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Word-Dokumente als neue Outlook-Aufgabe definieren

22.09.2017 | 09:41 Uhr |

Über eine versteckte Funktion können Sie das Bearbeiten von Dateien in Word direkt als Aufgabe nach Outlook exportieren.

Wenn die Arbeit an einem Dokument zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden soll, können Sie dafür in Outlook eine Aufgabe definieren. Der übliche Weg dorthin führt in Outlook über die „Aufgaben“ im Ordnerbereich. Dort klicken Sie im Ribbon „Start“ auf „Neue Aufgabe“, legen einen Namen fest, wechseln zum Menü „Einfügen –> Datei einfügen“ und betten die zuletzt bearbeitete Datei in die Aufgabe ein. Bei älteren Word-Versionen vor 2016 öffnen Sie das Explorer-Fenster, um die Datei anzugeben.

Das lässt sich allerdings auch schneller erledigen. Word besitzt nämlich eine Funktion, mit der Sie die aktuelle Datei per Knopfdruck direkt in eine Aufgabe einsetzen können. Sie ist lediglich ein wenig versteckt. Um sie ans Licht zu holen, klicken Sie auf „Datei –> Optionen –> Menüband anpassen“.Stellen Sie bei der Liste „Befehle auswählen“ im Drop-down-Menü „Alle Befehle“ ein, und scrollen Sie nach unten zum Eintrag „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen (Outlook Create Task)“. Er wird normalerweise nur abgekürzt angezeigt als „Microsoft Outlook-Aufgabe ...“.

Markieren Sie den Befehl, und wechseln Sie zur Liste „Menüband anpassen“ auf der rechten Seite. Wählen Sie eine Registerkarte aus, in die Sie den Befehl aufnehmen wollen, gut geeignet ist etwa „Start“. Klicken Sie auf den Button „Neue Gruppe“, um den Eintrag „Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)“ anzulegen. Sie können dieser Gruppe einen Namen geben, müssen es aber nicht. Klicken Sie nun auf „Hinzufügen“, um den Befehl in die Gruppe einzusetzen, und schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf „OK“ ab.

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Im Ribbon „Start“ erscheint jetzt rechts der Button „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“. Nach einem Klick darauf öffnet sich das Aufgaben-Fenster von Outlook mit der eingefügten Datei und mit dem Dateinamen als Bezeichnung. Füllen Sie nun die Angaben zu Start- und Fälligkeitsdatum etc. aus, um die Aufgabe zu definieren.

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