Feldfunktionen in Word richtig nutzen

Zuerst wählen Sie eine “Kategorie”, dann den “Feldnamen ” und zum Schluss die “Feldeigenschaft”

Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp . Ein Feld ist ein Platzhalter, an dessen Stelle Word veränderliche Daten anzeigt. Dies können Objekte sein, die Word automatisch aktualisiert (z.B. ein Inhaltsverzeichnis), mathematische Berechnungen oder auch Informationen über Sie und Ihr Word-Dokument. Felder verwenden Sie laufend, meist ohne sich dessen bewusst zu sein. Immer wenn Sie Fußnoten, Seitenzahlen, Nummerierungen oder Grafiken platzieren, fügt Word nicht den eigentlichen Text, sondern ein Feld ein.

In diesem Artikel, dessen Beispiele konkret für Word XP und 2003 gelten, die aber auf Word 2007 übertragbar sind, sollen aber Felder im Rampenlicht stehen, die im Menü EINFÜGEN/FELD leider allzu oft unbeachtet ein Schattendasein fristen. Apropos Schatten: Um problemlos erkennen zu können, wo sich in einem Dokument Felder befinden, schalten Sie die Feldschattierung ein. Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN und aktivieren Sie auf der Registerkarte ANSICHT die Option “Feldschattierung immer”.

Felder bestehen aus geschweiften Klammern A, einer Feldfunktion B und Schaltern C

Feldfunktionen und Schalter Um die Arbeitsweise von Feldern besser zu verstehen, schauen wir uns die Feldfunktionen anhand eines Beispiels etwas genauer an. Wollen Sie die nächsten Schritte sofort am Computer ausprobieren, erstellen Sie zuerst ein leeres Dokument und fügen ein Datumsfeld ein. Wählen Sie dazu EINFÜGEN/FELD, aktivieren Sie in der Auswahlliste “Kategorien ” den Eintrag “Datum und Uhrzeit” und in der Spalte “Feldnamen” den Eintrag “Date”. Dieses Fenster brauchen Sie auch in allen folgenden Beispielen.

Fügen Sie Ihrem Feld nun noch einen so genannten Schalter hinzu, der bestimmt, wie ein Feld formatiert wird: Klicken Sie auf OPTIONEN (Word 2000) bzw. wählen Sie in der Spalte “Feldeigenschaften ” (ab Word 2002) einen Eintrag aus. Sie können beispielsweise zwischen verschiedenen Datumsformaten wählen. Selektieren Sie das gewünschte Format (bei Word 2000 müssen Sie noch auf HINZUFÜGEN klicken) und schließen Sie die Dialogbox wieder. Standardmäßig wird außerdem immer der Schalter “Mergeformat” hinzugefügt. Dieser bewirkt, dass zugewiesene Formatierungen auch bei einer Aktualisierung erhalten bleiben. Wollen Sie das nicht, entfernen Sie das Häkchen bei “Formatierung bei Aktualisierung beibehalten”. Allerdings berauben Sie sich damit einer sehr praktischen Funktion.

Auf dem leeren Blatt wird jetzt das aktuelle Datum angezeigt. Drücken Sie Alt+F9, sehen Sie statt des Datums die Feldfunktion in geschweiften Klammern, gefolgt von den zugewiesenen Schaltern.Erneutes Drücken von Alt+F9 bringt wieder den Feldinhalt zum Vorschein. Das manuelle Eintippen von Feldfunktionen ist meist zu umständlich. Wer es dennoch versuchen will: Drücken Sie Ctrl+F9, werden Ihnen die geschweiften Klammern vorgegeben, zwischen die Sie die Feldfunktion und die Feldeigenschaften (Schalter) eingeben.

Wenn Sie bis morgen früh vor dem Computer sitzen bleiben und das Datumsfeld betrachten, werden Sie feststellen, dass es sich um Mitternacht nicht automatisch auf das aktuelle Datum geändert hat. Word aktualisiert Felder nicht immer selbstständig. Um sicherzugehen, dass Ihr Feld up to date ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen im Kontextmenü FELDER AKTUALISIEREN. Um alle Felder in einem Dokument zu erfassen, markieren Sie erst das ganze Dokument (Ctrl+A), bevor Sie mit dem Rechtsklick die Aktualisierung durchführen.

Schalten Sie die Automatische Aktualisierung beim Drucken ein, damit auf Ihren Ausdrucken immer alle Felder auf dem neusten Stand sind

Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument ausdrucken, damit sicher keine falschen Daten, Seitenzahlen, Querverweise etc. im Dokument sind. Statt dies jedes Mal von Hand zu tun, aktivieren Sie unter EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte DRUCKEN die Option “Felder aktualisieren”.

Übrigens: Beim Öffnen eines Dokumentes werden einige – aber nicht alle – Felder automatisch auf den neusten Stand gebracht. Die Aktualisierung von Feldern ist nicht immer erwünscht. Wenn Sie z.B. an einem Bericht arbeiten, möchten Sie auf dem Ausdruck jeweils das aktuelle Datum angeben, um verschiedene Versionen unterscheiden zu können. Sobald der Bericht aber fertig gestellt ist, darf sich das Datum nicht mehr ändern.

