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Outlook & Co.: Mailkonten von POP3 auf IMAP umstellen

15.06.2018 | 13:34 Uhr |

Viele Anwender setzten zum Abrufen von E Mails nach wie vor auf das POP3-Protokoll. Spätestens beim Kauf eines neuen Rechners oder beim Wechsel des Mailprogrammes sollte man von POP3, welches ankommende sowie verschickte Nachrichten lediglich zeitlich begrenzt respektive gar nicht auf den Servern des Mailproviders speichert, auf das neuere IMAP umstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Umstieg meistern.

Manche langjährigen PC-Anwender rufen ihre Mails noch über das ältere POP3-Protokoll ab, was auf dem heimischen PC auch problemlos funktioniert. Doch spätestens beim Kauf eines neuen Rechners und beim Wechsel des Mailprogrammes beziehungsweise der Version ist Vorsicht geboten. Denn schließlich sollen die bisherigen E-Mails dabei ja nicht verloren gehen. Um den gravierendsten Nachteil von POP3 – nämlich, dass die ankommenden sowie verschickten Nachrichten lediglich zeitlich begrenzt respektive gar nicht auf den Servern des Mailproviders gespeichert werden können – ein für alle Mal zu beseitigen, stellen Sie das alte Protokoll einfach auf das neuere IMAP (Internet Message Access Protocol) um. Da es jedoch systembedingt keinen Umschalter „POP3 zu IMAP konvertieren“ gibt, müssen Sie hier einen Trick anwenden.

Im lokal installierten Mailprogramm konfigurieren Sie Ihr Postfach ein zweites Mal, nur diesmal eben als IMAP. Dann kopieren Sie die nur noch auf Ihrem PC gespeicherten Mails vom POP3-Posteingang in das IMAP-Pendant. Weil dabei die offline gespeicherten Nachrichten zum Mailprovider hochgeladen werden, braucht dies insbesondere bei DSL-Anschlüssen mit geringer Upload-Bandbreite seine Zeit. Doch die Mühe lohnt sich, und einmal angestoßen läuft der Vorgang dann vollautomatisch. Wir zeigen Ihnen den Mailumzug von POP3 auf IMAP mit der aktuellen Outlook-Version (2016). Auf älteren Versionen oder mit Thunderbird läuft der Prozess analog.

Mailstore Home erstellt Kopien Ihrer Mailkonten: unabhängig davon, ob diese als POP3 oder IMAP konfiguriert sind und welches Mailprogramm Sie verwenden.
Vergrößern Mailstore Home erstellt Kopien Ihrer Mailkonten: unabhängig davon, ob diese als POP3 oder IMAP konfiguriert sind und welches Mailprogramm Sie verwenden.

So geht’s: Damit Ihre vorhandenen E-Mails bei dem Umzugsprozess auf keinen Fall verloren gehen, sichern Sie sie vorsichtshalber mittels Mailstore Home noch einmal auf der Festplatte. Dazu schließen Sie Outlook, klicken auf der Programmoberfläche von Mailstore Home auf „E-Mails archivieren“ und in der Programmliste auf „Microsoft Outlook –› Weiter –› Fertigstellen“. Mit einem Doppelklick auf das neu erstellte Outlook-Profil erstellen Sie das Mailarchiv. Ist der Prozess nach einigen Minuten abgeschlossen, schließen Sie Mailstore Home.

Zurück in Outlook deaktivieren Sie jetzt den Nachrichtenempfang, indem Sie im Folgenden in der Menüleiste oben auf „Senden/ Empfangen –› Senden-Empfangen- Gruppen –› Automatisches Senden/Empfangen deaktivieren“ klicken. Im nächsten Schritt markieren Sie über „Datei –› Kontoeinstellungen –› Kontoeinstellungen“ Ihr vorhandenes POP3-Konto und klicken auf „Entfernen –› Ja“.

