So lösen Sie typische Powerpoint-Probleme

Powerpoint ist ein geniales Präsentationsprogramm. Wenn es funktioniert. Und genau das tut, was Sie wollen. Doch mitunter streikt Powerpoint mitten während eines Vortrags. Dann ist guter Rat teuer.

Wir zeigen Ihnen Lösungen für die sechs häufigsten Probleme mit Microsoft Powerpoint. Unsere Tipps gelten sowohl für Powerpoint 2007 als auch für Powerpoint 2010. Speziell Powerpoint 2010 dürfte immer noch von vielen Nutzern verwendet werden.

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Powerpoint-Problem: Der Text lässt sich nicht um ein Bild herum ausrichten

Warum kann Powerpoint eigentlich nicht so gut mit Bildern und Text umgehen wie Microsoft Word? Beispiel: Wenn Sie ein Bild direkt mittig in einen Textblock einfügen wollen, müssen Sie dort zuerst manuell Platz schaffen. Platzieren Sie die Textbox und das Bild auf der gleichen Seite der Slideshow. Bewegen Sie dann das Bild in die Mitte des Textblocks und passen Sie dessen Größe nach Bedarf an. Rechtsklicken Sie dann auf das Bild und wählen Sie “In den Hintergrund verschieben”. Wechseln Sie nun zu der Textbox und fügen Sie so viele Leerzeilen ein, bis der Text das Bild nicht mehr überlappt, sondern darum herum verläuft. Das Problem mit dieser Methode haben Sie vermutlich schon erkannt: jede Änderung, die Sie nach dem Einfügen der Leerzeilen noch vornehmen, wird Ihr Layout wieder zerstören und erfordert erneute Handgriffe.

Die besten Alternativen zu Microsoft Powerpoint

Powerpoint-Problem: Schriftart auswechseln

Sie haben eine Präsentation von einem Mitarbeiter vorgelegt bekommen und wollen die Schriftart auswechseln? Anstatt die Schriftart auf jeder Seite der Slideshow mühselig zu verändern, machen Sie’s sich leicht. Im Reiter “Bearbeiten” öffnen Sie das “Ersetzen”-Menü und wählen Sie dort “Schriftart ersetzen”.

Fun pur: Über diese Powerpoint-Präsentationen lacht das Web

Bill Gates in den Wolken — Powerpoint sollte Rednern idealerweise dabei helfen, den Kern des Vortrags darzustellen. Mit Unmengen an Logos, Elementen und Texten wird das Auditorium dagegen überfordert und verwirrt. Experten raten zu möglichst wenigen Informationen pro Folie, etwa ein Bild pro Seite und kurzen, knappen Texten.

Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 1 — Dieser verunglückte Powerpoint-Vortrag stammt von Jan Baan, Gründer des gleichnamigen Softwarehauses und heute Chairman von Cordys. Verschiedene Pfeile, Symbole und Rahmen sowie zuviel Text machen diesen Vortrag zur “schlimmsten Powerpoint-Präsentation, die je von einem CEO gezeigt wurde”, findet Seth Godin, Marketing- und Präsentations-Experte in den USA.

Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 2 — Diese Folie hat entdeckt. Laugesen ist ebenfalls davon überzeugt, die weltweit schlimmste Powerpoint-Folie gefunden zu haben.

Tod durch Powerpoint — Schlimme Verfehlung listet Alexei Kapterev in seinem Diavortrag auf. Dort gibt er auch Gestaltungsratschläge für gute Präsentationen. Unabhängig davon, dass der Text in der hier dargestellten Grafik in Kyrillisch verfasst und von Vielen wohl nicht zu entziffern ist, zeigt die Folie beispielhaft, wie sich eine Seite überladen lässt.

Besuch in Peking — Powerpoint-Folien sollten wenige Wörter enthalten, keine billigen und kitschigen Fotos zeigen und Überblendeffekte möglichst meiden. Auch eine Untermalung mit Ton und Musik ist verpönt, Sound-Effekte sollten allenfalls sparsam eingesetzt werden.

