Ein neuer PC , eine defekte Festplatte oder der Umstieg auf eine neue Windows-Version – es gibt viele Gründe, weshalb Sie mit Ihrem Postfach umziehen müssen. Wir erklären, wie der Umzug mit Programmen wie Outlook (Express), Vista Mail, Thunderbird & Co. ohne Datenverlust läuft, wie Sie Ihr Postfach richtig sichern und wie Sie alte Mails optimal archivieren. Abhängig davon, welches Mailprogramm Sie einsetzen, unterscheidet sich die Vorgehensweise für Umzug und Datensicherung. Mit dem Mailprotokoll IMAP gibt es allerdings ein effektives Verfahren, Mails von einem Rechner auf einen anderen umzuziehen, das mit praktisch jeder aktuellen Mail-Software klappt. Es eignet sich auch optimal zum Verschieben von Nachrichten aus Ihrem Postfach, die Sie bislang bei einem Webmail-Provider gespeichert haben.
Postfachdatei sichern Als Bestandteil von MS Office setzen viele Anwender Outlook als Mailprogramm ein. Im Unterschied zur Express-Variante speichert Outlook alle Daten in einer einzigen Datei („Datendatei“). Ihre Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen verwaltet Outlook in einer zentralen Postfachdatei mit der Extension PST. Wird diese versehentlich gelöscht, sind alle Informationen vernichtet. Deshalb ist ein regelmäßiges Backup ratsam. Wenn Sie die PST-Datei sichern, können Sie Ihre Daten wiederherstellen, die aufgrund eines Defekts oder eines Bedienfehlers verlorengehen oder beschädigt werden. Sie können die Daten auch auf eine andere Festplatte auf demselben PC oder auf einen anderen Rechner verschieben oder übertragen, indem Sie die Postfachdatei vom ursprünglichen Speicherort sichern und am Ziel-PC wiederherstellen. Für ein Backup genügt es, Outlook zu beenden und die Datei mit der Endung PST zu sichern.
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Ein Postfach: Der Speicherort der PST-Datei lässt sich in Erfahrung bringen, indem Sie sich die Ordnerstruktur Ihres Outlook-Postfaches anzeigen lassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz oben auf „Persönliche Ordner“, und wählen Sie „Eigenschaften für Persönliche Ordner“. Die Schaltfläche „Erweitert“ zeigt Ihnen im Abschnitt „Pfad“ den genauen Ablageort an. Notieren Sie sich den angegebenen Pfad und den aufgelisteten Dateinamen. Wechseln Sie im Windows-Explorer in den angegebenen Ordner, und sichern Sie Ihre PST-Datei auf eine externe Festplatte oder ein anderes Speichermedium.
Mehrere Postfächer: In Outlook können Sie über mehr als eine Postfachdatei verfügen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie alle PST-Dateien sichern. Um herauszufinden, mit welchen Postfachdateien Sie arbeiten, gehen Sie in die Systemsteuerung und doppelklicken auf das Symbol „Mail“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dateidateien“, um eine Liste der Datendateien anzuzeigen. Markieren Sie den ersten Eintrag, und Klicken Sie auf „Ordner öffnen“, um sich den Speicherort der Datei anzeigen zu lassen die Datei zu sichern. Auf diese Weise erstellen Sie eine Sicherungskopie aller in der Liste aufgeführten Datendateien.
Kein lokales Postfach: Sie nutzen Outlook mit einem Exchange-Server und können keine PST-Datei auf Ihrem PC finden? Dann sind Ihre Mails, Kontakte und Kalendereinträge wahrscheinlich in einem Postfach auf dem Server gespeichert. In diesem Fall ist es ratsam, die Exchange-Daten zentral am Server zu sichern.
Einstellungen sichern: Wenn Sie ein Backup der PST-Datei anlegen, verfügen Sie zwar über eine Sicherung aller Daten, nicht aber über ein Backup der persönlichen Einstellungen wie Kontoangaben, Signaturen, Mailabrufvorgaben und so weiter. Um diese Infos zu sichern, setzen Sie den Assistenten zum Speichern eigener Einstellungen ein. Damit können Sie alle relevanten Outlook-Einstellungen in einem Ordner Ihrer Wahl speichern und wiederherstellen. Der Assistent speichert die Einstellungen in einer Profileinstellungsdatei mit der Extension OPS. Dabei handelt es sich um einen Schnappschuss der relevanten Registry-Schlüssel und der zugehörigen Dateien für Ihre Office-Benutzerkonfiguration. Zum Sichern oder Wiederherstellen der Einstellungen starten Sie den Assistenten über die Office-Programmgruppe und folgen den Anweisungen.
Backup bei Outlook Express, Vista Mail und Thunderbird Outlook Express und der Nachfolger Vista Mail speichern Daten in einem zentralen Ordner des aktuellen Benutzers.
Postfach sichern: Outlook Express speichert Ihre Mails in einem Windows-Ordner mit kryptischen Namen. Damit Sie wissen, wo auf der Festplatte er sich befindet und wie er heißt, gehen Sie im Mailprogramm unter „Extras, Optionen“ zur Registerkarte „Wartung“. In Vista Mail gehen Sie auf „Extras, Optionen, Erweitert, Wartung“. Die Schaltfläche „Speicherordner“ zeigt Ihnen den Ordner an, in dem die Mails gespeichert sind. Im angegebenen Pfad finden Sie eine Reihe von Dateien, die Sie sichern müssen. Wechseln Sie im Windows-Explorer in den Ordner und kopieren seinen Inhalt in das gewünschte Sicherungsverzeichnis, oder Brennen Sie den Ordner auf eine DVD. Im Falle eines Umzugs kopieren Sie die DBX-Dateien in den entsprechenden Ordner der Neuinstallation von Outlook Express oder Vista Mail. Wichtig: Outlook Express und Vista Mail können verschiedene Identitäten verwalten. Sollten mehrere vorhanden sein, melden Sie sich auch mit den anderen verwendeten Identitäten (Benutzernamen) an und wiederholen die Sicherung.
Kontakte sichern:
Outlook Express legt die Adressen dagegen im Windows-Adressbuch (WAB) ab, das Sie zusätzlich sichern und im Falle eines Umzugs auf dem Zielsystem einspielen müssen. Und so geht’s: Öffnen Sie den Ordner „C:Dokumente und Einstellungen
Sicherungs-Tools: Eine Reihe von Utilities machen das Sichern und Wiederherstellen von Maildaten in XP und Vista besonders einfach. Die besten Tools haben wir zusammengestellt.
Thunderbird: Die praktische Freeware Mozbackup sichert Einstellungen aus Thunderbird und Firefox. So können Sie neben Ihren Mails und den Kontakten zum Beispiel auch die installierten Add-ons schnell und einfach speichern. Zuerst entscheiden Sie, ob Sie eine neue Backupdatei erstellen oder eine vorhandene wiederherstellen wollen. Dann legen Sie fest, von welcher Anwendung die Datensicherung erstellt wird.
Platzbedarf von Dateianhängen verringern Postfächer von bis zu mehreren GB Größe sind keine Seltenheit. Das kann leicht zu Problemen beim Backup führen, wenn etwa die Postfachdatei nicht mehr auf das Sicherungsmedium passt. Outlook kommt bei großen Postfachdateien oft ins Straucheln. Indizien dafür sind Fehlermeldungen über eine angeblich beschädigte Datendatei sowie lange Wartezeiten beim Programmstart. Speicherplatz verschlingen vor allem Dateianhänge. Misten Sie daher Mails mit großem Anhang regelmäßig aus. Die Shareware Outlook Attachment Sniffer nimmt sich dieser Problematik an und extrahiert mit wenigen Klicks sämtliche Dateianhänge aus der Outlook-Postfachdatei heraus und legt sie übersichtlich in eigenen Ordnern ab. Beim Exportieren kann das Tool die Outlook-Ordnerstruktur und die Namen der Absender übernehmen. Sie können die betroffenen Mails alternativ in einen anderen Outlook-Ordner verschieben lassen, die Anlagen durch Links auf die extrahierten Dateien ersetzen und die Anlagen oder die komplette Mail löschen lassen.
Mailarchiv mit IMAP umziehen Beim Abruf von Mails beim Provider kommt in den meisten Fällen das POP3-Protokoll zum Einsatz. Damit holen Sie sich alle neu eingetroffenen Nachrichten in einem Rutsch auf Ihren PC. Danach sendet Ihr Rechner die von Ihnen geschriebenen Nachrichten zum Server des Providers. Alle Mails, die Sie auf diesem Weg in Ihr Mailprogramm geladen haben, werden normalerweise automatisch vom Post-Server des Providers gelöscht. Zwar können Sie im Mailprogramm festlegen, dass die Nachrichten eine bestimmte Anzahl an Tagen auf dem Server verbleiben sollen – nach Ablauf dieser Frist werden die Mails aber gelöscht. Möchten Sie Ihr Postfach von verschiedenen Rechnern aus nutzen, ist das POP3-Verfahren ungeeignet. Denn damit verteilen Sie Ihre Mails stückweise auf mehreren PCs, was eine vernünftige Kontoverwaltung unmöglich macht. Hier hilft der Kontozugang über das IMAP-Protokoll.
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So läuft der Postfachwechsel IMAP (Internet Message Access Protokoll) ist eine nützliche Alternative zu POP3 und eignet sich vor allem für Anwender, die Mails nicht nur zu Hause auf dem PC, sondern auch in der Firma oder unterwegs abrufen und versenden wollen. Wenn Sie in Ihrem Mailprogramm auf ein IMAP-Postfach zugreifen, dann erhalten Sie zunächst nur eine Liste der Nachrichten mit den Betreffzeilen. Sie können darüber hinaus auf dem Mailserver Ordner einrichten, in die Sie Mails verschieben können. Eine Nachricht wird erst dann heruntergeladen und angezeigt, wenn Sie einen Doppelklick darauf ausführen – oder bei beim einfachen Anklicken, wenn Sie die Vorschaufunktion Ihres Mailprogramms eingeschaltet haben. Zusätzlich kennzeichnet Ihr Mailprogramm die Nachricht auf dem Server als gelesen – löscht sie aber nicht. Legen Sie einen neuen Ordner an, dann schickt Ihr Mail-Client ein entsprechendes Kommando an den Server, der daraufhin die Ordnerstruktur erweitert. Um eine Mail dauerhaft auf Ihren PC zu übertragen und zu speichern, ziehen Sie die jeweilige Nachricht einfach in ihren lokalen Posteingang. Verschicken Sie eine Mail, dann wird diese anschließend automatisch in den Ordner „Gesendet“ auf dem Server kopiert. Dadurch können Sie von überall aus mit denselben Mails arbeiten. Nachteil dieser Methode: Sie müssen dafür online sein, was bei einem Zugang ohne Flatrate, etwa über ein Handy, entsprechende Kosten mit sich bringt. Bei Verwendung einer langsamen Online-Verbindung – etwa unterwegs beim Datenaustausch über ein Mobiltelefon oder ein träges WLAN – spielt IMAP einen weiteren Vorteil aus: Die geringe Bandbreite wird effektiv genutzt, da zunächst nur die Kopfzeilen der Nachrichten heruntergeladen werden. Zudem bietet IMAP Funktionen, um Nachrichten schon auf den Server zu durchsuchen und zu filtern. In diesem Fall wird nur noch das Ergebnis der Recherche zum Client übermittelt, anstatt zunächst sämtliche Mails zu übertragen. Dadurch können Sie beispielsweise selektiv nur Mails eines bestimmten Absenders oder eines bestimmten Zeitraums übertragen.
Ihr Postfach von POP auf IMAP umstellen Die meisten Mailprogramme speichern die Zugangsdaten in Form eines Kontos auf dem lokalen PC. Bei der Kontoeinrichtung müssen Sie sich für POP3 oder IMAP entscheiden – der spätere Wechsel klappt in der Regel nicht. Vielmehr müssen Sie das alte Konto zunächst löschen oder – und das empfehlen wir – ein zusätzliches Konto einrichten und als dabei als Typ IMAP auswählen. Die übrigen Angaben zum Postfach bleiben unverändert. POP3 und IMAP können Sie im Grunde genommen auch parallel nutzen, etwa dann, wenn Sie mehrere Mailprogramme einsetzen und nicht alle mit IMAP-Konten umgehen können. Bei der parallelen Verwendung beider Protokolle sollten Sie allerdings das Programm mit POP3-Mailabruf so konfigurieren, dass es keine Nachrichten vom Server des Providers löscht („Nachrichten auf Server belassen“), da das Löschen von Mail per POP3 auch für IMAP gilt. Generell ist es allerdings zur Vermeidung von Konflikten ratsam, sich auf eine Zugriffsart festzulegen.
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Mails beim Umzug übernehmen Wer den Wechsel seines Mailprogramms oder Providers plant, steht häufig vor einem Problem: Das bisherige Nachrichtenarchiv soll in den neuen Mailer überführt werden. Zwar bieten manche Mail-Clients eine Importfunktion für Nachrichten, allerdings klappt das Einlesen Hunderter oder gar Tausender vorhandener Mails meistens nur aus Outlook oder Outlook Express heraus. Für andere Mailprogramme gibt es oft keine passenden Importfilter. Zuverlässig und universell funktioniert der Umzug dagegen mit IMAP – sofern das alte und das neue Mailprogramm diesen Postfachtyp unterstützen. So läuft der Umzug ab: Richten Sie in beiden Programmen ein identisches IMAP-Konto ein. Markieren Sie anschließend im bisherigen Mailprogramm die alten, lokal gespeicherten Mails und befördern sie per Drag & Drop oder mit der Kopierfunktion der Mail-Software in den IMAP-Ordner. Da sich der IMAP-Ordner auf dem Server des Providers befindet, dauert es unter Umständen eine ganze Weile, bis die Mails vollständig übermittelt wurden. Im neuen Mailprogramm verschieben Sie die Nachrichten einfach wieder vom IMAP-Ordner in ein lokales Postfach – fertig. Dieses Verfahren eignet sich auch zum Verschieben von Mails aus Webmail-Providern. Sie brauchen dazu nur den IMAP-Zugang zum Webmail-Konto einzurichten.