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Word-Dokumente: Vorlagen im Netzwerk verwalten

01.02.2019 | 09:07 Uhr | Roland Freist

Jedes Word-Dokument basiert auf einer Vorlage. Damit mehrere Nutzer auf die gleichen, aktuellen Vorlagen zugreifen können, speichern Sie sie am besten in einem freigegebenen Ordner im Netzwerk.

Jedes Word-Dokument basiert auf einer Vorlage. Unternehmen legen für Schreiben an Kunden, Lieferanten etc. oft eigene Word-Vorlagen an, um für die Kommunikation mit der Außenwelt eine einheitliche Corporate Identity zu verwenden.

So erstellt man Arbeitsgruppenvorlagen in Word

1. Damit jeder Mitarbeiter auf die gleichen, aktuellen Vorlagen zugreifen kann, speichern Sie die Word-Vorlage am besten in einem freigegebenen Ordner auf einem Server oder einer Windows-Workstation im Netzwerk.

2. Anschließend tragen Sie den Pfad zu diesem Ordner in den einzelnen Word-Installationen ein. Klicken Sie dazu auf „Datei –› Optionen“ und danach auf der linken Seite des Fensters auf „Erweitert“. Scrollen Sie auf der rechten Seite nach unten zum Abschnitt „Allgemein“ und klicken Sie auf den Button „Dateispeicherorte“. Markieren Sie „Arbeitsgruppenvorlagen“, klicken Sie auf „Ändern“, geben Sie im nächsten Fenster den Pfad zu der Freigabe an, und schließen Sie alle Fenster mit „OK“.

Word lässt Sie eine Freigabe im Netzwerk zum Speichern Ihrer Vorlagendateien definieren. So greifen mehrere Nutzer auf dieselben Vorlagen zu.
Vergrößern Word lässt Sie eine Freigabe im Netzwerk zum Speichern Ihrer Vorlagendateien definieren. So greifen mehrere Nutzer auf dieselben Vorlagen zu.

Wenn Sie nun mit „Datei –› Neu“ ein neues Dokument anlegen, können Sie in der Übersicht der Vorlagen zu „Freigegeben“ wechseln; dort finden Sie die Vorlagen Ihrer Firma. Nun sollten Sie noch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter die Vorlagen zwar verwenden, aber nicht verändern können. Am einfachsten erledigen Sie das über Windows. Sie können dort zum einen die Zugriffsrechte für den Vorlagenordner entsprechend einstellen. Für kleine Büros gibt es aber eine noch einfachere Lösung: Gehen Sie zum PC mit dem freigegebenen Vorlagenordner oder verbinden Sie sich über das Netzwerk mit ihm. Klicken Sie die Vorlage mit der rechten Maustaste an und rufen Sie die „Eigenschaften“ auf. Markieren Sie nun im Abschnitt „Attribute“ die Option „Schreibgeschützt“ und bestätigen Sie die Aktion mit „OK“. In den meisten Fällen ist diese Maßnahme ausreichend.

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