Es gibt eine Vielzahl an Projektmanagement (PM)-Tools am Markt. Die Hilfsmittel unterstützen sowohl die Aufgabe des Managements als auch die operative Projektarbeit. Sie unterscheiden sich in Bedienbarkeit, Funktionalität, Kosten und im Management-Ansatz.
Auf dieser und auf den nachfolgenden Seiten erfahren Sie in der Produktübersicht, welche PM-Tools sich in der Praxis bewährt haben. Die vorgestellten Werkzeuge werden weltweit von Hunderttausenden von Anwendern eingesetzt. Für jeden ist etwas dabei. Das Angebot umfasst quelloffene Produkte, preiswerte Software-as-a-Service (SaaS)-Angebote und flexible Kauflösungen. Letztere lassen sich in die eigene IT-Infrastruktur einbinden. Darüber hinaus handelt es sich entweder um Tools, die die klassischen PM-Ansätze verfolgen oder um moderne und einfache Werkzeuge. Es gibt somit für jedes Projekt die entsprechende Software, die die jeweiligen Anforderungen erfüllt.
Basecamp: Kommunikationsorientiertes System
„ Basecamp “ ist mittlerweile das, was „ Microsoft Project “ vor etwa zehn Jahren war. Das Tool von 37Signals hat sich zu einem weltweit wichtigen Werkzeug entwickelt und das seit seiner Erstveröffentlichung im Jahr 2004. In ihrem Buch „Getting Real“ schreiben die Entwickler: „Wir haben festgestellt, dass es beim Projektmanagement nicht um Charts, Grafiken, Berichten und Statistiken geht, sondern um Kommunikation.“ So stehen bei der PM-SaaS-Lösung folgende Funktionen im Vordergrund: Collaboration, File-Sharing, Kommentierung von Aufgaben, Meilensteine, Nachrichten und Termine. Dagegen müssen Anwender auf Gantt-Diagramme, ausführliche Reports, Vorgangsverknüpfungen und kritische Wege verzichten. Wer mehr benötigt, kann dies mittels Lösungen von Drittanbietern in Basecamp integrieren, zudem lässt sich das System intuitiv bedienen.
Die SaaS-Lösung wird in vier Paketen angeboten. Die Preise fangen bei 20 US-Dollar pro Monat an. Das kleinste System beinhaltet 3 GB Speichervolumen und erlaubt zehn Projekte. Eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und 100 GB Speicher gibt es monatlich für 150 US-Dollar.
Copper Project: Gantt-Diagramme & detaillierte Reports
„ Copper Project “ ist ebenfalls eine SaaS-Lösung. Im Gegensatz zu Basecamp unterstützt das Tool Gantt-Diagramme, Rechnungsstellung und detaillierte Reports. Die Diagramme lassen sich schnell erstellen. Mittels Drag and Drop werden Aufgaben und Deadlines editiert. Außerdem lassen sich detaillierte Projekt- und Arbeitszeitberichte mithilfe von Filter flexibel anpassen.
„Copper Project“ gibt es als monatliche Studio-, Corporate- und Premium-Lösungen ab 49 US-Dollar. Darüber hinaus gibt es für 1.499 US-Dollar eine Server-Lizenz, die die Installation von Copper auf dem eigenen Server erlaubt.
5pm: Fokus auf Projektplanung und Analyse
„ 5pm “ ist ein webbasierendes PM-Tool, in das sich Kunden mit beschränkten Zugriffsrechten integrieren lassen. Anwender können Aufgaben, Mitteilungen und Projekte so anlegen, dass diese für Kunden unsichtbar sind. Wie bei den meisten Projektmanagement-Werkzeuge können sie Dateien hochladen und miteinander chatten. Hierzu steht ein eigener Kommunikationsbereich für Projektteams bereit.
