Navigieren in komplexen Word-Dokumenten

Trotz Office 2016: Viele private Anwender nutzen immer noch das Programm Word aus dem Microsoft Office Paket 2010 für Briefe oder andere kurze Schreiben. Dabei eignet sich die Software aufgrund ihrer verschiedenen Techniken für längere und komplexere Schriftstücke. Mittels spezieller Funktionen können User ihre Dokumente besser organisieren und den Inhalt einfacher anpassen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen wie Sie in umfangreicheren Word-Dokumenten navigieren und Ihre Gliederungspunkte neu strukturieren können.

• Microsoft überarbeitete für Word 2010 die Navigationstechniken für komplexe Dokumente. Anwender können jetzt ihre Arbeiten einfacher neu organisieren, indem sie Abschnitte via Maus verschieben.

• Mithilfe der Gliederungsansicht legen User die Reihenfolge der Argumente fest oder bearbeiten diese. Darüber hinaus bestimmen sie, ob es sich bei der Aussage um ein selbstständiges Element in der Argumentationskette oder um einen Unterpunkt zu einer anderen Aussage handelt.

Der Word-Navigationsbereich

Der Navigationsbereich von Word 2010 unterscheidet sich erheblich von der Dokumentenstruktur der vorhergehenden Versionen. Nun ist es möglich durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten die Struktur des Dokuments zu verändern, falls die Formatvorlagen für Überschriften verwendet wurden. Auch das Suchen im Text wurde vereinfacht. Mittels inkrementeller Suche wird beim Tippen der Suchanfrage automatisch das komplette Dokument nach der eingegebenen Zeichenfolge durchsucht und die Ergebnisse farblich hervorgehoben. Das Kopieren und Einfügen von langen Wortfolgen entfällt somit.

Zu den Grundaufgaben des Navigationsbereichs gehört die verkürzte Darstellung der Dokumentenstruktur. Mit dieser können Sie leicht Ihre Argumentation darauf hin kontrollieren, ob sie schlüssig und in der richtigen Reihenfolge ist.

Um den Navigationsbereich einzublenden, aktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen die Option Navigationsbereich . Anschließend öffnet sich das Navigations-Element im linken Bereich als Spalte und listet die Überschriftenebenen des Dokuments auf (Abbildung 1). Die Spaltenbreite lässt sich wie gewohnt individuell anpassen. Des Weiteren gliedert sich der Navigationsbereich in drei Bereiche.

• Standardmäßig öffnet sich der Bereich Durchsuchen der Überschriften in Ihrem Dokument, wenn Sie sich diese Spalte anzeigen lassen. Hier wird Ihnen die Struktur der Überschriftenebenen des Dokuments angezeigt und Sie können via Maus zu den einzelnen Abschnitten springen.

• Die Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument und Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche unterstützen das inkrementelle Suchen.

Die Navigation

Es gibt mehrere Möglichkeiten zwischen den einzelnen Abschnitten zu wechseln. Mit der bereits erwähnten,  gelangen Sie schnell zu einem bestimmten Absatz, der sich womöglich auf einer späteren Seite befindet. Dagegen erreichen Sie mit den Schaltflächen in Form von Pfeilspitzen rechts oben im Navigationsbereich immer in den nachfolgenden restriktive vorhergehenden Abschnitt.

Microsoft fügte eine neue Funktion hinzu, die es erlaubt geschachtelte Überschriften auszublenden. Um die Dokumentengliederung entsprechend zu verkürzen, klicken sie auf die nach rechts unten weisende Pfeilspitze, die sich links neben einem Eintrag befindet. Ein weißer Pfeil signalisiert, dass weitere Unterebenen im Dokument existieren.

Die Suche im Navigationsbereich

Per Suchfeld im oberen Bereich der Navigationsspalte können Sie komfortabel im Dokument suchen. Sobald Sie ein Zeichen eingeben, sucht Word automatisch das gesamte Dokument nach passenden Einträgen durch. Direkt unter dem Eingabeschlitz listet das Programm die Anzahl der Ergebnisse auf. Die entsprechenden Fundstellen hebt es zudem farblich im Text hervor (Abbildung 2). Ferner kennzeichnet die Software die jeweiligen Abschnitte, in denen die Zeichenfolge gefunden wurde.

• Darüber hinaus stehen weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Diese befinden sich im Pull-down-Menü zum Suchfeld und lässt sich über den rechten Pfeil nach unten neben der Lupe öffnen. Hier können Sie unter Optionen die inkrementelle Suche ausschalten und bestimmen, dass die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden soll, um nur einige zu nennen. Daneben können Sie hier auch festlegen nach was genau gesucht werden soll und ob Sie die Ergebnisse ersetzen möchten.

• Abschalten lässt sich die Suchfunktion mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche, die sich rechts direkt neben dem Suchbegriff befindet.

• Im Bereich Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument zeigt Word Miniaturansichten von Seiten, in denen es übereinstimmende Ergebnisse gibt (Abbildung 3 links). Bei Klick auf eine dieser  kleinen Ansicht, wird diese im Hauptfenster geöffnet.

• Im Gegensatz dazu listet Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche die Suchtreffer als Textblöcke (Abbildung 3 rechts) auf. Auch hier kommen Sie mit Klick auf das jeweilige Ergebnis direkt an die entsprechende Stelle im Dokument.

Dokumentenstruktur bearbeiten

Mit dem Navigationsbereich ist es möglich das Dokument anders zu strukturieren. Absätze lassen sich in ihrer Position verschieben, kopieren, entfernen und neu mitsamt entsprechender Überschrift anlegen. Um die Gliederung der Arbeit zu verändern, öffnen Sie den Register Durchsuchen der Überschriften in Ihrem Dokument und klicken auf die Überschriftenebene, die sie verschieben wollen. Diese müssen Sie mit dem Kontext-Menü des Navigationsbereich markieren. Anschließend ziehen und legen Sie die Überschriftenebene an eine andere Position, indem Sie mit gedrückter Maustaste den Zeiger in senkrechte Richtung verschieben (Abbildung 4 links). An der gewünschten Position lassen Sie die Maustaste los und der Abschnitt wird an die neue Stelle verschoben (Abbildung 4 rechts). Achtung: Die dazugehörenden Unterebenen wandern mit den entsprechenden Absätzen mit.

Das Kontext-Menü (Abbildung 5) dieses Bereichs eröffnet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Ihr Dokument neu zu strukturieren.

• Die Ebenen von markierten Überschriften innerhalb des Dokuments lassen sich so einfach abändern. Mit den Befehlen Höher stufen restriktive Tiefer stufenverändern Sie die Reihenfolge der gekennzeichneten Überschriften mit den jeweiligen Unterebenen.

• Vergessene Abschnitte fügen Sie hinzu, indem Sie die gewünschte Stelle markieren und Neue Überschrift vor restriktive Neue Überschrift nach aus dem Menü wählen. Anschließend erhalten Sie einen leeren Absatz, der die gleiche Formatvorlage besitzt wie der vorher markierte Abschnitt. Den dazugehörigen Text geben Sie im Hauptfenster ein.

• Mit dem Befehl Neue Unterüberschriftbetten Sie eine Überschrift einer tieferen Ebene zu der markierten Überschrift ein. Wie bei der vorher beschriebenen Möglichkeit wird ein leerer Abschnitt angelegt. Auch hier wird die Formatvorlage übernommen und der beteiligte Text wird im Hauptfenster eingetragen.

• Löschen entfernt die markierte Überschrift plus vorhandene Unterebenen aus dem Dokument.

• Via dem Punkt Überschrift und Inhalt auswählen, markieren Sie den gewünschten Bereich des Dokuments mittels dem Befehl Überschrift und Inhalt drucken bringen Sie den gewünschten Abschnitt aufs Papier.

• Für den untersten Bereich mit den Befehlen Alle Ebenen erweitern, Alle Ebenen reduzieren und Überschriftenebenen anzeigen muss nichts markiert sein. Mit den ersten zwei Kommandos können Sie sich alle Unterebenen anzeigen beziehungsweise ausblenden lassen. Mit dem letzten Befehl dagegen bestimmen Sie, wie viele Ebenen der Überschriften Ihnen im Navigationsbereich angezeigt werden sollen.

Die Gliederungsansicht in Word erlaubt Ihnen ebenfalls schnell Ihr Dokument zu bearbeiten. Mithilfe dieser Ansicht kontrollieren Sie den logischen Aufbau Ihres Dokuments und können diesen bei Bedarf korrigieren. Daneben lässt sich die Reihenfolge Ihrer Aussagen bestimmen. Des Weiteren können Sie entscheiden ob es sich bei Ihrer Aussage um ein selbstständiges Element in der Argumentationskette oder um einen Unterpunkt zu einer anderen Aussage handelt.

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Zur Gliederungsansicht gelangen Sie über die Registerkarte Ansicht im Menüband, nachdem Sie im Bereich Dokumentansichten auf die Schaltfläche Gliederung gedrückt haben. Alternativ können Sie auch in der Statusleiste des Programmfensters rechts unten, das Symbol  für Gliederung klicken (Abbildung 6). Daraufhin öffnet sich die Gliederungsansicht, die sich in mehrere Bereiche aufteilt. Interessant ist nur die Registerkarte Gliederung und die Schaltflächen aus der Gruppe Gliederungstools .

Wird zur Gliederungsansicht aus einem noch leeren Dokument gewechselt, erscheint lediglich ein Kreissymbol mit einem Minuszeichen im Hauptfenster (Abbildung 6). Die Darstellung hängt vom Inhalt und dessen Formatierungen ab. Erst nachdem die Textelemente mit den integrierten Vorlagen für Überschrift 1 , Überschrift 2 , und so weiter formatiert wurden, erscheinen diese als Gliederungsebenen.

 Die Gliederungsansicht wird in der Regel für die Arbeit auf Grundlage der Ebenen für Überschriften verwendet. Die speziellen Funktionen dieser Ansicht sind für die Organisation des Dokuments optimiert und die Seitenlayoutansicht eignet sich für das Schreiben besser.

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Fangen Sie ein Dokument in der Gliederungsansicht an und drücken die Return-Taste formatiert Word automatisch den eingegebenen Text als Überschrift 1 . Die nächste Zeile wird ebenfalls Überschrift 1 . Erkennbar ist dies am Ausdruck Ebene 1 , welcher im Feld bei Gliederungstools zwischen den Pfeilsymbolen steht – solange der Abschnitt markiert ist. Dies hängt damit zusammen, dass das Programm annimmt Sie geben die Überschriften der Kapitel an (Abbildung 7).

Damit eine weitere Ebene unter der ersten erzeugt wird, gehen Sie wie folgt vor:

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• Positionieren Sie den Cursor an das Ende des bereits vorhandenen Textes und drücken anschließend die Return-Taste. Der Text wird als Überschrift 1 formatiert. Diese ändern Sie mittels dem Feld Gliederungsebene in Überschrift 2 oder in eine andere Ebene aus der neunstufigen Liste aus. Die im Anschluss eingegebene Überschrift (Abbildung 8) wird als Überschrift 2 restriktive der entsprechenden Überschrift gekennzeichnet. 
• Alternativ können Sie auch die Pfeil-Schaltfläche Tiefer stufen verwenden. Auf diese Weise können Sie mehrere Ebenen Ihrem Dokument hinzufügen. Textabschnitte (Abbildung 9) lassen sich ebenso einfügen.
• Zum Formatieren als solche müssen Sie diese als Textkörper aus der Liste der Gliederungsebenen oder via der Schaltfläche Tiefer stufenzu Textkörper markieren.

Gliederungsebenen anzeigen und ausblenden

Nachdem Sie zur Gliederungsansicht gewechselt haben, werden Ihnen standardmäßig alle Ebenen im Dokument einschließlich der Bestandteile des Textkörpers aufgelistet. Einen besseren Überblick über die Struktur Ihres Dokumentes erhalten Sie, wenn Sie sich nur die erforderlichen Überschriftenebenen mit entsprechenden Textkörpern anzeigen lassen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sie die integrierten Überschrift-Formatvorlagen und Absatzgliederungsebenen nutzen, denn dann haben Sie die Möglichkeit Ebenen einzublenden beziehungsweise auszublenden.

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Mit dem Drop-down-Listenfeld zur Schaltfläche Ebene anzeigen in der Gruppe Gliederungstools bestimmen Sie die Anzahl der angezeigten Gliederungsebenen. Dies führt bei Auswahl von Ebene 1 dazu, dass nur die Überschriften dieser Ebene angezeigt werden. Bei Ebene 2 werden alle bis zur zweiten Ebene angezeigt. Ausgeblendete Ebenen wie Unterebenen und Textkörper werden als grauen Strich dargestellt (Abbildung 10). Die Auswahl heben Sie mit Alle Ebenen auf.

• Daneben haben Sie die Möglichkeit mit den Schaltflächen Gliederung erweitern und Gliederung reduzieren schrittweise Ebenen ein- beziehungsweise auszublenden.

• Vorteilhaft kann es sein, die Gliederung innerhalb eines bestimmten Bereichs auszublenden – auch dies ist möglich. Ein Doppelklick auf das Pluszeichen links neben der entsprechenden Überschrift reduziert die Ansicht. Um die Reduzierung rückgängig zu machen, klicken Sie erneut doppelt auf das Zeichen.

• Falls Ihnen die erste Zeile des Textkörpers in der Gliederungsansicht reicht, können Sie dies entsprechend einstellen. Hierzu aktivieren Sie die Option Nur erste Zeile in der Gruppe Gliederungstools. Auslassungspunkte weisen auf einen reduzierten Textkörper hin. Sobald die Option deaktiviert wurde, erscheint der vollständige Text.

• Text lässt sich in der Gliederungsansicht nicht formatieren. Hierfür müssen Sie eine andere Ansicht aufrufen. In der Gliederungsansicht haben Sie stattdessen die Möglichkeit Textformatierungen auszublenden, somit können Sie sich den kursiven Text als einfachen Text anzeigen lassen. Dafür deaktivieren Sie die Option Textformatierung anzeigen. Um den Vorgang rückgängig zu machen, müssen Sie die Option aktivieren.

Elemente markieren und bearbeiten

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Elemente lassen sich erst in der Gliederungsansicht dann bearbeiten restriktive verschieben, nachdem diese markiert wurden. Dies geschieht, indem Sie auf das kleine Symbol links von der betreffenden Überschrift (Abbildung 11) klicken. Jetzt wird das gesamte Element mit eventuellen vorhandenen Unterüberschriften und Textkörper markiert. Dies schließt auch ausgeblendete Elemente ein. Falls nur ein Textkörper einer Ebene markiert werden soll, darf nur der betreffende Punkt vor diesem Element geklickt werden.

Die Reihenfolge von Abschnitten können Sie wie in der Normalansicht und der Seitenlayoutansicht auch in der Gliederungsansicht verändern. In den beiden ersten Fällen gibt es hierfür die Befehle in der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start . Komfortabler geht das in der Gliederungsansicht mit den jeweiligen Schaltflächen oder via Maus.

Dokumentenabschnitte verschieben unter Einbehaltung der Gliederungsebene

Manchmal soll ein Dokumentenabschnitt samt seinen Unterelementen verschoben werden ohne die Gliederungsebene zu verändern. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf das Symbol links neben der Überschrift, umso den Absatz zu markieren. Anschließend verschieben Sie ihn mit den Schaltflächen in Pfeilform aus dem Bereich Gliederungstools nach oben oder unten. Der Abschnitt verändert zwar die Position aber nicht die Gliederungsebene!

• Schneller geht es mit der Maus. Hierzu verschieben Sie einfach das Symbol links neben der Überschrift entweder nach oben der unten. Word zeigt Ihnen mittels einer horizontalen Linie an, wo Sie den markierten Abschnitt einfügen können. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Absatz in die neue Position eingefügt. Auch in diesem Fall wird der komplette Dokumentenabschnitt samt allen Unterebenen sowie Textkörper verschoben und die Gliederungsebene beibehalten.

Die Einzugsebenen von Dokumentenabschnitten verändern

Ebenfalls ist es möglich in der Gliederungsansicht die Einzugsebene von Dokumentenabschnitte  inklusive Überschriften und Unterelemente samt Unterüberschriften und Textkörper zu verändern. Dieser Fall tritt ein, wenn Sie die Position der Aussage höher oder tiefer einstufen wollen – die Gliederungsebene soll verändert werden. Hierzu markieren Sie den entsprechenden Abschnitt, der neu positioniert werden soll. Anschließend verwenden Sie die jeweiligen Schaltflächen auf der Registerkarte Gliederung des Menübands.

• Um den Abschnitt zurückzustufen, drücken Sie auf die Schaltfläche Tiefer stufen, die sich rechts neben dem Gliederungsebenen-Feld befindet. Links davon finden Sie die Schaltfläche Höher stufen, mit der Sie das Element einen Abschnitt höher positionieren können. Sie müssen die entsprechende Schaltfläche so oft drücken, bis die gewünschte Ebene erreicht ist.

• Falls Sie die Überschrift oder einen Textkörper als ersten Gliederungspunkt benötigen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie das jeweilige Element und klicken auf die Schaltfläche Höher stufen zu Überschrift 1, die sich ganz außen links neben dem Gliederungsebenen-Feld befindet.

• Soll eine Überschrift in einen Textkörper umgewandelt werden, müssen sie ganz rechts neben dem Gliederungsebenen-Feld auf die Schaltfläche Tieferstufen zu Textkörper klicken.

• Schneller geht die Anordnung des Textes auch hier mit der Maus. Nachdem Sie das betreffende Element ausgewählt haben, können Sie den Bereich nach links restriktive rechts verschieben. Die dazugehörigen Unterüberschriften und Textkörper passen sich an die neue Gliederungsebene an.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche .