Evernote, Keepass, monday & Co.: Die besten Organisations-Tools im Alltag

Wenn Sie regelmäßig Texte aus dem Internet archivieren, Ihre privaten Termine am Bildschirm verwalten und vielleicht auch noch mit anderen Personen online im Team arbeiten, dann kennen Sie vielleicht das Problem: Es gibt Dutzende von Programmen für diese Aufgaben, doch viele davon taugen nur bedingt. Sie sind umständlich zu bedienen oder lassen genau die eine Funktion vermissen, die man gerne hätte. Letztlich landet man dann doch wieder beim Dreigestirn aus Outlook, Browser und Textverarbeitung.

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Dabei gibt es durchaus Tools, mit denen Sie sich die üblichen Routinearbeiten am Rechner erleichtern können. Dass sie wenig bekannt sind, liegt oft nur daran, dass der Hersteller die Werbetrommel zu wenig rührt und der Nutzerkreis für wirksame Mundpropaganda einfach zu klein ist. Manchmal schreckt auch einfach der Preis ab. Viele Benutzer haben sich in den vergangenen Jahren daran gewöhnt, dass Software entweder nur wenige Euro kostet oder gänzlich kostenlos ist. Dabei ist es oft besser, für ein gutes Programm einen zweistelligen Betrag auszugeben als sich mit mehr oder weniger unbrauchbaren Gratistools zu behelfen.

Nachfolgend stellt Ihnen PC-Welt eine Auswahl an Software für die Organisation Ihres Alltags mithilfe des PCs vor. Einige davon kennen Sie vielleicht, andere sind weithin unbekannt. Neben Freeware-und Open-Source-Tools sind auch einige herausragende kostenpflichtige Beispiele dabei.

Aufgaben planen mit Microsoft To Do und Zenkit

Microsoft To Do ist hervorgegangen aus dem populären Tool Wunderlist , das ursprünglich von einer Berliner Firma entwickelt worden war. Im Jahr 2015 wurde sie von Microsoft übernommen, Anfang Mai 2020 hat der Konzern das Programm eingestellt. Zuvor jedoch passte er das bereits länger existierende Microsoft To Do in Aussehen und Bedienung an Wunderlist an und baute eine Importfunktion für dessen Listen und Aufgaben ein.

Microsoft To Do eignet sich zum Anlegen von Einkaufszetteln genauso wie für die private Tagesplanung. Es stehen Versionen für Windows, Android und iOS zur Verfügung, die sich über ein Microsoft-Konto synchronisieren lassen, daneben existiert eine Web-Anwendung. To Do übernimmt auch Aufgaben aus Outlook, dazu muss der Benutzer seine Outlook-Daten jedoch online speichern. Microsoft To Do überzeugt vor allem durch seine klar strukturierte, einfache Oberfläche. Sie können mehrere Listen mit Punkten anlegen, die Sie erledigen wollen oder müssen. Sie können sie auf heute oder morgen legen, per E-Mail versenden und schließlich als erledigt kennzeichnen. Auch ein Teilen der Listen mit anderen Anwendern ist möglich.

Eine Alternative ist die deutsche Software Zenkit To Do . Sie orientiert sich in Design und Funktionalität an Microsoft To Do/Wunderlist und kann dessen Aufgabenlisten übernehmen. Sie können die Aufgaben nach verschiedenen Kriterien sortieren, können Dateien anhängen, es gibt eine Suchfunktion und die Möglichkeit, Listen mit anderen Personen zu teilen. Neben einer Windows- ist auch eine Web-Version des Tools verfügbar sowie Apps für Android und iOS. Ärgerlich ist jedoch die derzeit noch unvollständige deutsche Übersetzung der Programmoberfläche und die rein englischsprachige und nur online erreichbare Hilfefunktion. 

