alles ganz anders aus. Mit dem Hype von Cloud-Diensten und Smartphones hat sich die Situation entscheidend geändert. Die meisten Anbieter synchronisieren die Daten nun über das Internet. Da das heute nahezu überall möglich ist, kann der Abgleich deshalb auch jederzeit erfolgen. Namhafte Anbieter wie Microsoft oder Google bieten dafür passende Cloud-Dienste und Client-Programme an. Letztere synchronisieren aber nur den Bestand der lokalen Installation von Outlook.
Was soll ich syncen und was nicht?
Zunächst können Sie Ihre Kontakt- und Kalenderdaten auf verschiedenen Rechnern, Tablets und Smartphones miteinander abgleichen. Sobald Sie bei demselben Anbieter oder auf derselben Plattform bleiben, ist die Einrichtung der Synchronisation relativ unkompliziert. Wenn Sie beispielsweise Ihren Googlemail-Account für die Verwaltung Ihrer Termine und Kontakte sowie für Ihre Mail nutzen, brauchen Sie in Ihrem Android-Smartphone lediglich Ihre Anmeldeinformation mit Passwort einzugeben, und das Smartphone holt sich den aktuellen Datenbestand von den Google-Servern. Auch wenn Sie einen Windows-8-Rechner haben und ein Smartphone mit Windows Mobile nutzen, reicht die Eingabe Ihres Microsoft-Kontos für die Bereitstellung des ständig abgeglichenen Datenbestandes aus.
Datenaustausch mit Android-Smartphone und PC
Aktuelle Daten überall: Via Cloud oder lokal gesynct
Wenn Sie von mehreren Plattformen auf Ihren Datenbestand zugreifen möchten, haben Sie im Prinzip zwei Möglichkeiten: Synchronisation der lokalen Geräte oder zentraler Zugriff via Internet. Bei der Synchronisation haben Sie dieselben Daten auf jedem Ihrer Geräte lokal gespeichert. Deshalb können Sie damit auch offline arbeiten. Das ist ideal, wenn Sie beispielsweise im Zug sitzen und mit Funklöchern zu kämpfen haben.
Beim zentralen Zugriff sind Ihre Daten in der Cloud auf den Servern Ihres Dienstanbieters gespeichert. Hier liegen die Vorteile darin, dass Sie Ihre Daten mit anderen Personen ohne Zustzaufwand gemeinsam bearbeiten oder ansehen können und zudem mit wenig Speicherplatz auf Ihren lokalen Geräten auskommen – etwa bei der Verwendung von Smartphones oder Tablets.
Was die Cloud-Dienste zu bieten haben
Neben den Klassikern Kalenderdaten und Kontakte können Sie auch Ihre Fotos, Postings in sozialen Netzwerken, Videos und Musik synchronisieren. Außerdem stellen einige Dienste Software oder Apps für den Abgleich des Datenbestandes auf verschiedenen Rechnern zur Verfügung. Dropbox , Google Drive und Microsoft Skydrive synchronisieren dabei beliebige Daten, die sich in vorher festgelegten Verzeichnissen auf Ihren Rechnern befinden, mit dem Datenbestand auf dem Cloud-Laufwerk. Je nach Anbieter steht Ihnen dafür unterschiedlich viel Speicher zur Verfügung. Dabei ist die Menge an Cloud-Speicher auch für die lokal abgespeicherte und zu synchronisierende Datenmenge entscheidend, denn mehr wird der jeweilige Dienst nicht abgleichen. Derzeit sind das 2 GB bei Dropbox, 5 GB bei Google Drive und 7 GB bei Microsoft Skydrive. Google Drive konzentriert sich dabei auf reine Arbeitsdaten wie Tabellenkalkulation, Textdokumente oder Präsentationen. Für Fotos nutzt der Suchmaschinenanbieter seinen eigenen Bilderdienst Picasa.
