Soda PDF Tutorial: PDFs erstellen, konvertieren und bearbeiten

Mit der Soda PDF 14 Standard von Bacher Softmedia konvertieren Sie PDF-Dateien ins Word- oder Excel-Format, wandeln Office-Dokumente in PDFs um und können sie auch bearbeiten und signieren.

Die Standard-Version von Soda PDF kostet normalerweise 6,75 Euro pro Monat, Sie können das Programm allerdings erst einmal kostenlos herunterladen und 7 Tage lang testen. Dazu klicken Sie auf der Homepage des Herstellers einfach auf “Kostenloser Download.”

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Fortgeschrittene Nutzer können zudem ein Upgrade auf die Pro-Version für 8,25 Euro monatlich in Betracht ziehen. Damit können Sie PDFs mit einem Passwort zu schützen, Texte zu schwärzen, Kommentare in Form von Hervorhebungen, Stempeln oder Stiftzeichnungen einzufügen, mehrere PDFs gleichzeitig zu bearbeiten (Stapelverarbeitung), Formulare zu erstellen, die Texterkennung zu nutzen sowie Unterschriften von Geschäftspartnern anzufordern (E-Sign).

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Um alle nicht aktivierten Funktionen der Standard-Version in der Hauptansicht auszublenden, klicken Sie daher am besten auf „Anpassen“ und dann bei den Schaltflächen „Kommentar hinzufügen“, „Ihre PDFs schützen“ und „Stapel“ auf das „X“, um sie zu entfernen. An deren Stellen können Sie dann andere Schaltflächen wie „PDF aufteilen“, „Text bearbeiten“ oder „Ausfüllen und Unterschreiben“ („Fill & Sign“) ablegen. Bestätigen Sie mit „Übernehmen“.

PDFs betrachten: Die richtige Ansicht einstellen

Soda PDF eignet sich natürlich auch dafür, PDFs einfach nur anzusehen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „PDF-Dokument öffnen“, das Ordnersymbol ganz oben in der roten Navigationsleiste oder auf die drei horizontalen Striche links oben und dann „Öffnen“. Navigieren Sie zum Dokument Ihrer Wahl, und öffnen Sie es.

Unter „Ansicht“ dürfen Sie die Darstellung anpassen, etwa, um ein mehrseitiges Dokument fortlaufend, als einzelne Seiten oder Doppelseiten anzeigen zu lassen. Haben Sie mehrere PDFs geöffnet, lassen sich diese nebeneinander platzieren. Die Seiten an sich können Sie über „Seite anpassen“ an die Fenstergröße angleichen, oder in Originalgröße darstellen und rotieren lassen. Auch eine Screenshot-Funktion ist über das Kamerasymbol nutzbar.

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Praktisches Extra: Im Menüpunkt „Ansicht“ verbirgt sich eine Vorlesefunktion für Ihre Dokumente, die Sie über das Megafonsymbol erreichen. Setzen Sie den Mauscursor an den Beginn des Abschnittes, den Sie vorgelesen haben möchten, und wählen Sie im zweiten Drop-down-Menü aus, wie lange gelesen werden soll. Sie haben hier die Auswahl zwischen „Bis zum Ende des zusammenhängenden Texts“, „Zum Ende der aktuellen Seite“, „Zum Ende des Dokuments“ sowie „Auswahl“. Außerdem dürfen Sie die Lesegeschwindigkeit und die Lautstärke bestimmen, und es stehen ein Pause- und ein Stop-Button zur Verfügung.

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PDFs erstellen: Dokumente einscannen oder umwandeln

Soda PDF bietet Ihnen unter „Erstellen und Konvertieren“ mehrere Möglichkeiten, um ein PDF-Dokument anzufertigen. So können Sie beispielsweise mit Hilfe eines angeschlossenen Scanners Vorlagen als PDF abspeichern („Scan in PDF“). Über „Datei in PDF“ konvertieren Sie beispielsweise Word- und Excel-Dateien, aber auch JPG- und PNG-Bilder ins PDF-Format. Die Option „Zwischenablage in PDF“ wandelt den Inhalt der Zwischenablage automatisch zu einem PDF um, „URL in PDF“ macht das gleiche mit einer kompletten Webseite, das PDF ist dann scrollbar.

Möchten Sie zwei separate PDF-Dokumente zu einem vereinen, verwenden Sie den Menüpunkt „Zusammenfügen“, wählen die gewünschten Dokumente aus und positionieren sie gegebenenfalls neu, indem Sie sie an die richtige Stelle ziehen. Über die Schaltfläche „Zusammenfügen“ starten Sie den Vorgang.

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Auch das Gegenteil ist möglich, also ein mehrseitiges PDF aufzuteilen. Öffnen Sie dazu das Dokument, klicken Sie auf das Symbol mit der geteilten Seite, und geben Sie den Trennbereich ein – etwa bei einem Lesezeichen, nach einer bestimmten Seitenzahl oder einer festgelegten Dateigröße.

PDFs bearbeiten: Text, Bilder und anderes mehr verändern

Die Standard-Version von Soda PDF hat auch einige Bearbeitungsmöglichkeiten für PDFs an Bord: Sie finden die Werkzeuge über den Menüpunkt „Bearbeiten“. Hier können Sie etwa über die gleichnamige Schaltfläche zusätzlichen Text hinzufügen: Positionieren Sie das Textfeld an die gewünschte Stelle, und geben Sie Ihren Text ein. Schriftart, -größe, Ausrichtung und Absätze können Sie auch später noch anpassen.

