Mit Microsoft Access 2016 erstellen Sie im Nu eine eigene Datenbank, die für viele Einsatzzwecke völlig ausreichend ist. Beispielsweise können Sie damit bequem Ihre Geschäftskontakte verwalten. Wir zeigen, wie das geht.
Eine Datenbank ist kompliziert zu erstellen und noch schwieriger zu bedienen. Doch das gilt nicht für Access 2016. Microsoft erleichtert mit der Software den Weg zur eigenen Datensammlung massiv. Das Programm bietet eine große Anzahl an Vorlagen und ermöglicht das Erstellen von übersichtlichen Formularen mit Eingabe-und Ausgabefeldern sowie grafischen Elementen. Das Beste: Dafür sind so gut wie keine Programmierkenntnisse nötig.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine eigene Datenbank für Ihre DVD-Sammlung erstellen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist Access 2016 von Microsoft. Die Software ist Bestandteil von Office 2016 Professional oder Office 365. oder auch separat erhältlich. Sie läuft unter Windows 7/8/8.1 und natürlich Windows 10. Eine Testversion von Access 2016 gibt es unter https://products.office.com/de-de/try .
So funktioniert Access 2016
Mit einer Datenbank lassen sich beliebige Daten sammeln, aufbereiten, verwalten und auswerten. Das beinhaltet nicht nur Textinformationen, sondern auch Fotos, Musik, Videos etc. Der große Vorteil einer selbst gemachten Datenbank: Sie passen diese optimal an Ihre Bedürfnisse an und speichern respektive sehen nur die Informationen, die Sie wirklich interessieren.
In Access 2016 besteht eine Datenbank aus folgenden vier Grundkomponenten:
* einer Tabelle für das Sammeln von Daten * Formularen zum Eingeben von Daten * Abfragen, um gezielt Daten zu suchen * Berichten für die visuelle Darstellung
So erstellen Sie eine eigene Datenbank
Als Erstes gilt es, die Datenbank zu planen. Danach legen Sie eine Tabelle an, in der die Daten erfasst werden. Ein Formular erleichtert es, die Datenbestände zu erweitern. Mithilfe der Abfragen filtern Sie Daten heraus und stellen diese mittels Berichten übersichtlich dar.
Schritt 1: Datenbank planen
Die Planung ist bei Datenbanken das A und O. Überlegen Sie sich genau, welche Informationen Sie sammeln beziehungsweise anzeigen wollen und wie diese zusammenhängen. Steht die Datenbank erst einmal, ist es viel schwieriger, diese wieder abzuändern. Es lohnt sich deshalb, das Grundgerüst der Datenbank auf einem Blatt Papier zu skizzieren. In unserem Beispiel legen wir eine Datenbank für eine DVD-Sammlung an. Sie umfasst Informationen wie “Filmtitel”, “Schauspieler/Sprechrollen “, “Erscheinungsjahr”, “Genre”, “Altersfreigabe ” und “Bewertung”. Zudem soll jeder Film mit DVD-Cover abgebildet werden. Zusätzlich möchten wir gezielt nach Kategorien wie etwa der Altersfreigabe suchen können.
Schritt 2: Tabelle anlegen
Sobald die Planung der Datenbank steht, können Sie mit dem Erstellen beginnen. Dazu bauen Sie eine eigene Tabelle auf. Und so geht’s: Rufen Sie Access 2016 auf. Wählen Sie im Startfenster „Leere Datenbank“. Tippen Sie im folgenden Dialog als Dateiname „DVD-Sammlung“ ein und klicken Sie auf „Erstellen“. Damit öffnet sich eine leere Tabelle, die Sie – genauso wie in Excel – um Spaltennamen erweitern.