Um die Aktualisierung zu verhindern, haben Sie zwei Möglichkeiten: Klicken Sie in das Feld und drücken Sie Ctrl+F11. Das Feld ist nun gesperrt und kann nicht mehr aktualisiert werden. Mit Ctrl+Shift+ F11 geben Sie das Feld wieder frei. Wandeln Sie das Feld in normalen Text um, indem Sie Ctrl+Shift+F9 drücken. Achtung: Normalen Text können Sie später nicht wieder in ein Feld zurückverwandeln.

Wir können hier nicht die rund 75 verschiedenen Felder beschreiben. Deshalb soll nur eine kleine Auswahl von besonders nützlichen Feldern vorgestellt werden. Nicht behandelt (obwohl auch wichtig) werden Formular- und Seriendruckfelder. Datum: Wenn Sie eine Dokumentvorlage für einen Brief erstellen, könnten Sie mit EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT das aktuelle Datum einfügen. Aktivieren Sie die Option “Automatisch aktualisieren”, erscheint stets das aktuelle Datum.

Briefe schreiben sich schon fast von selbst, wenn Sie die Dokumentvorlage mit Feldern (links) aufpeppen, rechts sehen Sie den fertigen Brief

Das ist nicht wünschenswert, da Sie so einen archivierten Brief nicht mehr öffnen können, ohne dass sich das Datum erneut ändert. Sie könnten das Feld natürlich wie beschrieben mit Ctrl+F11 sperren, besser ist es, ein “CreateDate”- Feld zu verwenden. Sie finden dieses unter EINFÜGEN/FELD, Kategorie “Datum und Uhrzeit”. “CreateDate” bezieht sich auf das Erstellungsdatum des Dokumentes, es verändert sich also im Nachhinein nicht mehr.

Fügen Sie das Feld “PrintDate” in die Kopfzeile eines Dokumentes ein, wenn Sie dieses laufend überarbeiten und immer wieder mal ausdrucken. So erhalten Sie garantiert kein Durcheinander mit verschiedenen Versionen, da Sie immer das Datum sehen, an dem das Dokument gedruckt wurde.

Dokument- und Benutzerinformationen: Um immer zu wissen, wo Ihre Dokumente im Computer zu finden sind, verwenden Sie am Schluss der Dokumentvorlage das Feld “File-Name” (in der Kategorie “Dokumentinformationen “). Wenn Sie zusätzlich den Schalter “Pfad zum Dateinamen hinzufügen” aktivieren, sehen Sie auf Ausdrucken in Zukunft immer den Dokumentnamen und Speicherpfad.

Anzahl Zeichen im Text A oder Überschriften in der Kopfzeile B: Feldfunktionen machen es möglich

Wer häufig Artikel mit einer bestimmten Zeichenzahl schreiben muss, ist vielleicht froh um das Feld “NumChars”, das die Anzahl Zeichen ausgibt – auf Wunsch (d.h. mit dem entsprechenden Schalter) sogar in Textform A. Nicht nur Informationen über das Dokument, sondern auch Benutzerinformationen können eingefügt werden. Stellen Sie sich vor, Sie müssten für 100 Mitarbeiter eine Dokumentvorlage vorbereiten, auf der neben dem Firmenbriefkopf auch der Name der jeweiligen Person erscheint.

Tragen Sie erst mal in jedem PC im Menü EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte BENUTZERINFORMATIONEN den Namen des entsprechenden Mitarbeiters ein. In der Dokumentvorlage (die auf einem zentralen Server gespeichert sein kann) fügen Sie an Stelle des Namens das Feld “User-Name” ein (Kategorie “Benutzerinformationen”). Für jeden Nutzer wird die Dokumentvorlage nun automatisch personalisiert. Vorsicht: Versenden Sie solche Dokumente nicht per E-Mail: Wenn der Empfänger das Dokument öffnet, erscheint automatisch dessen Name im entsprechenden Feld.

Mit zwei Feldfunktionen fordern Sie den Benutzer zur Eingabe zusätzlicher Daten auf. Nehmen wir noch einmal das Beispiel einer Dokumentvorlage für Geschäftsbriefe. Platzieren Sie in der Vorlage an Stelle der Adresse ein “FillIn”-Feld (Kategorie “Seriendruck “), z.B. {FILLIN “Bitte geben Sie die Adresse ein”} B und speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage. Wenn Sie jetzt ein neues Dokument auf Grund dieser Vorlage erstellen, werden Sie automatisch zur Eingabe einer Adresse aufgefordert.