Projektmanagement mit monday.com und Trello

Microsoft To Do und Zenkit sind in erster Linie für den privaten Gebrauch ausgelegt. Für die gemeinsame Arbeit an einem Projekt gibt es bessere Alternativen, beispielsweise monday.com und Trello . Bei beiden handelt es sich um Webapplikationen, die im Browser gestartet werden; Trello bietet mittlerweile allerdings auch Versionen für Windows, Mac-OS, Android und iOS an. Seit 2017 gehört Trello zur englischen Firma Altlassian, die unter anderem das Kanban-Board Jira herstellt.

monday.com orientiert sich mit seiner mit Icons bestückten Leiste auf der linken Seite an das Design des Startmenüs von Windows 10. Die Oberfläche wirkt modern, ist trotz der vielen Elemente übersichtlich und hilft an allen Ecken und Enden mit Assistenten beim Einrichten und Konfigurieren der Boards, auf denen die Webanwendung aufbaut. Der Hersteller, die israelische Firma monday.com, hat zudem Videos produziert, welche die einzelnen Funktionen erklären und vor allem Einsteigern die ersten Schritte erleichtern.

Die Boards von monday.com eignen sich gleichermaßen zum Organisieren des Arbeitsalltags einzelner Personen wie auch für das Projektmanagement kleiner und größerer Teams. Sie können Ihren Teammitgliedern Aufgaben mit Fälligkeitsdaten zuweisen und Prioritäten definieren. Es ist sogar möglich, für einzelne Aufgaben Abhängigkeiten zu beschreiben – erst wenn diese Arbeit beendet ist, kann die nächste beginnen. In monday.com ist das clever gelöst, und zwar in Form von vorgefertigten Wenn-dann-Formeln: In vorgefertigten Karten, den Automatisierungen, stehen Texte wie „Wenn eine Aufgabe dieses Datum erreicht hat, dann starte eine Folgeaufgabe“. Diese Automatisierungen fügen Sie einfach in Ihr Projekt ein und geben die jeweiligen Aufgaben an, fertig. 

Leider ist die Bedienoberfläche von monday.com nur teilweise ins Deutsche übersetzt, weite Teile, und dazu gehören auch die Automatisierungen, liegen lediglich auf Englisch vor. Gut gefallen hat dagegen wieder die Möglichkeit, Boards nach Excel zu exportieren und von dort auch zu importieren. Auf diesem Weg können viele Anpassungen auch auf der Excel-Oberfläche vorgenommen werden.

Sie können monday.com zwei Wochen lang kostenlos ausprobieren, danach müssen Sie sich für eins der angebotenen Pakete entscheiden. Die Preise beginnen bei 39 Euro pro Monat für fünf Benutzer und das Basic-Paket, für die funktionsreicheren Standard-, Pro- und Enterprise-Versionen werden, bei einer entsprechenden User-Zahl, schnell mehrere Hundert Euro im Monat fällig.

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Trello erinnert im Aufbau ein wenig an eine Tafel, auf der eine Gemeinschaftsaufgabe mit Post-it-Zetteln organisiert wird. Die Post-its heißen hier Karten und lassen sich auf Boards per Drag & Drop zu beliebig verschachtelten Diagrammen zusammensetzen. Sie können Dateien, Links oder Checklisten anfügen, Fristen setzen oder sie mit Labeln kennzeichnen. Zudem können Sie jeder Karte weitere Mitglieder hinzufügen, die über ihre E-Mail-Adresse identifiziert werden. Auf diese Weise ist eine einfache Zusammenarbeit im Team möglich. In der Menüspalte auf der rechten Seite werden sämtliche Aktionen der Teammitglieder protokolliert, so dass jeder erkennen kann, was bei dem aktuell aufgerufenen Projekt gerade geschieht.

Onenote und Evernote: Der Kampf ums beste Notizbuch

Wenn es um das Festhalten von Notizen, das Speichern von Webseiten-Schnipseln, Skizzen oder Fotos geht, führt kein Weg an Microsoft Onenote und Evernote vorbei. Beide Tools teilen sich eine eigentümliche Tradition: Es gibt eine verhältnismäßig kleine Gruppe von glühenden Fans, für welche die beiden Programme die Basis ihrer täglichen Arbeit bilden, während der Rest der Menschheit beim Stichwort digitale Notizen nur mit den Achseln zuckt. Gelegenheitsnutzer sind dagegen selten.