Wichtig: Die erste Spalte namens „ID“ dürfen Sie nicht ändern; sie ist der sogenannte Primärschlüssel, den Access zur eindeutigen Identifikation der Daten benötigt. Springen Sie zur zweiten Spalte. Geben Sie nach einem Doppelklick auf den Spaltentitel „Filmtitel“ ein. Für die anderen Spalten wählen Sie Schauspieler/Sprechrollen, Spielfilmdauer, Erscheinungsjahr, Genre, Bewertung, Sprachen, Altersfreigabe, Regisseur, Cover und Auswahl_Altersfreigabe.
Klicken Sie auf das Diskettensymbol oben links und sichern Sie die Tabelle als „Tabelle_DVDSammlung“. Anschließend wechseln Sie von der Tabellenansicht in die Entwurfsansicht. Dazu klicken Sie am linken Rand des Programms in der Spalte “Tabellen” mit Rechts auf „Tabelle_DVD-Sammlung“. Gehen Sie dort zu Entwurfsansicht und definieren Sie für die Spaltennamen (“Feldname”) den “Felddatentyp ” – siehe den folgenden Screenshot.
Beim “Feldnamen” Cover nehmen Sie als “Felddatentyp” „Anlage“. Er ermöglicht es, eine Bilddatei im JPG-Format einem Tabellenfeld zuzuordnen. Speichern Sie alles ab und wechseln Sie zurück zur Tabellenansicht. Das geht zum Beispiel per Doppelklick.
Als Nächstes machen Sie sich ans Befüllen der leeren Tabelle. Um einem Film sein Cover zuzuordnen, klicken Sie mit Rechts in die entsprechende Spalte und wählen „Anlage verwalten“. Danach öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Speicherort des Bildes eintragen. Abschließend bestätigen Sie mit OK.
Tipp: Unter www.amazon.de finden Sie zu fast jedem DVD-Film ein passendes Cover, das Sie lokal auf Ihrer Festplatte speichern können. Bitte denken Sie daran, dass Sie beim Eingeben neuer Daten regelmäßig speichern.
Schritt 3: Formular erstellen
Bauen Sie auf der Basis der Tabellendaten ein Formular auf. Der Vorteil: Die DVD-Infos lassen sich schöner aufbereiten und besser überblicken. Außerdem können Sie via Formular Ihre Datenbank bequem und schnell erweitern.
Und so geht‘s: Klicken Sie im auf die Registerkarte Erstellen und danach auf Formularentwurf. Es öffnet sich ein leeres, gerastertes Blatt, auf dem Sie Schaltflächen sowie Eingabefelder für die definierten Spalten (Filmtitel, Spielfilmdauer, Genre etc.) platzieren können. Wählen Sie dazu Vorhandene Felder hinzufügen. Dadurch öffnet sich am rechten Rand des Programmfensters die “Feldliste”, die alle zuvor definierten Kategorien anzeigt. Klicken Sie die Einträge von oben nach unten doppelt an. Lassen Sie den Eintrag „Auswahl_ Altersfreigabe“ aus. Speichern Sie alles als „Formular_DVD_Sammlung“ ab.
Pro “Feldlisten”-Eintrag werden auf der Rasterfläche zwei Felder angelegt. Das linke ist eine reine Textbeschreibung; das rechte zeigt den letzten Wert an, der in der Tabelle unter dem entsprechenden Spaltennamen eingegeben wurde. Positionieren Sie die einzelnen Felder nach Ihrem Wunsch.
Jetzt legen Sie die typischen Navigationsschaltflächen wie Nächster/Vorheriger/Erster/Letzter Datensatz, Speichern, Anwendung schließen sowie „Neuen Datensatz hinzufügen“ an. Klicken Sie dazu auf Entwurf und danach auf den Button Schaltfläche. Fahren Sie mit der Maus an den Ort, wo Sie die Schaltflächen platzieren wollen. Ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck auf. Sie gelangen dadurch automatisch zum “Befehlsschaltflächen”-Assistenten.