Noch raffinierter setzen Sie das “Ask”-Feld (Kategorie “Seriendruck”) ein, da Sie den eingegebenen Text mittels Textmarke an anderen Stellen im Dokument noch einmal verwenden können. Auch hier ein Beispiel zur Illustration: Sie drucken regelmäßig Offerten für die Benutzung eines Sitzungszimmers aus. Erstellen Sie ein leeres Dokument und geben Sie folgenden Text ein (die geschweiften Klammern erhalten Sie durch Drücken von Ctrl+F9):

{ASK Stunden “Anzahl Stunden”} Für die Benutzung des Sitzungszimmers während {REF Stunden} Stunden verrechnen wir Ihnen Fr. {=Stunden*25}. Markieren Sie den ganzen Text und aktualisieren Sie die Felder mit F9. Word fragt Sie nach der Stundenzahl und speichert diese Information in der Textmarke “Stunden”. Mit dem “Ref”- Feld (Kategorie “Verknüpfungen und Verweise”) geben Sie die Stundenzahl an beliebiger Stelle erneut wieder ein. Das Formelfeld {=} (Kategorie “Formeln und Ausdrücke”) berechnet automatisch den Totalbetrag, indem der gespeicherte Wert mit 25 multipliziert wird.

Denselben Aufbau sehen Sie für die Rechnung von 450 Osterhasen, von denen jeder Fr. 19.90 kostet, auf dem Screenshot auf der voran gegangenen Seite D.

Überschriften in der Kopfzeile Die Übersichtlichkeit längerer Texte erhöhen Sie, indem Sie in der Kopfzeile jeweils den aktuellen Kapiteltitel aufführen. Fügen Sie dazu in der Kopfzeile eines Textes, der Überschriften enthält, ein “StyleRef”-Feld ein (Kategorie “Verknüpfungen und Verweise”). Als “Feldeigenschaft” geben Sie die Formatvorlage an, mit der die Titel formatiert wurden (z.B. “Überschrift 1”). Wie gewünscht erscheint nun auf jeder Seite die KapitelbezeichnungB.

Mit Autotext integrieren Sie mit wenigen Klicks häufig verwendete Textbausteine – das ist bekannt. Der Nachteil: Nach dem Einfügen des Autotexteintrags ist dieser als normaler Text fest im Dokument eingebettet. Ein “Autotext”-Feld ist dagegen viel flexibler. Sie fügen damit lediglich einen Verweis auf einen bestimmten Autotext ein. Ändern Sie später den Autotext, erscheint in allen Dokumenten mit dem entsprechenden “Autotext”-Feld der geänderte Eintrag. Dies können Sie beispielsweise dazu nutzen, um in sämtlicher Korrespondenz Ihrer Firma in einer Fußzeile auf wechselnde Aktionen hinzuweisen.

Gehen Sie folgendermaßen vor: Schreiben Sie den Textbaustein in ein leeres Dokument. Dann markieren Sie den Text und definieren den Autotext-Eintrag über das Menü EINFÜGEN/AUTOTEXT/NEU. Geben Sie dem Autotext einen Namen, z.B. “Aktion”. Fügen Sie nun an der gewünschten Stelle in der Dokumentvorlage ein “Autotext”-Feld ein (Kategorie “Verknüpfungen und Verweise”) und aktivieren Sie die gewünschte “Feldeigenschaft”, in unserem Beispiel ist das “Aktion”. Sie haben nun die Möglichkeit, den Autotext-Eintrag beliebig zu verändern und so in allen Dokumenten mit dem entsprechenden Autotext-Feld stets die aktuellste Aktion erscheinen zu lassen.

Formeln einfügen Komplexe Formeln erstellen Sie mit dem Formeleditor (EINFÜGEN/OBJEKT). Der Editor hat jedoch den Nachteil, dass die Formel als Bild eingefügt wird. Nachträgliche Änderungen von Schriftart oder -größe Ihres Textes werden nicht auf die Formel übertragen.

Punkt, Punkt, Komma, Strich, fertig ist – kombiniert mit den richtigen Feldern – das Mondgesicht

Generieren Sie eine Formel hingegen mit der Feldfunktion “EQ” (Kategorie “Formeln und Ausdrücke”), sind Sie in der Lage, den Formeltext auch nachträglich genau wie normale Schrift zu markieren und umzuformatieren.

Um eine Formel zu erstellen, wählen Sie das Feld “EQ” und klicken Sie auf die Schaltfläche FELDFUNKTIONEN (nur ab Word 2002) und anschließend auf OPTIONEN. Verwenden Sie nicht die Schaltfläche FORMELN, da Word sonst den Formeleditor startet. Weisen Sie die gewünschten Schalter zu und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Das Vorgehen via Feld ist etwas umständlich und deshalb nur für einfache Formeln geeignet.

Einfache mathematische Formeln sind mit Feldern keine Hexerei

Position verschieben Mit dem Feld “Advance” (Kategorie “Formeln und Ausdrücke”) verschieben Sie Text. So können Sie Zeichen punktgenau hochstellen oder Text übereinander drucken. Anders als Zeichenobjekte werden Advance-Felder auch in der Standardansicht angezeigt. Ganz Eifrige zeichnen damit sogar Strichmännchen und dergleichen. Na ja, Sie sehen, es gibt auch Felder, auf die wir eigentlich ganz gut verzichten könnten.