Dropbox auf PC, iPad und Android nutzen
Ihre Bilder sind von überall aus erreichbar
Cloud-Dienste, die Bilder synchronisieren, erfreuen sich nicht zuletzt wegen der zunehmenden Verbreitung von Smartphone-Knipsereien steigender Beliebtheit. Hier gibt es Dienste, die an das Betriebssystem gekoppelt sind, und solche, die plattformübergreifend arbeiten. Die Bildsynchronisation bei Apples iCloud ist mittels einer eigenen Apple-Anwendung auch auf Windows-7-PCs nutzbar.
Bilder in der Cloud und auf dem lokalen Rechner verknüpft auch Googles Picasa . Picasa durchsucht nach seiner Installation die Festplatten Ihres Rechners, indexiert die darauf gespeicherten Bilder und führt auf Wunsch eine Gesichtserkennung durch. Picasa ist in Android-Smartphones über die Standard-App „Galerie“ angebunden. Hier können Sie über „Menü ➞ Freigeben ➞ Picasa“ die von Ihnen angefertigten Fotografien in den Picasa-Cloud-Speicher übertragen. Der Clou dabei ist, dass der Upload vollautomatisch per WLAN funktioniert. Damit stehen Ihre Bilder überall dort zur Verfügung, wo Sie Picasa installiert haben. Natürlich verfügt Googles Bilderdienst auch über eine Web-Schnittstelle , über die Sie Ihre Bilder mit anderen teilen können.
Nicht ganz so umfangreich ist dagegen die Bildfunktionalität von Dropbox. Der Anbieter von Cloud-Speicher hat neuerdings in seinem Client auch einen Bildimport implementiert. Dieser ersetzt aber lediglich die Windows-Importfunktion für Bilder und legt die Fotos über das lokale Dropbox-Verzeichnis im Cloud-Speicher ab.
Zentrale Anlaufstellen: Microsoft und Google
Spannend wird es bei den Synchronisationsdiensten, die etwa Ihre Kontakte und Kalender verknüpfen. Zwar funktioniert alles wie am Schnürchen, wenn Sie sich nur auf einer Plattform bewegen, aber wie verhält es sich, wenn Sie beispielsweise ein Android-Smartphone und einen Windows-8-Rechner nutzen? Der Windows-8-Rechner ist an Ihr Microsoft-Konto geknüpft, das Android-Gerät an Ihre Googlemail-ID. In einer idealen Welt verknüpfen Sie diese zwei Dienste einfach, und alles ist geregelt. Nicht so in der realen Welt: Da Google und Microsoft um die Vorherrschaft auf dem Markt kämpfen, ist die gleichzeitige Nutzung der zwei Plattformen nur mit einigen Tricks möglich.
Zum Beispiel, wenn Sie Outlook unter Windows XP, Vista oder 7 nutzen und Kalender- und Kontakt-Daten mit Googlemail synchronisieren wollen. Für den einmaligen Transfer Ihrer Daten eignet sich das Tool Google Apps Sync . Es liest Ihre Outlook-Daten vollständig ein und überträgt sie in Ihr Googlemail-Konto. Das gilt sowohl für Kalender- als auch für Kontakt-Daten.
Um den Google- und den Outlook-Kalender laufend synchron zu halten, gibt’s das Tool Google Calender Sync . Nach der Installation geben Sie Ihre Googlemail-ID und Ihr Passwort ein. Sie können nun festlegen, wie und wie oft Ihre Kalender abgeglichen werden sollen – von Google auf Outlook oder umgekehrt oder in beide Richtungen. Falls Sie mehrere Rechner mit verschiedenen Outlook-Installationen nutzen, müssen Sie Calender Sync auf jedem PC installieren. Gelegentlich kann es vorkommen, dass das Dienstprogramm ein kleines Fenster öffnet, das Sie nach Ihrem Outlook-Profil fragt. Üblicherweise haben Sie nur ein Profil mit dem Namen „Outlook“. Klicken Sie in dem Fenster einfach auf „OK“.
Windows 8 in der Cloud – Was steckt dahinter?
Ihre Kontakte können Sie ebenfalls zwischen Google und Outlook synchronisieren. Dazu installieren Sie Go Contact Sync Mod . Nachdem Sie das Programm gestartet haben, tippen Sie Ihr Googlemail-Log-in und Ihr Passwort ein. Anschließend geben Sie der Synchronisationsaufgabe einen beliebigen Namen. Auch hier wählen Sie die gewünschte Methode aus.
