1. Starten Sie zunächst Libre Office Writer und wählen Sie in der Folge im Menü „Extras“ den „Serienbrief-Assistent“ aus.
2. Im ersten Schritt „Ausgangsdokument wählen“ verwenden Sie entweder das aktuelle Dokument, erstellen ein neues Dokument oder laden eine bestehende Datei. Mithilfe von „Weiter“ gelangen Sie zum nächsten Schritt.
3. In Schritt 2 („Dokumenttyp wählen“) entscheiden Sie sich nunmehr entweder für die klassische Variante „Brief“ zum Ausdrucken oder für „E-Mail-Nachricht“, wenn Sie planen, den Serienbrief online zu verschicken.
4. Für das folgende Beispiel wählen Sie in Schritt 3 die Option „Brief“. Im Anschluss daran gelangen Sie mit „Weiter“ zum Dialog für das Ausfüllen des Adressblocks. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Adressenliste auswählen …“.
5. Nun haben Sie die Wahl, ob Sie eine vorhandene Adressenliste importieren möchten – beispielsweise aus der Tabellenkalkulation oder als Textexport aus Ihrem Adressverwaltungsprogramm. Klicken Sie dazu auf „Hinzufügen“ und wählen Sie die entsprechende Datei aus. Sie können die Adressliste auch wie im nachfolgenden Beispiel direkt in Libre Office Writer anlegen. Dazu klicken Sie auf den Button „Erstellen“.
6. Tragen Sie jetzt der Reihe nach die Namen und Adressen der gewünschten Empfänger ein. Sind die Daten einer Person erfasst, schreiten Sie mit der Schaltfläche „Neu“ zum nächsten Datensatz voran. Haben Sie alle Daten eingetragen, beenden Sie die Erfassung mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.
7. Geben Sie jetzt den Dateinamen für die Adressliste ein – in unserem Beispiel „Adressen“. Libre Office speichert die Datei im gebräuchlichen CSV-Format, das sich auch in anderen Anwendungen verwenden lässt.
8. Klicken Sie auf „OK“ und auf die Pfeile im Dialog unten rechts, um die Darstellung der zuvor eingegebenen Adressdatensätze zu überprüfen. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, dann klicken Sie nunmehr auf „Weiter“.
9. Die Briefanrede ist ein wichtiger Bestandteil des Serienbriefes und muss zwischen männlichen und weiblichen Adressaten unterscheiden. Wenn Sie sich im Dialog ganz oben für eine Anredefloskel entschieden haben, wählen Sie unter „Adresslistenwert für einen weiblichen Empfänger“ den Spaltentitel „Anrede“ aus und geben neben „Feldinhalt“ die Anrede „Frau“ ein. Daraufhin können Sie im Vorschaufeld durch die Datensätze blättern und überprüfen, ob Writer alles richtig macht.
10. Im letzten Schritt „5. Layout anpassen“ legen Sie noch die Position des Adressblocks sowie der Anredezeile in der Dokumentvorschau fest, bevor Sie den Serienbrief-Assistenten mit „Fertigstellen“ beenden.
11. Als Nächstes verfassen Sie bitte den Text Ihres Serienbriefes in der Standard-Dokumentenansicht unterhalb von Adressblock und Anrede. Wenn das erledigt ist, dann können Sie mithilfe der Befehle unter der Symbolleiste das „Serienbriefdokument speichern“, mittels „Serienbriefdokument drucken“ die Druckausgabe starten oder mit „E-Mail-Nachrichten senden“ ein Online-Mailing in die Wege leiten.
12. Lassen Sie sich im Dokument nicht von der dreifachen Anrede irritieren – in den fertigen Ausdrucken oder Dateien erscheint lediglich die passende Anredezeile wie beispielsweise „Sehr geehrte Frau Mustermann“.