Beide Programme dienen dazu, alles, was sich digital festhalten lässt, in virtuellen Notizbüchern abzulegen. Nutzer ziehen Inhalte von Webseiten, aus ihrer Textverarbeitung oder aus Excel einfach per Drag & Drop hinüber.

Onenote verwendet eine Art Ringbuch mit farbigen Einlegern, die es als Abschnitte bezeichnet. Texte, Bilder und anderes lassen sich wie bei einem Grafikprogramm frei auf den Ringbuchseiten platzieren. Sie können die Abschnitte zu Gruppen zusammenfassen und auf mehreren Ebenen verschachteln. Ein Muss ist das nicht – Sie können die Einträge später einfach über die Suchfunktion wieder aufspüren.

Onenote 2016 ist Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft, zudem können Sie unter www.onenote.com eine leicht eingeschränkte Version (ohne lokale Speichermöglichkeit) kostenlos herunterladen oder das Programm als Webapplikation starten. Um die Verwirrung komplett zu machen, ist das Programm unter dem Namen Onenote Universal App mittlerweile auch fester Bestandteil von Windows 10. In dieser Ausgabe fehlen jedoch etliche Funktionen. Weitere Versionen stehen für Mac-OS X, Android und iOS sowie Windows Mobile bereit. Mit Ausnahme der Office-Ausgabe setzen sie zwingend Microsoft Onedrive zum Speichern der Notizbücher voraus; über den Clouddienst lassen sich die Notizen auch synchronisieren. 

Zeitweise sah es so aus, als wolle Microsoft die Entwicklung von Onenote einstellen. Mittlerweile hat sich die Firma jedoch umentschieden: Auf der Konferenz Ignite 2019 gab Microsoft bekannt, dass der Support von Onenote 2016 bis ins Jahr 2025 verlängert werde. Außerdem wurde das Programm wieder in die Pakete Office 365 und Office 2019 integriert, aus denen es zuletzt verschwunden war. Weiterhin kündigte Microsoft an, dass die Apps und das Desktop-Programm eine gemeinsame Code-Basis bekommen und in der Funktionalität erweitert werden sollen.

Evernote arbeitet im Unterschied zu Onenote zeilenorientiert und erlaubt keine so weitreichenden Organisationsstrukturen wie sein Konkurrent. Dafür lässt sich ein Eintrag hier gleich mehreren Kategorien zuordnen, das Tool funktioniert also ähnlich wie eine Datenbank. Es ist in einer funktional eingeschränkten Basisversion mit 60 MByte Upload pro Monat kostenlos. Mehr Funktionen und 10 GByte erhalten Sie im Abo für 6,99 Euro im Monat. 20 GByte oder 2 GByte Upload pro User und Monat bekommen Sie für 13,99 Euro pro Nutzer und Monat. Außerdem gibt es Unterschiede in der Funktionalität, in der maximalen Notizgröße oder in der Zahl der Geräte, die pro Konto unterstützt werden. Auch Evernote ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern auch für Mac-OS X, Android und iOS.

Digitalstifte für digitale Notizen

Das Anlegen digitaler Notizen mit Onenote oder Evernote erfordert immer eine Eingabe mit Tastatur und Maus oder, seltener, mit einem Grafiktablett. Viele Anwender tun sich jedoch schwer beim Zeichnen mit der Maus, es fehlt einfach der Widerstand einer Papieroberfläche. Aber auch handschriftliche Eingaben sind oft schwierig. Und benötigt ein digitales Dokument eine Unterschrift, muss sie häufig zunächst auf Papier ausgeführt, gescannt und schließlich als Grafik eingefügt werden.

Für viele dieser Arbeiten sind Digitalstifte besser geeignet. Diese Geräte sehen aus wie dicke Kugelschreiber oder Füllfederhalter und verfügen über eine Kugelschreibermine, eine kleine Infrarotkamera, einen Prozessor, Speicher und eine Batterie oder einen Akku. Geschrieben wird in den meisten Fällen auf einer Art gepunktetem Millimeterpapier, das der Benutzer über den Ausdruck eines PDF teilweise sogar selbst herstellen kann. Beim Schreiben oder Zeichnen erfasst die Kamera die Bewegungen auf dem Papier und speichert sie als Vektordaten im Stift. Anschließend lassen sich die Daten per USB oder Bluetooth auf den PC übertragen. Einige Modelle sind kompatibel etwa zu Onenote, Evernote oder Facebook und lassen eine direkte Übertragung der Daten in diese Anwendungen zu.

