Web-Portal mit dem SAP-Backend integriert

Für einen mittelständischer Serienfertiger mit zirka 85 Mitarbeitern ist die Juwel Aquarium GmbH & Co. KG mit Sitz in Rotenburg an der Wümme bemerkenswert international aufgestellt: Sie beliefert Endkunden und Händler in 30 Ländern mit Aquarien, Ersatzteilen und Zubehör.

Vor etwa zwei Jahren beschloss das Unternehmen, die Stammdatenpflege zu vereinfachen, das Kunden-Management zu verbessern und die Auftragsabwicklung zu beschleunigen. Das hieß im Einzelnen:

• Die Stammartikelinformationen aus dem von ERP-Backend sollten den Mitarbeitern im Web-Browser zur Verfügung stehen – ergänzt durch Zusatzinformationen, die der SAP-Standard nicht bietet.
• Für die Kunden war der Do-it-yourself-Zugriff auf das gesamte Zubehör- und Ersatzteilangebot notwendig.
• Die Bestellungen mussten sich automatisch in einen SAP-Kundenauftrag überführen lassen.
• Damit würde sich nicht nur ein zeitraubender Systemwechsel erübrigen, sondern auch die Anzahl der Fehler sinken.
• Darüber hinaus wären die Mitarbeiter von überflüssigen Verwaltungsaufgaben entlastet, wenn Konaktanfragen automatisch – beispielsweise durch Newsletter-Versand weiterverarbeitet werden könnten.

Erreichen wollte Juwel diese Ziele mit Hilfe eines Internet-Portals mit integriertem Webshop für Händler und Ersatzteil- beziehungsweise Zubehörkunden. Die Lösung sollte Customer-Relationship-Management (CRM) und ein Content-Management-System (CMS) umfassen sowie an das R/3-System von SAP angebunden sein, so dass sich die Prozesse systemübergreifend gestalten ließen.

Die vorhandene Homepage und der Internet-Vertrieb waren bis dahin weder untereinander noch mit dem SAP-Backend integriert. Ohnehin war die auf “MS Access” basierende Individuallösung den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen: Infolge der Mehrsprachigkeit des Produktangebots wuchs der Pflegeaufwand für die Stammdaten rapide (hierzu siehe auch “Stammdaten – weniger ist mehr” ).

Für die Umsetzung standen drei Alternativen im Raum: die SAP-Portaltechnik, die Individualsoftware eines Internet-Programmierunternehmens und die Portallösung des Dortmunder IT-Dienstleisters Uniorg. Juwel wählte das Uniorg-Portal, das vom Anbieter angepasst und auch dort gehostet werden sollte. Die Dortmunder hätten nicht nur die Schnittstelle zu R/3 “kompetent dargestellt”, sondern auch eine vergleichsweise kostengünstige und aufwandsarme Realisierung versprochen, so die Begründung des Kundenunternehmens.

“Die Portaltechnologie der SAP wäre aufgrund der Lizenzgebühren um ein Vielfaches teurer gewesen als das Hosting durch Uniorg”, erläutert Juwel-Geschäftsführer Wolfgang Dürmeyer. Zudem habe die modular aufgebaute Shop-Lösung der Dortmunder weitere Vorteile verheißen:

• Sie bildet die Juwel-Anforderungen komplett ab, ohne dass Komponenten eingeführt und vor allem gepflegt werden müssten, die gar nicht benötigt werden.
• Uniorg unterstützt den Einsatz von Open-Source-Elementen wie der Entwicklungsumgebung PHP oder der Datenbanksoftware MySQL, weshalb Lizenzgebühren für Module wie CRM, CMS oder Internet Sales entfallen.
• Auch die notwendigen Hardwareausgaben verringern sich beträchtlich; statt eines mittleren fünfstelligen Euro-Betrags, wie er für eine SAP-Umgebung angefallen wäre, beliefen sich die Zusatzkosten auf lediglich 1000 Euro.
• Die schlanke Uniorg-Lösung führte außerdem zu kürzeren Antwortzeiten innerhalb der Bearbeitungsvorgänge.
• Da die Portalapplikation als Single-Sign-on-Funktion implementiert ist, müssen sich die Mitarbeiter nur einmal anmelden.
• Last, but not least schränkt die Uniorg-Lösung – im Gegensatz zum SAP-Shop – die Wahl des Browsers nicht ein.

