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Vier Strategien für ein erfolgreiches Intranet

29.06.2018 | 10:01 Uhr |

Ein modernes Intranet ist interaktiv. Es soll nicht nur den Zugang zum gesamten Unternehmenswissen ermöglichen, sondern auch so aufgebaut sein, dass es die Mitarbeiter gern und engagiert nutzen.

Die heutigen Intranets unterscheiden sich deutlich von ihren statischen Vorgängern. Vorbei sind die Zeiten, in denen Informationen und Inhalte nur gelegentlich durch die IT-Abteilung oder von den jeweiligen Softwareanbietern aktualisiert wurden. Das Intranet von heute ist der Zugang zum gesamten Unternehmenswissen und die Plattform zur unternehmensweiten Kollaboration.

Der Schwerpunkt in diesen interaktiven Intranets liegt auf dem Austausch im Unternehmen und der Erstellung von relevanten Inhalten. Es verbindet Menschen und Ideen und erzeugt in Form von Produktivitätssteigerungen und der Förderung von Innovationen messbaren Mehrwert für das eigene Unternehmen.

Ein solcher Wandel geschieht allerdings nicht über Nacht. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile eines interaktiven Intranets – doch so ein Projekt für das gesamte Unternehmen umzusetzen ist ein herausforderndes Vorhaben. Es sollte neben der Auswahl der richtigen Technologien auch die Weiterentwicklung der Mitarbeiter-Fähigkeiten und die Überarbeitung und/oder Neugestaltung von Organisationsstrukturen und –abläufen einschließen. Und es muss vom ersten Tag an mit einer entsprechenden Mitarbeiter-Kommunikation begleitet werden, um für die Ziele und die Neuerungen zu werben.

Wir beobachten leider nach wie vor, dass diese ganzheitliche Herangehensweise zu selten umgesetzt wird. Was notwendig ist, um ein Intranet richtig aufzubauen und zu managen, so dass es sein gesamtes Potenzial entfalten kann, haben wir in vier Punkten festgehalten, die zeigen, was in der jeweiligen Phase beachtet werden sollte:

Tag „0“: Behandeln Sie Ihre Intranet-Initiative als „das“ Top-Projekt in Ihrem Unternehmen

Die Erfolgschancen eines Intranet-Projekts werden schon oft vor dem Start durch unzureichende Top-Management-Unterstützung und eine zu niedrige Priorisierung geschmälert. Ein dynamischer, interaktiver digitaler Arbeitsplatz ist nichts, was die Unternehmens-IT oder die Personalabteilung in ein paar Wochen allein bewältigen kann. Wie bei jeder anderen Schlüssel-Technologie sollten auch zu Beginn des Intranet-Vorhabens konkrete Geschäftsziele, Pläne für Projekt- und Ressourcen-Management, klare Zeitvorgaben, ein federführendes Umsetzungsgremium, Erfolgskriterien (KPIs) und ein Einführungsplan festgelegt werden.

Eine sinnvolle Strategie für die Erstellung des Einführungsplans ist, sich im ersten Schritte auf wenige, aber wichtige Anwendungsfälle (Use Cases) zu konzentrieren und einen „breiten“ mit einem „tiefen“ Ansatz zu kombinieren. Zusammen sorgen das dafür, dass das Intranet eine breite Beteiligung erfährt und gleichzeitig Aufgaben vollständig abdeckt:

  • „Breite“ - oder virale - Anwendungsfälle, die unsere Arbeitsweise bestimmen. Es geht darum, sinnvolle / wichtige Informationen zu präsentieren, die in erster Linie für die reine Aufnahme bestimmt sind. Dabei sollte man an breite Kommunikationsinitiativen und Foren, themenbezogene Communities und Abteilungsportale denken. Sie bilden die Grundlage für die unternehmensweite Zusammenarbeit und bieten messbare Verbesserungen, wenn alle Mitarbeiter teilnehmen.

  • „Tiefe“ - oder gemanagte - Anwendungsfälle verändern unsere Arbeitsweise. Sie adressieren spezifische Prozesse sowie Geschäftsfelder und befassen sich mehr mit der Ablösung oder Erweiterung von Arbeitsabläufen als mit der Wissensvermittlung selbst. Hier verbinden sich Gruppen untereinander und arbeiten interdisziplinär, was beinahe unvermeidbar zu höherer Produktivität und besseren Entscheidungen führt.

Bei breiten Anwendungsfällen ist es wichtig, sich mit folgenden Fragen zu befassen, um zum Erfolg zu gelangen:

  1. Eintrittsbarrieren: Wird das neue Intranet die Mitarbeiter erreichen und zur aktiven Teilnahme animieren?

  2. Potenzielle Nutzer: Wie kann man möglichst viele Mitarbeiter motivieren, den digitalen Arbeitsplatz zu nutzen? (eine kritische Masse ist wichtig).

  3. Executive Sponsor: Wer übernimmt auf Senior-Management-Ebene die Rolle eines Sponsors, der das Projekt begleitet, fordert und fördert und die Erreichung der Projektziele verantwortet?