Möchten Sie Ihre Kontakte nur von Outlook nach Google übertragen, wählen Sie „Outlook to Google only“ an, im umgekehrten Fall nehmen Sie „Google to Outlook only“. Wenn Sie in beide Richtungen synchronisieren wollen, haben Sie drei Optionen, mit denen Sie bestimmen können, was im Falle eines Synchronisierungskonfliktes geschehen soll. Wenn Sie die Google-Version des Kontaktes bevorzugen, ist die Option „Merge Google Wins“ die richtige, soll Outlook „gewinnen“, wählen Sie „Merge Outlook Wins“. Wir empfehlen „Merge Prompt“, bei der Sie in jedem Konfliktfall aufgefordert werden, eine Wahl zu treffen. Anschließend wählen Sie noch, ob Go Contact Sync mit Windows gestartet wird und ob die Synchronisation automatisch erfolgen soll. Mit einem Klick auf „Sync“ startet Go Contact Sync seine Arbeit.
Daten verschiedener Cloud-Dienste synchronisieren
Sie können Ihre Kontakte und Kalender aus anderen Diensten auch in die neue Online-Version von Outlook (www.outlook.com) importieren. Das geht sogar leichter als mit dem klassischen Outlook. Über einen Klick auf „Kontakte“ und dann Facebook, Twitter, Linked In oder Google werden Ihre Kontakte übertragen. Wenn Sie beim Kalender auf „Subscribe“ klicken, können Sie zum Beispiel die öffentliche Adresse Ihres Google-Kalenders einfügen. Um die zu finden, öffnen Sie www.google.com/calendar, klicken auf den Pfeil neben „Meine Kalender“, wählen „Einstellungen“, klicken auf Ihren Kalender und dann neben „Privatadresse“ auf „ICAL“. Markieren Sie die Adresse, und kopieren Sie sie mit der Tastenkombination Strg-C. Zurück in Outlook.com fügen Sie die Adresse mit Strg-V neben „Calendar URL“ ein und klicken auf „Subscribe to calendar“.
Der Export Ihrer Kontakte von Outlook.com nach Google ging zum Zeitpunkt unserer Recherche zumindest nicht direkt. Indirekt können Sie Ihre Outlook.com-Kontakte über „Verwalten ➞ Exportieren“ in eine CSV-Datei schreiben und dann unter www.google.com/contact über „Mehr ➞ Importieren“ wieder einlesen.
Wenn Sie Windows 8 nutzen, können Sie neben der Microsoft-ID auch Ihre Google-Kalender und Kontakte mit dem Bordmitteln des Betriebssystems einbinden, indem Sie in der Mail- und der Kontakt-App auf den Einstellungs-Charm (das Zahnrad, das auf Mausbewegung in eine der rechten Ecken erscheint) klicken und unter Konten Ihr Googlemail-Konto eingeben.
Sechs geniale Android-Apps
Risiko: Unkontrollierte Synchronisation
Bei so vielen verschiedenen Sync-Möglichkeiten kann es passieren, dass mehr gesynct wird, als einem lieb ist. Beispielsweise können Sie schnell Ihre privaten Lesezeichen auf Ihren dienstlichen Rechner bekommen, wenn Sie auf beiden Chrome mit Ihrer Googlemail-ID verwenden.
Wenn Sie privat und dienstlich Windows 8 verwenden, werden automatisch Ihre Kontakte, Termine und andere Daten vom einen auf den anderen übertragen. Wenn Sie das vermeiden wollen, verwenden Sie am besten zwei Microsoft-Konten. Bei der Verwendung von Google Drive achten Sie gegebenenfalls darauf, dass private Inhalte nicht mit dem Sync-Tool auf die Festplatte Ihres dienstlichen PCs kopiert werden. Nutzen Sie im Zweifelsfall auch hier zwei verschiedene IDs. Sie können, wenn Sie beispielsweise zu Hause an Ihren Dokumenten weiterarbeiten wollen, diese von Ihrer dienstlichen Googlemail-ID aus Ihrer privaten freigeben.