Der Markt für Digitalstifte ist klein, viele Anwender bevorzugen heute Stifte, mit denen sie direkt auf das Display von Tablet-Computern schreiben können. Papiergebundene Stifte stellen unter anderem Moleskine und Wacom her, die Preise bewegen sich zwischen 100 und 200 Euro.

Passwörter verwalten und synchronisieren

Mit der rasant zunehmenden Rechenleistung von CPUs und GPUs lassen sich Passwörter immer schneller knacken. Einziger Ausweg: Die Kennwörter müssen immer länger und komplexer werden, um den Attacken standhalten zu können. Allerdings kann sich kein Mensch Dutzende Kennwörter mit zehn oder mehr Zeichen dauerhaft merken. Da von der Verwendung eines Standardpassworts dringend abzuraten ist, bleibt nur noch das Ausweichen auf einen Notizzettel in digitaler oder Papierform – oder der Griff zu einem Passwortmanager.

Eine Warnung vorweg: Passwortmanager sind zweifellos eine feine Sache. Sie speichern alle Ihre Kennwörter in einem verschlüsselten, digitalen Safe, tragen sie selbstständig in Log-in-Masken ein und erzeugen auf Wunsch auch selbst mit einem Zufallsgenerator beliebig lange Zeichenketten, die Sie als Passwörter verwenden können. Ihre Schwachstelle ist das Masterpasswort, mit dem sie Ihre Kennwortsammlung schützen. Gerät es in falsche Hände, sind auf einen Schlag alle Ihre Zugriffskennungen völlig ungeschützt.

Es gibt eine ganze Reihe von guten, sicheren Passwortmanagern. Eines der bekanntesten kostenlosen Programme ist die Open-Source-Software Keepass . Sie schützt Ihre Kennwörter nicht nur mit einem Masterpasswort, sondern auf Wunsch auch mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dazu generiert sie eine Schlüsseldatei, die Sie beispielsweise auf einem mobilen Laufwerk wie einer CD oder einem USB-Stick ablegen. Nur wenn das richtige Kennwort eingegeben wurde und zugleich ein Zugriff auf den Schlüssel möglich ist, lässt sich Keepass aktivieren. 

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Das Programm unterstützt ein Auslagern der Datenbank auf eine Freigabe im Netz, zu einem Cloud-Dienst wie Dropbox oder über zusätzliche Plugins auch auf FTP- oder andere Server im Internet. Auf diese Weise können Sie mit mehreren Computern auf die gleichen Passwörter zugreifen. Einen eigenen Synchronisationsdienst bietet Keepass jedoch nicht an.

Achtung: Keepass wird in zwei Versionen angeboten, sie tragen die Versionsnummer 1.x und 2.x. Sie sind nicht kompatibel zueinander, ein schneller Wechsel ist also nicht möglich. Falls Sie bisher noch nicht mit dem Programm gearbeitet haben, verwenden Sie die Ausgabe mit der Versionsnummer 2.x.

Eine populäre kostenpflichtige Alternative ist 1Password . Der Funktionsumfang ist ähnlich wie der von Keepass, der Hersteller bietet jedoch einen eigenen Synchronisationsdienst und Unterstützung für Dropbox, iCloud und lokale Netzwerkfreigaben sowie einen Modus als WLAN-Server an. Denn das ist die dritte wichtige Unterscheidung zu Keepass: 1Password ist nicht nur für Windows erhältlich, sondern auch in offiziellen Versionen für Mac-OS X, Android und iOS sowie als Browser-Extension für Chrome, Firefox, Safari und Opera. Von Keepass existieren lediglich inoffizielle Portierungen, die allerdings mit verschiedenen Linux-Distributionen, Mac-OS X, Android und iOS eine weitaus größere Zahl an Betriebssystemen abdecken.

Lesetipp: Die besten Passwort-Manager für PC

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