Übung, Übung, Übung — Vor dem Vortrag steht die Übungseinheit. Experten raten zu zehn Übungsstunden je Vortragsstunde. Darüber hinaus sollte das technische Equipment im Vorfeld getestet werden. Microsoft-Fehlermeldungen während der Präsentation sind peinlich und lenken das Auditorium ab. Von Guy Kawasaki, Venture Capitalist und Vortragsreisender, stammt die 10/20/30-Regel: Maximal zehn Slides, höchsten 20 Minuten Vortrag, Schriftgröße mindesten 30 Punkte.

Nasa-Desaster — Diese Powerpoint-Folie aus dem Jahr 2006 zeigt Teile des Space-Shuttle-Programms zur Abnahme der externen Treibstoff-Tanks. Es steht zu hoffen, dass die Zuhörer die Folie verstanden haben. “Präsentations-Sauerei”, sagte Design-Guru Edward Tufte beim Anblick der Folie. Sie zeuge nicht gerade von Ingenieurs-Intelligenz.

Yes we Can — Wie Barack Obamans Botschaft an die Nation als Präsentation aussehen könnte, ist auf der Web-Site zu sehen. Dargestellt ist die letzte von insgesamt elf Powerpoint-Folien mit der Zusammenfassung von Obamas Rede. Die Präsentation veranschaulicht die Grenzen von Powerpoint als Kommunikationsmittel.

Powerpoint-Problem: Powerpoint kann die Präsentation nicht öffnen

Sie haben Ihre Powerpoint-Präsentation sorgfältig auf einem Flash-Speicher verstaut, schieben Ihn in den PC, der mit einem Beamer verbunden ist, klicken doppelt auf die Powerpoint-Datei und… bekommen eine Fehlermeldung. Viele erkundigen sich zwar im Vorfeld, ob Powerpoint überhaupt auf dem Rechner für die Präsentation installiert ist – doch sie fragen nicht nach der exakten Programmversion. Ein schwerwiegender Fehler, denn mit Powerpoint 2007 hat sich das Dateiformat zu pptx geändert. Der einfachste Weg, solche Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, ist es, die Präsentation gleich im alten Format ppt abzuspeichern. Das macht die Powerpoint-Präsentation zwar wesentlich größer, Sie sind damit jedoch auf der sicheren Seite.

In den Powerpoint-Optionen können Sie das alte Format für die Präsentation als Ihr Standard-Format einrichten. In Powerpoint 2010 klicken Sie stattdessen auf den Reiter “Datei” und auf der linken Seite auf “Optionen”. Sobald Sie sich im richtigen Menü befinden, klicken Sie auf der linken Seite auf “Speichern”. Unter “Dateien in diesem Format speichern” wählen Sie “Powerpoint Präsentation 97-2003”. Der Besitzer des Computers, auf dem Powerpointdateien abgespielt werden sollen, kann das Problem hingegen vermeiden, indem er entweder das Microsoft Office Compatibility Pack für Word-, Excel- und Powerpoint 2007-Dateiformate installiert oder den PowerpointViewer 2007 aufspielt . Beide sind kostenlos erhältlich.

Video-Tipp: Folienwechsel-Effekte in Powerpoint

Powerpoint-Problem: Publikum kann den Text der Powerpoint-Präsentation nicht lesen

Ihre Präsentation mag an Ihrem heimischen Büro-Rechner vielleicht wunderbar lesbar sein. Auf eine große Leinwand projiziert könnte Ihr Publikum aber Schwierigkeiten haben, das Geschriebene zu entziffern. Zwar geben die meisten Projektoren die Farben einer Powerpoint-Präsentation eins zu eins wider, Unterschiede in Schattierungen, Helligkeit und Kontrast sind aber normal. Die Lösung: vermeiden Sie vor allem zu geringe Kontraste zwischen der Hintergrundfarbe und der Schriftfarbe Ihrer Präsentation. Benutzen Sie im Zweifelsfall lieber Komplementärfarben: Schwarz und Weiß, Rot und Cyan, Grün und Magenta, Blau und Gelb. Von diesen Paarfarben ist der gelbe Text auf blauem Grund wohl der augenschonenste. Weißer Text auf jedwedem dunklen Hintergrund ist ebenfalls gut lesbar.