Im Vordergrund stehen bei „5pm“ Projektplanung und Analyse von Aktivitäten und Arbeitszeiten. Letztere lassen sich mit einem kostenlosen plattformunabhängiges Desktop-Widget erfassen. Dies geschieht automatisch. Wer möchte kann seine Arbeitszeit aber auch manuell eingeben. Mittels interaktiver und dynamischer Zeitdiagramme analysieren Nutzer den Projektverlauf. Sie können zudem flexible Reports ausdrucken oder diese als CSV-Dateien exportieren.
Der Hersteller bietet „5pm“ in fünf Versionen ab einem monatlichen Preis von 18 US-Dollar an.
Smartsheet: „Intelligente“ Tabellen
„ Smartsheet “ ist eine weitere SaaS-Lösung. Im Gegensatz zu den vorgestellten Tools geht „Smartsheet“ einen anderen Weg. Excel-Anwender dürften sich mit dem Werkzeug schnell zurechtfinden, da alle Informationen zum Projekt in „intelligente“ Tabellen – sogenannte „Smartsheets“ gespeichert werden. Daher gibt es weder Aufgaben, Kunden oder Projekte. Stattdessen finden User große Tabellen vor. Mit diesen werden sowohl einfache als auch komplexe Projekte verwaltet. Über die Sheets lassen sich alle Informationen zum Projekt wie Dateianhänge, Dokumente, Projektmitglieder und deren Kommunikation abrufen.
Anwender können zwischen fünf Monats-Abos ab einen Preis von 15,95 US-Dollar wählen.
Projectplace: Vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten
„ Projectplace “ wurde erstmals 1998 veröffentlicht. Das PM-Tool aus Schweden gehört zu den ersten weltweit webbasierten Lösungen. Sie bietet vielfältige Funktionen. Anwender finden Module zu Aufgaben, Dokumente, Online Meetings, Offene Punkte, Personen und zur Projektübersicht vor. Daneben gibt es umfangreiche Collaboration-Funktionen. Diese umfassen Videokonferenzen, Voice over IP und bekannte Kommunikationstechniken aus sozialen Netzwerken.
User können ähnlich wie bei der Facebook-Pinnwand Bilder, Kurzinformationen und Links posten. Sie können auch Nachrichten mit einer @-Referenz direkt an eindeutige Empfänger adressieren. Dies und die Verwendung von #Hashtags für relevante Keywords erinnert an Twitter. Für den einfachen Einstieg stellt der Hersteller verschiedene Einführungsvideos zur Verfügung.
Clocking IT: Multilinguales PM-Tool
„ Clocking IT ” ist ein weiteres Online-Tool. Die Open-Source-Lösung wurde in Ruby On Rails geschrieben und ist vor allem bei Software-Entwicklern bekannt. Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Module vervollständigen den Funktionsumfang des PM-Hilfsmittels, das ursprünglich als Zeiterfassungs-Tool entwickelt wurde.
Anwender erfassen mit „Clocking IT“ ihre aufgewendete Zeit und gliedern die Projekte in Aufgaben, um diese Mitarbeitern zuzuordnen. Weiter können sie Milestones, Deadlines und Gantt-Diagramme anlegen. Wer möchte kann zudem nicht benötigte Programm-Module ausblenden. An kollaborativen Funktionen besitzt „Clocking IT“ ein Wiki für die Projekt-Dokumentation und ein Chat-Modul.
Die Lösung wird kostenlos angeboten und ist in 14 Sprachen verfügbar. Der Quellcode kann zudem auf den eigenen Server installiert werden.
Google Sites: Technisches Know-How vorausgesetzt
„ GoogleSites “ wurde genaugenommen nicht für das Projektmanagement konzipiert. Trotzdem lässt sich die kostenlose Plattform für Wikis mit technischem Know-How zu einer zentralen Projekt-Management-Umgebung umgestalten. Die verschiedenen angebotenen Collaboration-Werkzeuge von Google decken in Kombination fast den vollständigen Funktionsumfang von Basecamp, Copper Project und 5pm ab.