Er zeigt die Optionen für die einzelnen Schaltflächen an. Zuerst wählen Sie die Kategorie (etwa Datensatznavigation), danach die Aktion (zum Beispiel Gehe zum ersten Datensatz). Klicken Sie auf „Fertig stellen“. Nun wählen Sie die Schaltflächen auf dem Raster aus und positionieren diese mit der Maus. Speichern Sie alles ab. Wechseln Sie nun von der Entwurfsansicht in die Formularansicht, und zwar per Doppelklick auf „Formular_DVD-Sammlung“ in der rechten Spalte. Jetzt können Sie bereits durch Ihren gesamten eingegebenen DVD-Filmebestand blättern – inklusive Covervorschau. Neue DVD-Filme lassen sich über die Schaltfläche “Neuen Datensatz hinzufügen” eingeben.
Schritt 4: Daten suchen
Mithilfe der Funktion “Abfrage” durchsuchen Sie Ihren Datenbestand nach bestimmten Kriterien und lassen sich die Ergebnisse übersichtlich anzeigen. In unserem Beispiel durchkämmen wir die Datenbank nach der Altersfreigabe und setzen anschließend ein “Kombinationsfeld” ein. Es gibt dem Benutzer in einem Drop-down-Menü die Wahl, nur Filme mit einer bestimmten Altersbeschränkung aufzulisten.
Und so geht’s: Rufen Sie den “Abfrage”-Assistenten auf. Die entsprechende Schaltfläche finden Sie auf der Registerkarte Erstellen. Wählen Sie Auswahlabfrage und im Ausklappmenü „Tabelle: Tabelle_DVD_Sammlung“. Legen Sie fest, welche Tabellenfelder Ihre Abfrage enthält; in unserem Beispiel ist es „Altersfreigabe“.
Klicken Sie auf Weiter, bis Sie den Namen der Abfrage eintippen müssen. Geben Sie „Abfrage_DVD-Sammlung“ ein. Schließen Sie mit Fertig stellen ab. Damit ist die Abfrage angelegt. Sie sehen diese ab sofort auf der linken Seite in der Spalte “Alle Access-Objekte”.
Da eine DVD-Sammlung mehr als nur einen Film zu einer bestimmten Altersfreigabe umfasst, müssen doppelte Anzeigen im späteren Dropdown-Menü vermieden werden. Klicken Sie mit Rechts in der Spalte “Alle Access-Objekte” auf den Punkt „Abfrage_DVD_Sammlung“. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht. Entfernen Sie das Häkchen bei “Anzeigen” und greifen Sie im Hauptmenü ganz rechts oben zu Eigenschaftsblatt. Dieses öffnet sich. Ändern Sie in der Zeile “Keine Duplikate” den Eintrag von Nein auf Ja. Aktivieren Sie das Häkchen bei “Anzeige” wieder. Speichern Sie die ganze Datenbank ab.
Jetzt fehlt nur noch das “Kombinationsfeld” für die Drop-down-Auswahl der Altersfreigabe. Klicken Sie mit Rechts auf „Formular_DVDSammlung“ und auf Entwurfsansicht. Auf der Registerkarte „Entwurf“ finden Sie unter Steuerelemente das gesuchte Kombinationsfeld. Klicken Sie darauf. Ziehen Sie mit der Maus und gedrückter linker Taste auf dem Raster eine Fläche auf. Es öffnet sich der “Kombinationsfeld”-Assistent.
Greifen Sie nun zu „Das Kombinationsfeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen“. Im nächsten Dialog wählen Sie unter “Anzeigen” den Punkt Abfragen und danach Abfrage_DVD-Sammlung. Im nächsten Schritt entscheiden Sie sich bei “Verfügbare Felder” für Altersfreigabe, klicken auf den Rechtspfeil und dreimal auf Weiter. Jetzt legen Sie fest, in welcher Tabellenspalte die Auswahl gespeichert werden soll. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Auswahl_Altersfreigabe“. Klicken Sie danach auf „Weiter“. Vergeben Sie noch einen passenden Namen für Ihr Kombinationsfeld (zum Beispiel Altersfreigabe). Klicken Sie auf Fertig stellen; platzieren Sie das neue Feld auf Ihrem Formular.