Außerdem besteht die Möglichkeit beziehungsweise das Risiko, über dritte Dienste zu synchronisieren. Falls Sie beispielsweise Ihre Facebook-Kontakte mit Outlook.com abgleichen, landen diese später bei Anmeldung mit Ihrer Microsoft-ID automatisch in Ihrem Windows 8, ohne dass Sie das ursprünglich beabsichtigt hatten. Das kann ein bequemes Feature sein, so lange es bewusst eingesetzt wird. Das Risiko des Synchronisierens über Drittdienste führt aber auch häufig dazu, dass der Überblick verloren geht, wer eigentlich welche Daten von wem übertragen kann. Außerdem ist auch die Erstellung von Dubletten möglich, falls der Synchronisierungspfad doppelt existiert: direkt und indirekt.
Lesezeichen einfach abgleichen
Browser wie Google Chrome bieten Ihnen die Möglichkeit, Lesezeichen auf Ihren Rechnern und Smartphones synchron zu halten. Hier geschieht das – wenig verwunderlich – über die Googlemail-ID. Diese tragen Sie in Chrome ein, indem Sie auf das kleine Schraubenschlüssel-Piktogramm oben rechts klicken und im daraufhin erscheinenden Menü „Bei Chrome anmelden“ auswählen. Geben Sie dann Ihre ID und das Passwort ein. Nun synchronisiert Chrome sowohl Lesezeichen als auch Chrome-Apps sowie den Verlauf der von Ihnen besuchten Seiten und vorgenommenen Sucheingaben.
Der Firefox-Browser besitzt ebenfalls die Fähigkeit, Bookmarks abzugleichen. Klicken Sie dazu auf das Feld „Firefox“ in der linken oberen Ecke Ihres Bildschirms. Ein Dropdown-Menü erscheint daraufhin. Wählen Sie den Punkt „Sync einrichten“ aus. Falls Sie noch kein Benutzerkonto haben, können Sie es nun einrichten. Die Bookmark-Synchronisierung erfolgt hier wie bei Google über eine personalisierte ID.
Der Internet Explorer synchronisiert mit Windows 8 automatisch über die Microsoft-ID, die Sie für die Anmeldung verwenden.
Gefahrlos Daten syncen oder teilen können Sie, wenn Sie folgende Punkte beachten:
- Wählen Sie einen zentralen Dienst, über den Sie Ihren Kalender und Ihre Kontakte verwalten wollen. Richten Sie die Synchronisation von diesem Punkt aus ein.
- Bei Datensynchronisationsdiensten wie Dropbox empfehlen wir, keine vertraulichen Daten unverschlüsselt zu speichern. Mit einem Programm wie Boxcryptor (www.boxcryptor.com, gratis für Privatnutzer) legen Sie einen verschlüsselten Bereich in Ihrem Cloud-Speicher an.
- Arbeiten Sie immer mit einer sorgfältig geordneten Verzeichnisstruktur, trennen Sie private von freigegebenen Ordnern.
- Geben Sie Dateien nur in freigegebenen Ordnern und nicht einzeln frei. Gegebenenfalls kopieren Sie die Datei von einem privaten in einen freigegebenen Ordner, um den Überblick zu behalten.
- Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit die Rechte der Anwendungen, die Zugriff auf Ihre sozialen Netzwerke, beispielsweise Facebook, haben.
- Seien Sie vorsichtig, wem Sie in welchem Dienst Zugriff zu Ihren Informationen erteilen: Überdenken Sie zuvor die möglichen Konsequenzen.
- Wenn Sie Ihre Ordner mit anderen teilen, können diese Ihre Daten auch ändern oder löschen. Wenn Sie das nicht wollen, richten Sie einen Lesezugriff ein.
- Wählen Sie einen zentralen Dienst, über den Sie Ihren Kalender und Ihre Kontakte verwalten wollen. Richten Sie die Synchronisation von diesem Punkt aus ein.