  4. Ziele: Gibt es kurze, klare Statements, was das Intranet ist und warum es im Unternehmensalltag wichtig wird?

  5. Interne Politik: Sind bestimmte Use Cases u.a. aus internen Gründen wichtiger als andere, auch wenn sie gegebenenfalls  nicht unmittelbaren Mehrwert zu liefern scheinen?

  6. Community-Management: Gibt es ausreichend Community-Manager („Evangelists“), die proaktiv für die neue Plattform und ihre neuen Funktionen und Abläufe werben, um den Erfolg sicherzustellen?

Die Beantwortung dieser Fragen sorgt für Klarheit und Prioritäten und hilft, eine konsistente Umsetzungsstrategie zu entwickeln. Diese muss aber nicht am ersten Tag schon vollkommen ausgearbeitet sein, sondern sollte beispielsweise in einem 12-Monats-Plan zur Erreichung der Intranet-Ziele in den wichtigsten Abteilungen aufgehen.

Tag „1“: Nicht zu viel über den Go-Live nachdenken

Das neue, interaktive Intranet darf nicht zu einem statischen Artefakt werden, in der die alte Welt nur mit neuer Technologie nachgebildet wird. Es muss aber auch nicht gleich perfekt sein, denn eine Mitarbeiter-Community ist ein sich ständig entwickelndes, lebendiges Wesen, das darauf ausgelegt ist, zu wachsen, sich anzupassen und agil mit Fehlern umzugehen. Viele Unternehmen stecken ihre ganze Zeit und Energie fälschlicherweise in die Einführung – nur um dann festzustellen, dass der neue, digitale Arbeitsplatz ziemlich schnell zum Stillstand kommt.

Das neue Intranet soll Spaß machen, es muss frisch und attraktiv sein, damit sich die Mitarbeiter engagieren und es nutzen wollen. Dies ist die eigentliche Arbeit, die nach dem Go-Live erst beginnt.

Tag „2 bis 365“: Fokus auf Governance legen

„Governance“ ist zwar nicht sehr spannend, aber dennoch unabdingbar. Daher braucht es einen Plan, denn jedes Unternehmen sieht sich kontinuierlich vielfältigen Veränderungen ausgesetzt. Der Governance-Plan trägt dazu bei, die Rahmenbedingungen zu setzen und dem Projekt Orientierung zu geben. Er setzt die Leitplanken, in denen sich das neue Intranet weiterentwickeln soll und gibt gleichzeitig Hilfen, die Mitarbeiter effizienter werden zu lassen.

Ein Governance-Plan sollte Folgendes beinhalten:

  • Ein Steuer-Gremium, dass sich um die Einführung und konstante Begleitung des Projekts kümmert und aus wichtigen Führungspersönlichkeiten des Unternehmens und dem Projekt-Management zusammengesetzt ist. Sie müssen regelmäßig die Projekt-Fortschritte im Hinblick auf die Unternehmensziele überprüfen und treffen alle wichtigen Projekt-Entscheidungen.

  • Regelungen, die klar festlegen, was Mitarbeiter im neuen Intranet tun sollen und was nicht. Hierbei ist es wichtiger zu kommunizieren, was Mitarbeiter dürfen als das, was sie nicht dürfen.

  • Je nach Implementierungsplan gehören auch Prozess-Definitionen für den Support, für Ausnahmesituationen inklusive Nutzer-Fehlverhalten und natürlich für den weiteren Ausbau der Plattform dazu.

Jeden Tag: Sprechen Sie über Verbesserungen durch das neue Intranet

Kommunikation und Zusammenarbeit sind schwer zu analysieren und zu bewerten. Um die Effektivität des neuen Intranets wirklich zu verstehen, sollten die Ziele aus dem Planungsprozess regelmäßig mit dem Erreichten verglichen werden. Die Ziele sollten daher präzise und messbar sein. Hier sind einige Beispiele dafür:

  • Wie erhöht sich die durchschnittliche Mitarbeiterbindung?

  • Steigt die Mitarbeiter-Produktivität in Folge etwa eines reduzierten E-Mail-Verkehrs?

  • Wie hoch ist die Beteiligung in einem “Innovations- und Ideen-Forum” der Mitarbeiter?

  • Verringern sich die IT-Ausgaben durch IT-Tool-Konsolidierung und geringere Total-Cost-of-Ownership?

  • Gibt es eine Verbesserung beim Verständnis der strategischen Ausrichtung des Unternehmens sowie der Unternehmensvision?

Bei all diesen zum Teil kleinteiligen Fragestellungen ist es dennoch wichtig, das große Ganze im Auge zu behalten: Mehr Zusammenarbeit durch schnelle, unkomplizierte Kommunikation, Vernetzung der Abteilungen, neue, agile Vorgehensweisen und ein zu jeder Zeit und für jeden Mitarbeiter deutlich vereinfachter Zugang zum Unternehmenswissen, das sind in Verbindung mit einem langen Atem die Kriterien für den nachhaltigen Erfolg Ihres neuen interaktiven Intranets.

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