Anforderung | Einsteiger |
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Zeitaufwand | Mittel |
Problem:
Sie wollen Daten aus einer Excel-Tabelle in Word zum Erstellen von Adress-Etiketten verwenden. Damit der Seriendruck-Manager die Tabellendaten richtig verarbeiten kann, sind jedoch einige Vorarbeiten nötig.
Lösung:
Der Seriendruck-Manager kann eine Vielzahl von Datenquellen für die Erstellung von Adress-Etiketten, Umschlägen oder Serienbriefen nutzen, darunter auch Excel-Tabellen. Die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile der Tabelle müssen den Bezeichnungen der Felder im Seriendruck-Manager entsprechen – also etwa “Name”, “Vorname”, “Straße”, “Hausnummer”, “Postleitzahl” und “Ort” lauten.
Wenn Sie nur ausgewählte Adressen für den Seriendruck verwenden wollen, sollten Sie eine zusätzliche Spalte etwa mit dem Namen “Verwenden” erstellen. Hier können Sie dann beispielsweise hinter jede Adresse “wahr” oder “falsch” eintragen, je nachdem, ob die Adresse verwendet werden soll oder nicht. Zwischen den Spaltenüberschriften und den Adressdaten sowie innerhalb der Adressdaten sollten keine Leerzeilen stehen. Spalten oder Zeilen in der Tabelle, die nicht zu den Adressfeldern gehören, müssen Sie dagegen mit einer Leerzeile oder Leerspalte abtrennen. Nach diesen Vorbereitungen gehen Sie so vor:
1. Starten Sie Word, und gehen Sie auf “Extras, Seriendruck”. Es öffnet sich der Seriendruck-Manager, in dem Sie zuerst über die Schaltfläche “Erstellen” den gewünschten Dokumenttyp auswählen – in unserem Beispiel ist das “Adreßetiketten”. Anschließend wählen Sie, ob Sie das aktive Fenster für die Etiketten verwenden oder ein neues Dokument erstellen wollen.
2. Klicken Sie auf “Datei importieren, Datenquelle öffnen”. Wählen Sie unter “Dateityp” den Eintrag “MS Excel-Arbeitsblätter” und dann die vorher erstellte Excel-Datei. Nach einem Klick auf “Öffnen” können Sie bestimmen, ob Word das gesamte Tabellenblatt oder gegebenenfalls einen benannten Bereich verwenden soll.
3. Anschließend klicken Sie auf “Hauptdokument einrichten”. Im folgenden Dialog wählen Sie einen passenden Etikettentyp oder erstellen einen neuen. Nach einem Klick auf “OK” können Sie im Dialog “Etiketten erstellen” die gewünschten Seriendruckfelder einfügen. Nach einem weiteren “OK” erscheinen die Felder im Hauptdokument.
4. Wenn Sie nicht alle in der Tabelle enthaltenen Adressen verwenden wollen, klicken Sie im Seriendruck-Manager auf “Abfrage-Optionen”. Im folgenden Dialog lassen sich ein oder mehrere Felder sowie Vergleichsoptionen auswählen. Danach schließen Sie den Seriendruck-Manager. Wenn Sie auf die Schaltfläche “Seriendruck-Vorschau” klicken, können Sie das Ergebnis der Abfrage betrachten. Über die Schaltfläche “Seriendruck-Manager” kommen Sie, falls nötig, wieder in den Bearbeitungsmodus.
5. Sie können dann das Resultat über “Datei, Drucken” ausgeben. Wenn Sie stattdessen in der Symbolleiste “Seriendruck” auf die Schaltfläche “Seriendruck” klicken, haben Sie unter “Seriendruck in:” die Wahl zwischen “Neues Dokument” oder “Drucker”.
Tipp: Die Auswahl bestimmter Datensätze lässt sich auch über die Excel-Tabelle steuern. Setzen Sie dazu in Excel über “Daten, Filter, Autofilter” einen Autofilter auf die erste Zeile der Tabelle, und erstellen Sie das gewünschte Filterkriterium. Im Word-Seriendruckdokument erscheinen dann nur die resultierenden Datensätze. Um die ausgefilterten Datensätze zu unterdrücken, müssen Sie allerdings – entsprechend Schritt 4 – die Abfrage verändern. Wenn Sie hier etwa unter Feld “Nachname” und unter “Vergleich” “ist nicht leer” auswählen, ignoriert Word die leeren Datensätze.