Schritt 5: Bericht erzeugen
Suchergebnisse lassen sich mit Access 2016 auswerten und in einem Bericht darstellen. Er gibt nur die gewünschten Felder aus. Dazu legen Sie im Hauptformular eine Schaltfläche an, die diesen Bericht öffnet.
Und so geht‘s: Rufen Sie unter Erstellen den “Berichts”-Assistenten auf und wählen Sie unter “Tabellen/Abfrage” den Eintrag „Tabelle: Tabelle_DVD-Sammlung“ aus. Übernehmen Sie die Felder Cover, Filmtitel, Genre, Altersfreigabe und Bewertung wie unter Schritt 3 beschrieben. Klicken Sie anschließend dreimal auf Weiter. Bei der Frage “Welches Layout soll Ihr Bericht haben?” nehmen Sie die Option Tabellarisch und bei “Orientierung” den Punkt Hochformat. Klicken Sie zweimal auf Weiter. Im letzten Dialogfeld geben Sie dem Bericht den Namen „Bericht_DVD-Sammlung_Altersfreigabe“. Klicken Sie auf Fertig stellen. Der Bericht wird in der linken Spalte angelegt.
Klicken Sie mit Rechts darauf und wechseln Sie in die Entwurfsansicht. Wählen Sie im Hauptmenü „Vorhandene Felder hinzufügen“; es erscheint die “Feldliste”. Klicken Sie mit Rechts auf die weiße Fläche und auf Datensatzquelle bearbeiten. Die Frage “Möchten Sie eine Abfrage erstellen, die auf dieser Tabelle basiert?” bestätigen Sie mit Ja. Fügen Sie per Doppelklick die Felder Cover, Filmtitel, Genre, Altersfreigabe und Bewertung ein. Die Altersfreigabe legen Sie wie folgt fest: Der Datensatz soll angezeigt werden, wenn der Film der Altersfreigabe entspricht. Geben Sie dazu im Feld “Altersfreigabe” unter “Kriterien” Folgendes ein: [Formulare]![Formular_DVD-Sammlung].[Auswahl_ Altersfreigabe]. Speichern Sie Ihre Datenbank ab.
Nun wechseln Sie in die Entwurfsansicht des Formulars „Formular_DVD-Sammlung“. Fügen Sie mittels “Befehlsschaltflächen”-Assistenten den Button „Datensätze suchen“ ein. Klicken Sie dazu auf Schaltfläche und ziehen Sie im Formular ein Rechteck auf. Platzieren Sie dieses nahe dem “Kombinationsfeld” Altersfreigabe. Jetzt fehlt noch die Verknüpfung auf das neue Formular, um dieses per Datensätze suchen zu öffnen.
Dazu wechseln Sie in die Entwurfsansicht, markieren „Datensätze suchen“ per Rechtsklick und rufen das Eigenschaftenblatt auf. Dort gehen Sie zur Registerkarte Ereignis und wählen in der ersten Zeile “Beim Klicken” die drei kleinen Punkte rechts sowie Generator. Bestätigen Sie mit OK. Nehmen Sie bei “Aktion” „Ausführen Befehl“ und bei “Argumente” den Punkt „Datensatz Speichern“. Bei “Neu angelegtes Formular” greifen Sie zu“ÖffnenFormular“.
Das “Argument” heißt Bericht_DVDSammlung_Altersfreigabe. Speichern Sie ab. Die fertige Datenbank öffnen Sie per Doppelklick auf „Formular_DVD-Sammlung“. Sie ermöglicht es Ihnen, die eingetippten Daten anzusehen, zu ergänzen sowie gezielt nach Filmen mit Altersbeschränkung zu suchen.