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Sie arbeiten täglich mit Word, Excel & Co. und glauben, alle Finessen des Office-Pakets zu kennen? Unser Service Pack enthält nützliche Tools und Erweiterungen, mit denen Sie alles aus der Software herausholen.
Von Tobias Weidemann Weidemann
PC-WELT
Image: 2014
Word und Excel bedienen kann jeder: Dokument öffnen, Text und Tabellen schreiben, formatieren, ausdrucken – fertig. MS Office hält dafür eine riesige Fülle an Optionen bereit. Doch es geht noch mehr: Rüsten Sie einige besonders praktische Funktionen nach, die das Paket bis jetzt vermissen lässt – mit dem Microsoft Office Service Pack, das wir für Sie zusammengestellt haben. Es enthält jede Menge Add-ons, Tools und Erweiterungen, mit denen Sie die Büro-Software erst richtig ausreizen. Dabei haben wir jeweils die leistungsfähigste, nach Möglichkeit kostenlose Variante einer Funktion ausgesucht.
ASAP Utilities 4.2.9
Die ASAP Utilities sind eine Makrosammlung mit mehreren hundert Befehlen zum Formatieren von Arbeitsblättern und Einträgen, zum Markieren von Bereichen und für den gezielten Zugriff auf Daten, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Auch Indexblätter und Datei-Exporte werden damit einfacher als mit Excel selbst. Das Makropaket erstellt ein eigenes Menü, unter Excel 2007 eine eigene Oberfläche im Ribbon-Stil. Das Paket ist für den Privatgebrauch gratis (kommerziell: 49 Dollar, Testzeitraum 90 Tage).Download: ASAP Utilities 4.2.9
Ohne Vorkenntnisse ist es oft schwierig, eine passende grafische Umsetzung für eine Tabelle zu finden. Chart Advisor analysiert eine markierte Tabelle anhand eines Regelwerks und macht Gestaltungsvorschläge. Das klappt in den meisten Fällen gut. Zu jedem Vorschlag können Sie ablesen, wie empfehlenswert die Software ihn findet. Wenn Sie Veränderungen vornehmen, passt das Tool Überschrift und Legende an. Mit der Zeit bekommen Sie einen immer besseren Blick dafür, welche Grafik die passende ist. Sie finden das englischsprachige Tool unter “Einfügen, Chart Advisor”. Download: Chart Advisor 1.3.730.0
Je mehr Schriften Sie auf Ihrem PC installiert haben, umso langsamer arbeitet das System. Daher ist es ab und zu wichtig, auszumisten und sich von nicht mehr benötigten Schriften zu trennen. Font Xplorer zeigt sämtliche Font-Dateien an (Truetype- und teilweise auch Opentype-Schriften). So erhalten Sie schnell einen umfassenden Überblick. Hilfreich ist es, Schriftlisten auszudrucken. Weitere Funktionen dienen zum Vergleichen von Schriften, zur Suche nach Duplikaten und zum Umbenennen.Download: Font Xplorer 1.2.2
Eine wichtige Neuerung von Office 2007 sind die XML-basierten Dateiformate (etwa DOCX oder XLSX). Die neuen Formate hat Microsoft auf Druck von Unternehmen und Verwaltungseinrichtungen geschaffen. Mit dem Compatibility Pack kommen auch Anwender von Office XP und 2003 in den Genuss dieser Formate. Mit dem Add-on lassen sich die Dateien öffnen, bearbeiten und speichern. Da es sich um komprimierte Formate handelt, sind die Dateien meist kleiner als Dokumente im traditionellen Format. Download: Microsoft Office Compatibility Pack 3.0
Nicht nur bei Windows setzt Microsoft auf eine Produktaktivierung – diese Hürde gibt es seit einiger Zeit auch für das Office-Paket. Bauen Sie für den Tag vor, an dem Sie Ihren PC neu einrichten müssen: Legen Sie ein Backup der Aktivierungsdateien an. OPA-Backup erstellt eine Sicherungsdatei mit allen notwendigen Daten von Office. Das Tool erkennt, ob das Büropaket korrekt erworben wurde, und sichert nur in diesem Fall die Aktivierungsdaten. OPA-Backup setzt das .NET Framework 3.0 voraus.Download: OPA-Backup 3.0