Download: Powerpoint Vorlagen-Pakete

Wenn Sie experimentieren aber sicher sein wollen, dass Ihr Publikum die Powerpoint-Präsentation gut lesen kann, orientieren Sie sich an Dave Paradis’ Color ContrastCalculator . Für ein Design-Projekt ist diese Webseite überraschend textlastig und unsympathisch, sie sagt Ihnen aber, ob zwei Farben ein lesbares Produkt ergeben. Der Calculator braucht dazu lediglich die drei Zahlen, die jede Farbe aus dem Farbspektrum exakt definieren. Um an diese Zahlen für die Hintergrundfarbe heranzukommen, rechtsklicken Sie auf eine freie Stelle in der Präsentation und wählen Sie “Hintergrund formatieren”. In der Füll-Sektion der folgenden Dialog-Box ziehen Sie das Farbmenü herunter und wählen Sie “Mehr Farben”. Sie sehen nun Rot-, Grün- und Blauwerte unterhalb der farbenfrohen Grafik. Wenn nicht, verändern Sie das Farbmodell zu RGB.

Um dagegen an den Farbcode für den Text zu kommen, markieren Sie den entsprechenden Text in der Powerpoint-Präsentation und klicken Sie auf dem Home-Tab in der Ribbon. Im “Font”-Menü klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil beim unterstrichenen, dicken A und wählen Sie “Mehr Farben”. Es erscheint dann die gleiche Dialogbox wie zuvor bei den Hintergrundfarben.

Powerpoint-Problem: Schriftarten einbetten in die Powerpoint-Präsentation

Sie haben also wie oben beschrieben die hässliche Schriftart gegen eine schöne getauscht und auch die richtigen Farben gewählt. Aber als Sie Ihre Powerpoint-Präsentation im Office starten, sieht der Font komplett anders aus? Wenn Sie die Präsentation nicht gerade von dem Rechner oder Laptop aus starten, auf dem Sie sie auch erstellt haben, sollten Sie die verwendeten Schriftarten einbetten, um Überlagerungen mit denen der Host-Maschine zu vermeiden. Das können Sie in der Dialog-Box der Powerpoint-Optionen. Hier finden Sie den Menüpunkt “Schriftarten in der Datei einbetten”.

Powerpoint-Problem: Die Musik aus der Powerpoint-Präsentation wird auf dem fremden PC nicht abgespielt

Fonts sind nicht die einzige Komponente Ihrer Powerpoint-Präsentation, die auf einem fremden Rechner Probleme machen können. Wenn Sie Ihrer Powerpoint-Präsentation Musik hinzugefügt haben, wird diese ohne weiteres auf Ihrem eigenen PC abspielt, auf anderen Rechnern bleiben die Lautsprecher dagegen ruhig. Klären Sie zunächst die Frage, ob an den Rechner für die Präsentation überhaupt Lautsprecher angeschlossen und ob diese kräftig genug sind, den Raum auszufüllen – am besten, bevor Sie überhaupt damit beginnen, Musik in Ihre Präsentation einzufügen. Wenn die Soundqualität den Rechners ausreichend ist und trotzdem kein Mucks ertönt, Dann haben Sie ein ähnliches Problem wie zuvor bei den Fonts.

Ratgeber Office: So werden Ihre Powerpoint-Präsentationen zu echten Hinguckern

Sie müssen die Musikdateien also ebenfalls einbetten. Beim Einbetten von Musikdateien in eine Powerpoint-Präsentation gibt es aber ein paar Probleme. Vor allem mit dem Dateiformat. Binden Sie etwa eine MP3-Datei in eine Präsentation von Powerpoint 2010 ein, können Sie diese unter Powerpoint 2007 nicht abspielen. Cleverer ist es daher, den Link auf die Musikdatei so zu setzen, dass er alle Probleme aus dem Weg räumt. Bevor Sie Musik in Ihre Powerpoint-Präsentation einfügen, legen Sie einen separaten Ordner für Ihre Slideshow an. Dort hinein legen Sie sowohl die Powerpoint-Datei als auch jedwede Audio-Datei, die Sie benutzen wollen und verlinken in der Präsentation anschließend auf die Dateien in diesem Ordner. Wenn Sie die Präsentation abspielen, nehmen Sie unbedingt den kompletten Ordner mit allen Dateien mit, nicht nur die Powerpoint-Datei.