Trotzdem wurde in Gestalt von Uniorg ein ausgewiesener SAP-Dienstleister mit dem Projekt betraut. Juwel begründet das damit, dass die nahtlose Integration zwischen Portal und R/3 ein essenzieller Bestandteil der Lösung sein sollte. Die auf der SAP-Seite erforderlichen Web-Services (Anlage von Bestellungen und Kunden, Änderung von Kundendaten, Synchronisation der Stammdaten etc.) habe nur ein Unternehmen erstellen können, das über reichhaltige Erfahrungen mit den Systemen des ERP-Anbieters verfügte (zu weiteren Uniorg-Projekten siehe auch: “SAP-Anwender Vieler bleibt bei R/3” und “Moeller stemmt einen weltweiten SAP-Rollout” ).

Das Projekt begann im Spätsommer 2005 und dauerte etwa neun Monate. Es hätte wesentlich straffer ablaufen können, wenn vor dem Projektstart alle Anforderungen abschließend definiert worden wären. Zumindest für das CRM-Modul war das aber nicht der Fall. So mussten die PHP-Entwickler während der Laufzeit dynamisch auf Mitarbeiterwünsche eingehen, die sie etwa zu 80 Prozent auch erfüllten.

Um den Nachteil des “Moving Target” auszugleichen, demonstrierte das Projektteam in regelmäßigen Abständen (nach dem Erreichen gewisser Meilensteine) den aktuellen Stand der Lösung anhand von Funktionsprototypen und passte die weitere Vorgehensweise an die neuen Anforderungen an. Die Änderungen waren allerdings in den Projektplänen und der Ressourcenausstattung nachzuziehen, was die Übersicht über das Gesamtprojekt erschwerte.

Mittlerweile läuft die Lösung aber seit einem Jahr produktiv. Die Kosten beziffert Juwel mit einem “unteren sechsstelligen Betrag für die externe Beratung”, den internen Personalaufwand mit “zwei Mitarbeitern je einen halben Tag pro Woche”.

Geschäftslogik, Workflow und Benutzerschnittstelle sind klar getrennt. Der Geschäftsprozess Kundenbestellung kann, muss aber nicht aus dem Browser veranlasst werden; genauso gut lässt er sich aus einer Excel-Anwendung heraus starten, wobei er dann einen Web-Service “Kundenbestellung anlegen” auslöst. Auch die per Telefon oder Fax eingegangenen Bestellungen werden so über das CRM-System bearbeitet. Der Zahlungseingang löst automatisch das SAP-Procedere aus.

Die Kommunikation zwischen Portal und SAP-System erfolgt über eine verschlüsselte VPN-Verbindung (Virtual Private Network). Sie greift auf von Uniorg erstellte Funktionsbausteine zurück, die der in R/3 4.6.c integrierte WAS 6.20 (Web Application Server) als Soap-Sevices (Simple Object Access Protocol) zur Verfügung stellt und deren Beschreibungen im WSDL-Format (Web Service Definition Language) vorliegen.

Projektsteckbrief

• Projektart: Portallösung mit Integration in das SAP-Backend.
• Branche: Fertigungsindustrie und Handel.
• Zeitrahmen: zirka neun Monate, von Mittel 2005 bis April 2006.
• Stand heute: produktiv
• Produkte: SAP R/3 4.6.c, Uniorg-PHP-Plattform mit den Komponenten Portal, CRM, CMS, Webshop, Linux, Apache, MySQL.
• Dienstleister: Uniorg Solutions GmbH.
• Umfang: unternehmensweit.
• Ergebnis: Entlastung der Mitarbeiter bei Stammdatenpflege und Auftragsabwicklung, Stammdaten sind immer aktuell.
• Herausforderung: Nahtlose Integration der SAP-Stammdaten in das Portal und den Webshop.

“Unsere gesamte vertragliche Abwicklung läuft über das Portal, da alle Daten automatisch aus SAP übernommen werden”, freut sich Geschäftsführer Dürmeyer, “umgekehrt lösen die im Webshop eingegangenen Bestellungen ohne Weiteres die nötigen SAP-Vorgänge aus, womit wir jede Menge Ressourcen sparen.”

Abschließend verweist Dürmeyer auf einen weiteren, nicht zu unterschätzenden Nutzen der Lösung: “Mitarbeiter und Kunden können ihre Daten über das Portal selbst pflegen und verwalten.” Preise oder Materialinformationen hingegen kommen direkt aus dem SAP-System, dank des CMS lassen sich Texte und Bilder ohne großen Aufwand verändern und schnell auf der Web-Seite veröffentlichen. (qua)