Um die Outlook-Daten mehrerer Rechner zu synchronisieren, braucht man normalerweise einen Server und MS Excange. Dass es auch einfacher geht, beweist Osa Sync Lite: Die Freeware vernetzt bis zu vier Rechner über eine Peer-to-Peer-Verbindung und gleicht die Outlook-Daten automatisch einander an. Bei jedem neuen Kontakt legen Sie fest, ob er auch auf die anderen Outlook-Installationen übertragen werden soll. Die erste Kontaktaufnahme mit den anderen Computern erfolgt über einen einfachen Assistenten. Download: Osa Sync Lite 8.2
Aus wettbewerbsrechtlichen Gründen war es Microsoft untersagt, den PDF-Export in sein aktuelles Büropaket zu integrieren. Zwar darf Microsoft ein Add-on anbieten (kostenlos unter www.pcwelt.de/8e9), das das PDF-Format in den “Speichern unter”-Dialog aufnimmt. Deutlich leistungsfähiger ist aber PDF Creator. Die Freeware richtet einen virtuellen Druckertreiber ein, der umfangreiche Einstellmöglichkeiten in Sachen Bildqualität und Sicherheit bietet. Das Tool basiert auf der Open-Source-Technik Ghostscript.Download: PDF Creator 0.9.6
Wer viel mit Texten zu tun hat, benötigt oft dieselben Formulierungen. Phrase Express nimmt Ihnen das stupide Tippen häufig wiederkehrender Textbausteine ab. Über die Programmeinstellungen kann der Anwender die Phrasen organisieren. Sie können ihnen auch Tastenkürzel zuweisen. Vorhandene Autokorrektur- und Autotexteinträge von Word übernimmt Phrase Express automatisch. Das Tool ist für den Privatgebrauch gratis, für die kommerzielle Nutzung kostet es 49,95 Euro (Testzeitraum: 30 Tage). Download: Phrase Express 6.0.120.0
Wer unter Word mehrseitige Dokumente platzsparend oder auch als repräsentative Broschüre ausdrucken will, ist mit diesem Tool gut bedient. Smart Tools Booklet Assistent stellt automatisch fest, ob die Seitenzahl durch vier teilbar ist, und ergänzt andernfalls leere Seiten. Für die Umschlagseiten können Sie auch eine andere Papiersorte festlegen. Das Tool druckt zunächst die Vorderseiten und fordert Sie danach auf, die Blätter erneut umgekehrt in den Drucker zu legen. Sie brauchen also keinen duplexfähigen Drucker. Download: Smart Tools Booklet Assistent 2.00
äsentationen und andere Office-Dokumente. Dieser XML-basierte Standard erlaubt den einfachen Austausch zwischen verschiedenen Office-Paketen, allen voran Star Office und Open Office – auch über Betriebssystemgrenzen hinweg. Bringen Sie MS Office ab XP das Lesen, Bearbeiten und Speichern von Dateien mit den Endungen ODT, ODS oder ODP bei – am einfachsten geht das mit dem Sun ODF Plugin. Über die Erweiterung können Sie ODF auch als Standard-Format festlegen. Download: Sun ODF Plugin 1.2
Für viele Anwender ist die Ribbon-Bedienerführung von Office 2007 unübersichtlich. Eine Möglichkeit, zur vertrauten Oberfläche der Vorgänger zurückzukehren, bietet Office nicht. Wer sich nicht damit abfinden will, für den ist Ubit Menu die Lösung: Die Freeware bringt die Menüs von Excel, Word und Powerpoint 2003 zurück. Diese erscheinen unter “Menü” und lassen sich parallel verwenden. Funktionen, die sich unter Office 2007 verändert haben, werden ausgeblendet oder durch ihre Entsprechungen ersetzt. Download: Ubit Menu 1.03
Wenn man mehrere Versionen einer Textdatei besitzt, ist es oft nicht einfach, die Unterschiede auf einen Blick zu erkennen. Das Programm Winmerge hilft beim Vergleichen von zwei Dokumenten und kennzeichnet die Abweichungen farbig, ähnlich wie man es aus der Versionsübersicht von Wikis kennt. Per Mausklick springen Sie zur nächsten Stelle. Die Unterschiede lassen sich einzeln oder alle aneinander angleichen.Download: Winmerge 2.10.2