Möchten Sie bestehenden Text verändern, klicken Sie in den entsprechenden Bereich, und Sie gelangen sofort in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie auch die Schriftfarbe, die Schriftart und weitere Formatierungen ändern können. Bedenken Sie jedoch, dass Sie die verwendeten Schriftarten installiert haben müssen, wenn Sie sie einsetzen möchten.

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In diesem Zusammenhang bietet Soda PDF noch ein weiteres nützliches Bearbeitungswerkzeug, nämlich den Formatpinsel. Mit ihm wenden Sie die Formatierung eines Textabschnitts auf einen anderen an. Markieren Sie dazu den Textteil, dessen Formatierung Sie übertragen möchten, klicken Sie dann auf „Format übertragen“, und markieren Sie anschließend den zu verändernden Bereich. Dieser wird sofort neu formatiert.

Auch Bilder lassen sich sehr einfach mit Soda PDF austauschen: Markieren Sie das vorhandene Bild mit der Maus, und wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) „Löschen“. Klicken Sie dann auf den leeren Rahmen, auf „Bild einfügen“, wählen Sie das neue Bild aus, und platzieren Sie es. Passt es von der Größe nicht, dürfen Sie es zu- oder beschneiden, wobei sich Zuschneiden nur auf den im Dokument sichtbaren Teil des Bild bezieht, Beschneiden das ganze Bild berücksichtigt und der allgemein bekannten Crop-Funktion entspricht.

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Möchten Sie einen Link in ein PDF einbauen, etwa, um den Leser per Klick gleich auf eine passende Webseite zu führen, wählen Sie in der Navigationszeile den Menüpunkt „Verknüpfung“ und markieren die Textstelle, die mit der Verknüpfung versehen werden soll. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie über „Webseite öffnen“ die URL hinterlegen. Alternativ können Sie auf diese Weise auch das Öffnen einer Datei oder das Springen zu einer anderen Stelle des PDF-Dokuments veranlassen.

Außerdem können Sie Ihre PDFs mit Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen sowie Wasserzeichen versehen. Auch eine Rechtschreibprüfung ist an Bord, die Ihre PDFs nach Schreibfehlern und Ähnlichem durchsucht. Diese hat bei uns jedoch nicht funktioniert, was vermutlich an der fehlenden OCR-Funktion der Standard-Version liegen dürfte. Lineal und Raster stehen jedoch auch in der Standard-Version als Hilfsmittel zur Verfügung.

PDF-Aufbau: Seitenfolge und -layout bearbeiten

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Im Menüpunkt „Seite“ haben Sie die Möglichkeit, den Aufbau eines PDF-Dokuments anzupassen. Per Drag & Drop ändern Sie beispielsweise die Seitenreihenfolge. Sie können aber auch zusätzliche leere Seiten einfügen, bestehende Seiten extrahieren und als eigene PDFs abspeichern, Seiten durch leere oder andere Seiten ersetzen oder mehrere Seiten innerhalb eines Dokuments verschieben. Die einzelnen Seiten eines PDF-Dokuments lassen sich in der Reihenfolge umkehren, und Sie können das Layout der Seiten in einem Rutsch anpassen. So verpassen Sie über „Hintergrund“ allen Seiten einen anderen (farbigen) Hintergrund, bringen über „Größe“ alle Seiten in ein anderes Format – etwa A3, A4 Letter oder Japanische Postkarte – und passen über „Rand“ die Seitenränder an.

Hat ein PDF-Dokument Bilder integriert, können Sie diese auf einen Rutsch exportieren lassen, auch wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht. Zu guter Letzt können Sie die einzelnen PDF-Seiten zuschneiden lassen, indem Sie die genauen Schnittränder angeben.

Formulare ausfüllen und Dokumente signieren

Wer Dokumente einfach nur unterschreiben oder mit seinen Initialen versehen möchte, der findet in Soda PDF unter „Ausfüllen und Unterschreiben“ eine geeignete Funktion. Im Gegensatz zur E-Sign-Funktion, die der Pro-Version des Programms vorbehalten ist, beruht die einfache Unterschreiben-Funktion auf der lokale Authentifizierung, das Zertifikat wird also auf dem PC gespeichert, auf dem die Unterschrift gesetzt wird, und kann auch nur von diesem verifiziert werden.

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Bei E-Sign wird die Authentifizierung der Unterschriften dagegen außerhalb des lokalen Systems verwaltet. Sie ist daher eher für Situation gedacht, bei denen mehrere Parteien ihre Unterschriften auf ein Dokument setzen müssen, und beinhaltet daher auch die Option, die Unterschrift von einem oder mehreren Geschäftspartnern anzufordern.

Um ein Dokument einfach nur zu unterschreiben, laden Sie das betreffende Dokument in Soda PDF und klicken auf „Ausfüllen und Unterschreiben“. Nun haben Sie über die drei Punkte neben „Signatur“ die Möglichkeit, eine Signatur auszuwählen – das Programm bietet Ihnen über die drei Punkte verschiedene Designs an, alternativ dürfen Sie aber auch selbst eine Unterschrift hinterlegen oder ein Bild Ihrer Unterschrift nutzen. Für Initialen wählen Sie die gleichnamige Schaltfläche und gehen analog zur Signatur vor.

Auch Formulare lassen sich mit der Standard-Version von Soda PDF ausfüllen, das Erstellen ist dagegen nur mit der Pro-Version möglich. Öffnen Sie ein PDF-Formular, können Sie per Mausklick Auswahlbullets setzen, falls verlangt. Textzeilen können Sie je nach Formular entweder direkt ausfüllen, oder Sie verwenden die Option „Text hinzufügen“.