Wer schnell einsteigen möchte, greift zur „Project Tracking Template“-Vorlage, da es eine Timeline besitzt. In dieser werden alle Projekt-Termine angezeigt, nachdem sie mit Google Calendar umgesetzt wurden. Nutzer finden daneben einen Bereich vor, indem sie Aufgaben verwalten und Dateien hochladen können. „Google Sites“ lässt sich zudem individuell anpassen.
Ace Project: Lizenziertes System
Bei „ Ace Project “ handelt es sich um ein lizenziertes System, das auch gratis genutzt werden kann. Mietlösungen bieten zwar einige Vorteile wie: fehlender Administrationsaufwand, niedrige Anfangsinvestitionen, kalkulierbare Kosten und einen schnellen Einstieg. Des Weiteren handelt es sich größtenteils um SaaS-Lösungen.
Wer seine Projektdaten nicht aus der Hand geben möchte, verzichtet auf On-Demand-Tools und verwendet stattdessen ein lizensiertes System. „Ace Project“ verfügt über alle herkömmlichen PM-Funktionen: Collaboration, Dokumentenverwaltung, Gantt-Diagramme, Projektkalender und detailliertes Reporting. Außerdem gibt es verschiedene „Nice to Have“-Features. So lässt sich beispielsweise die Benutzeroberfläche an das eigene Corporate Design anpassen und mittels dem offenen Application Programming Interface können weitere Systeme ins Unternehmen integriert werden.
Anwender erhalten bei der gratis Basis-Version eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern und können höchstens ein Project mit 50 Aufgaben verwalten. Wer mehr benötigt muss eine kostenpflichtige Lizenz erwerben. Diese ist ab 24 US-Dollar pro Monat erhältlich.
Onepoint Project: Enterprise-Suite mit standardisierten Funktionen
Mit „ OnepointProject ” erhalten kleine und mittelständische Unternehmen eine Projektmanagement-Suite mit Enterprise-Funktionen, die Funktionen anbietet, die sich nach International-Project-Management-Association-Standards richten. Anwender finden methodische Funktionen für die Planung, Analyse, Auswertung und das Controlling.
Die Lösung setzt schwerpunktmäßig auf Planung und Analyse statt auf Collaboration. Es besitzt die klassischen PM-Module: Projektstrukturpläne, Gantt-Pläne, Kostenbasispläne, Plan-Ist-Vergleiche undMeilenstein-Trend-Analysen.
Anwender können zwischen einer kostenlosen Community-Version mit einer unbegrenzten Anzahl von Usern (On Premise) oder zwischen zwei On-Premise- und On-Demand-Lösungen wählen. Die Group-Version kostet 1.499 Euro und ist für höchstens fünf Anwender ausgelegt. Mehr gibt es bei der Enterprise-Version – Preis auf Anfrage.
ActiveCollab: On-Premise-Lösung in zwei Editionen
„ ActiveCollab “ ist nur als Lizenzmodell erhältlich. Die „Small Biz“-Edition kann für 249 US-Dollar und die „Corporate“-Version für 499 US-Dollar erworben werden. Bei beiden Editionen gibt es keine Anwender- oder Projekt-Begrenzung. Allerdings können nur Anwender der teuren Version Zeiterfassung, Invoicing und Subversion betreiben. Interessant dürfte die Integration mit einem Versionverwaltungssystem sein. Außerdem dürften sich Entwickler dafür interessieren, dass es den kompletten Sourcecode der Software beim Kauf der Lizenz gibt. Sie können so die Lösung entsprechend individuell anpassen.
PM-Tools-Fazit
Diese Produktübersicht für Projektmanagement-Tools zeigt die Vielfältigkeit am Markt. Teams arbeiten unterschiedlich zusammen. Bevor eine Auswahl getroffen wird, sollten die PM-Tools getestet werden, um das geeignete zu finden. Die Lösung sollte sowohl die individuellen Arbeitsformen und Methoden unterstützen als auch einen einfachen und intuitiven Zugang bieten. Letzteres schafft Akzeptanz und alle Projektbeteiligten werden motiviert kontinuierlich die Daten aktuell zu halten. Nur in diesem Fall zeigt die PM-Lösung ihr Potential.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche .