Word 97/2000/XP: Wörterbuch schnell erstellen

Problem:

Sie arbeiten häufig mit Texten, die Fremdwörter oder spezielle Fachbegriffe enthalten. Da das Wörterbuch nur ein begrenztes Vokabular beherrscht, bemängelt Word bei der Rechtschreibprüfung zahlreiche Begriffe. Die müssen Sie dann entweder ignorieren oder umständlich nach und nach in ein Benutzerwörterbuch aufnehmen. Sie suchen nach einer schnellen Methode, ein Fachwörterbuch anzulegen.

Lösung:

Da sich das Wörterbuch von Word nicht verändern und damit auch nicht erweitern lässt, müssen Sie ein Benutzerwörterbuch für Ihre Fachbegriffe erstellen. Word erlaubt es, gleichzeitig maximal zehn Benutzerwörterbücher mit einer Größe von jeweils bis zu 64 KB zu verwenden.

Als Quelle für die Wörterbücher kommen Texte aus Fachzeitschriften, dem Internet, einem Lexikon, Gesetzessammlungen oder andere auf Festplatte vorhandene Dokumente in Frage. Die Wörter lassen sich bequemer importieren, wenn Sie unsere Word-Addins einsetzen – entweder Concord97.DOT (für Word 97) oder Concord2x.DOT (für Word 2000 und XP). Damit erzeugen Sie aus DOC-, RTF- und TXT-Dateien Wörterlisten für ein Wörterbuch.

Zur Installation eines Add-ins kopieren Sie die DOT-Datei in das Word-Autostart-Verzeichnis. Wo es liegt, erfahren Sie, wenn Sie unter “Extras, Optionen” auf die Registerkarte “Dateiablage” gehen (Word 2000/XP: “Speicherort für Dateien”). Starten Sie dann Word neu.

Das Makro legt beim ersten Aufruf eine neue Symbolleiste mit der Schaltfläche “Wörterliste” an. Nach einem Klick darauf erscheint der Dialog “Wortliste erstellen”. Über die Schaltfläche “Datei(en) wählen” bestimmen Sie die Quelldateien für Ihre Wörterliste. Der Dialog “Öffnen” erlaubt die Auswahl einer Datei oder, bei gedrückter – oder -Taste, auch die Mehrfachauswahl. Anschließend können Sie über die Schaltfläche “Fehlerliste”eine Liste aller in den Dokumenten enthaltenen Wörter erstellen, die nicht im Hauptwörterbuch oder einem der bereits aktiven Benutzerwörterbücher enthalten sind. Das Makro schreibt die Liste in ein neues Dokument, sortiert sie alphabetisch und entfernt dann die mehr als einmal vorkommenden Begriffe. Je nach Anzahl und Umfang der verwendeten Dokumente kann dieser Vorgang einige Zeit dauern.

Über die Schaltfläche “Wortliste” erzeugen Sie dagegen eine komplette Liste aller Wörter aus den Dokumenten. Diese enthält auch Wörter, die in den aktiven Wörterbüchern bereits vorhanden sind. Auf jeden Fall müssen Sie diese Liste(n) nachbearbeiten, um eventuell vorkommende Zeichen wie Bindestriche oder Anführungszeichen am Wortanfang oder Wortende zu entfernen. Aus der Wörterliste erzeugen Sie schließlich ein neues Benutzerwörterbuch:

1.

Markieren Sie die gesamte Liste mit –, und kopieren Sie sie per – in die Zwischenablage. Gehen Sie dann auf “Extras, Optionen” und die Registerkarte “Rechtschreibung und Grammatik”.

2.

Klicken Sie auf “Wörterbücher” und dann im Dialog “Benutzerwörterbücher” auf “Neu”. Geben Sie einen beliebigen Namen für das neue Wörterbuch an, und klicken Sie auf “Speichern”.

3.

Markieren Sie das neu angelegte Wörterbuch, und klicken Sie auf die Schaltfläche “Bearbeiten”. Fügen Sie die Wörterliste per – ein, und speichern Sie das Dokument.

Beachten Sie beim Erstellen neuer Wörterbücher die Beschränkung der Größe auf 64 KB. Das sind etwa 55.000 Zeichen, weil Sie die Zeilenumbrüche mitrechnen müssen. Falls Ihre Wörterliste diese Grenze überschreitet, müssen Sie sie in mehrere Benutzerwörterbücher zerlegen.

Tipp:

Eine Wörterliste lässt sich auch noch für andere Zwecke verwenden. Wenn Sie beispielsweise umfangreiche Texte einscannen und per OCR erkennen lassen, bereitet die anschließende Korrektur der nicht oder falsch erkannten Wörter die meiste Arbeit. Vorteilhaft ist es, hier zuerst in Word eine Wörterliste aus dem eingescannten Text zu erstellen und dort die Fehler zu korrigieren. Wenn Sie die Wörterliste anschließend als Benutzerwörterbuch verwenden, reduzieren sich die Fehlerkorrekturen auf ein Minimum.