Der Ausdruck einer größeren Excel-Tabelle entspricht nur selten den Vorstellungen ihres Verfassers. Meist sind die Tabellen entweder zu breit oder der Seitenumbruch befindet sich an einer denkbar unglücklichen Stelle – der Ausdruck misslingt.
Excel selbst stellt sich beim Ausdrucken ziemlich dämlich an: Überlässt man dem Programm beim Ausdrucken die Hoheit, braucht es Unmengen Papier für letztlich völlig nutzloses Zeug. Bei zu breiten Tabellen druckt Excel erst mal so viele Zeilen und Spalten wie auf einem Blatt Platz haben. Das geht so weiter bis zur letzten Zeile. Dann beginnt Excel von neuem und druckt jetzt noch die restlichen Spalten.
Das ist natürlich völliger Mumpitz. Beim Ausdrucken in Excel müssen Sie ordnend eingreifen.
Die folgenden Tipps beziehen sich auf das Ausdrucken mit Excel 2016, gelten ähnlich aber auch für ältere Versionen und auch für Excel 2019.
Seiten in Excel perfekt ausdrucken
Gehen Sie beim Einsatz von älteren Excel-Versionen zum Menü „Datei > Seitenansicht“. Jetzt öffnet sich ein Fenster, das Ihnen zeigt, wie Excel im Moment die Tabelle ausdrucken würde. In neuen Excel-Versionen wie Excel 2016/2019 rufen Sie im Menü „Datei“ die Option „Drucken“ auf. Unten zeigt Excel an, wie viele Druckseiten das Dokument umfasst. Hier können Sie auch seitenweise durch das Dokument blättern. Alternativ wählen Sie in Excel 2016/2019 den Menüpunkt „Ansicht“ und den Unterpunkt „Seitenlayout“.
Oft fehlt nur eine Spalte oder eine Zeile, um einen übersichtlichen Ausdruck zu bekommen. In diesem Fall hilft Ihnen die Schaltfläche „Umbruchvorschau“ im Menüpunkt „Ansicht“ weiter. Verschieben Sie mit Hilfe der Maus einfach die Seitenränder bis sie passen. Der Cursor verwandelt sich zu diesem Zweck in einen Doppelpfeil, mit dem Sie mit gedrückter Maustaste den zu druckenden Ausschnitt beliebig vergrößern oder verkleinern. Sie sollten allerdings aufpassen, dass zum Schluss die Schrift in der Tabelle noch lesbar bleibt.
Vielleicht sind Sie jetzt schon zufrieden mit dem Ausdruck Ihrer Tabelle. Allerdings haben Sie damit das Potenzial von Excel noch längst nicht ausgeschöpft. Gehen Sie im Menü auf “Seitenlayout”. Hier können Sie über das Menüband zahlreiche Einstellungen für das Ausdrucken vornehmen.
Seite einrichten
Im Register „Seitenlayout“ ist einiges praktisch selbsterklärend: Bei sehr breiten Tabellen wählen Sie am besten das “Querformat” bei „Ausrichtung“. Bei „Format“ stehen weitere Optionen zur Verfügung.
Interessant in diesem Register ist der Punkt “Skalierung”. Hier erreichen Sie im Prinzip dasselbe wie mit „Umbruchvorschau“. Sie vergrößern oder verkleinern die ganze Tabelle. Je nachdem wie Sie die Anfangswerte gesetzt haben (Schriftart und Schriftgröße), sollten Sie aber einigermaßen zurückhaltend sein mit diesen Werten, da sonst die Tabelle unter Umständen nicht mehr lesbar ist. Sind Sie nicht zufrieden mit der Änderung, geben Sie erneut “100 %” ein und alles ist wieder in Butter. Der Schalter “Optionen” bringt Sie ins “Eigenschaften”-Fenster Ihres Druckers, wo Sie weitere Anpassungen vornehmen.
Bei „Seitenränder“ haben Sie die Möglichkeit, die Druckränder sowie die Kopf- und Fußzeile millimetergenau zu positionieren. Dieses Vorgehen mit dem Eintippen von numerischen Werten bei „Benutzerdefinierte Seitenränder“ ist durchaus praktisch bei klaren Vorgaben für das Dokument.
Möchten Sie nur noch zusätzlich eine Zeile oder eine Spalte aufs Papier bringen, geht’s auch einfacher: Wechseln Sie wieder in die Seitenansicht und wählen Sie dort den Button “Ränder”.
Oft können Sie Seitenränder allerdings nicht einfach beliebig nach außen verschieben: Viele Drucker sind nicht in der Lage, bis zum äußersten Rand des Papiers zu drucken, und ignorieren Ihre Einstellungen unter Umständen oder reagieren mit einer Fehlermeldung. Achtung: Verschieben Sie die Ränder vorsichtig und Schritt für Schritt. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihr schönes Tabellenlayout auseinandergerissen wird.
In diesem Fenster dürfen Sie übrigens auch Spaltenbreiten verändern
Bei „Seitenränder“ im Fenster “Seitenlayout” finden Sie im Rahmen der benutzerdefinierten Einstellungen ganz unten die Möglichkeit “Auf der Seite zentrieren”. Das ist praktisch für eine ansprechende Gestaltung Ihres Ausdrucks: “Horizontal” mittet die Tabelle zwischen dem linken und dem rechten Rand ein, “Vertikal” zwischen oben und unten. Auch hier öffnet der Button „Optionen“ wieder das “Eigenschaften”-Fenster Ihres Druckers.
Kopfzeile/Fußzeile richtig konfigurieren
Auf der Registerkarte „Kopfzeile/Fußzeile“, die Sie über „Seitenränder > Benutzerdefinierte Seitenränder“ finden, tragen Sie ein, was in der Kopf- bzw. Fußzeile stehen soll. Noch etwas mehr Möglichkeiten haben Sie mit den Buttons „Benutzerdefinierte Kopfzeile“ und dem Fußzeilen-Pendant rechts daneben, in das Sie beispielsweise den Dateinamen bzw. das Druckdatum und die Zeit einfügen. Je nach Bedarf haben Sie hier sogar die Möglichkeit, mit einem simplen Klick auf das passende Icon ein Bild zu verwenden.
Neben Kopfzeile/Fußzeile finden Sie „Blatt“. Hier geht’s darum, was ausgedruckt werden soll. In “Druckbereich” legen Sie fest, welchen Teil der Tabelle Sie ausdrucken wollen. Sie können den Bereich direkt eingeben, was allerdings meistens umständlich ist, weil es schwierig ist, die Spalten und Zellen auf einen Blick genau einzugrenzen. Andererseits haben Sie so die Möglichkeit, mehrere Druckbereiche festzulegen, die weit voneinander entfernt liegen. Trennen Sie einzelne Druckbereiche durch einen Strichpunkt (;).
Falls Sie nur einen Bereich drucken wollen, gehen Sie besser folgendermaßen vor: Markieren Sie in der Arbeitsmappe den gewünschten Ausschnitt, wenn Sie sich im Feld „Druckbereich“ befinden. Ab sofort druckt Excel nur noch den ausgewählten Bereich der Arbeitsmappe. Wollen Sie das ändern, gehen Sie wiederum zu „Druckbereich“ und löschen die Eingabe einfach. Ein weiterer Vorteil: Diese Einstellung bleibt erhalten, auch wenn Sie Excel beenden.
Option Drucktitel
Das Problem bei großen Tabellen, die sich über mehrere Seiten erstrecken, sind die fehlenden Spaltentitel ab der zweiten Seite. So geht die Übersicht schnell verloren. Mit der Option “Wiederholungszeilen oben” bzw. “Wiederholungsspalten links”, die Sie über „Drucktitel“ bei „Seitenlayout“ erreichen, bietet Ihnen Excel die Möglichkeit, die Spaltenüberschriften bzw. die Zeilentitel auf jeder ausgedruckten Seite zu wiederholen.
Dieses Ziel erreichen Sie auf zwei Wegen: Sie können den Bereich, der wiederholt werden soll, direkt ins entsprechende leere Feld schreiben. Sie haben aber auch die Möglichkeit, in der Arbeitsmappe in die Zeile zu klicken, die auf jeder Seite wiederholt werden soll. Der betreffende Bereich wird von einer gestrichelten Linie umflossen und erscheint auch als Text im bisher leeren Feld.
Genau gleich lösen Sie das Problem, wenn Sie eine Spalte wiederholen wollen. Sie brauchen Ihre Angaben nur noch mit „OK“ zu bestätigen und Excel tut, was Sie verlangen.
Werfen Sie vor dem endgültigen OK noch einen kurzen Blick auf die restlichen Optionen des Registers „Blatt“: Unter “Drucken” legen Sie fest, ob Sie zwischen den Zellen eine Gitternetzlinie ausdrucken wollen, was oft viel zur Übersichtlichkeit beiträgt. Hier legen Sie verschiedene Einstellungen zum Drucken fest.
Jetzt haben Sie es schon fast geschafft. Nachdem Sie alle Einstellungen mit „OK“ oder Enter akzeptiert haben, lohnt sich ein abschließender Blick auf „Seitenlayout“. Sieht alles so aus, wie Sie es sich wünschen? Dann klicken Sie auf „Datei > Drucken“ und dort auf „Drucken“. Spätestens jetzt stellt sich heraus, ob Sie wirklich alles richtig gemacht haben.
Weitere Drucktipps: Wollen Sie mehrere Dateien auf einmal ausdrucken, wählen Sie im Explorer alle betreffenden Dateien an (mit der Maus und gedrückter Ctrl-Taste), dann rechter Mausklick auf die Auswahl und im Kontextmenü auf „Drucken“ klicken. Die Dateien werden nacheinander geöffnet und gedruckt.