Keine Angst: Outlook löscht lediglich Ihren Kontenzugang, allerdings nicht die vorhandenen Mails! In dem weiterhin geöffneten Fenster „Kontoeinstellungen“ klicken Sie auf „Neu“, tippen nun die Mailadresse Ihres Accounts ein, aktivieren „Erweiterte Optionen –› Ich möchte mein Konto manuell einrichten“ und drücken die Schaltfläche „Verbinden –› IMAP“. Aktivieren Sie bei „Ausgehende E-Mail“ die Option „Anmeldung … erforderlich“, geben Sie das persönliche Passwort ein und schließen Sie mit „Weiter –› OK“ das Erstellen des „neuen“ Kontos ab. Wichtig ist, dieses Profil durch einen erneuten Doppelklick, gefolgt von „Weitere Einstellungen“ sowie dem Zusatz „(IMAP)“ in der Kontobezeichnung eindeutig als das neue Konto zu kennzeichnen. Outlook blendet den neuen Account danach links mit zwei automatisch verschickten Testnachrichten ein.

Dort klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den Ordner „Posteingang“ und erstellen über „Neuer Ordner“ ein Unterverzeichnis mit dem Namen „POP3-Mails“.

Wechseln Sie jetzt in den Posteingang Ihres ursprünglichen Mailkontos, also dem auf POP3-Basis. Das Konto selbst haben Sie zwar soeben gelöscht, Ihre Mails sind aber noch da. Markieren Sie darin testweise fünf bis zehn Nachrichten und ziehen Sie sie mittels gedrückter Maustaste auf den „POP3-Mails“-Unterordner des neuen IMAP-Kontos. Sobald Sie zusätzlich die Strg-Taste drücken, sehen Sie das kleine „+“-Zeichen fürs Kopieren anstatt fürs Verschieben. Wenn Sie sodann die gedrückte Maustaste loslassen, kopiert Outlook die Mails in das IMAP-Konto. Nach dem Probelauf fahren Sie mit dem Kopieren aller lokalen Nachrichten fort.

Arbeiten Sie bislang schon mit Unterordnern im Posteingang des POP3-Kontos, so markieren Sie einen dieser Ordner mit der rechten Maustaste, wählen im Kontextmenü „Ordner kopieren“ und als Zielverzeichnis den vorherigen „POP3-Mails“-Ordner des IMAP-Profils.

Hilfsweise legen Sie im neu erstellten IMAP-Konto einen Unterordner namens „POP3-Mails“ an, in den Sie die bisher über das alte POP3-Postfach abgerufenen Nachrichten kopieren.
Vergrößern Hilfsweise legen Sie im neu erstellten IMAP-Konto einen Unterordner namens „POP3-Mails“ an, in den Sie die bisher über das alte POP3-Postfach abgerufenen Nachrichten kopieren.

Wie lange dauert nun der Upload von sehr vielen Mails, die sich über Jahre angesammelt haben? In der Regel nimmt ein solches Postfach samt Anhängen ein bis zwei GB in Anspruch. Zur Info: Die Übertragung eines GBs dauert bei 2-MBit/s-DSL-Upload mehr als eine Stunde.

Zur Fortschrittskontrolle markieren Sie bitte in Outlook wieder den Posteingang Ihres alten POP3-Mailkontos und merken sich die ganz unten links hinter „Elemente“ eingeblendete Zahl: Das ist die Zahl aller in diesem Postfach auf Ihrem Rechner gespeicherten Mails. Danach loggen Sie sich über den Browser im Webportal Ihres Mailproviders ein, also bei GMX, Web.de, Strato oder sonst wo. Abhängig vom Provider unterscheiden sich die Onlinemailseiten natürlich, doch irgendwo findet sich eine Übersicht mit der Zahl aller Nachrichten oder eine Angabe zum genutzten Speicherplatz. Ändert dieser sich auch nach dem Aktualisieren des Browser-Fensters über die F5-Taste nicht mehr oder entspricht die Zahl der hier angezeigten Nachrichten derjenigen der angezeigten Outlook-Elemente, wurde tatsächlich alles auf den IMAP-Server hochgeladen.

Nachdem Sie sich im Webportal vergewissert haben, dass auch wirklich sämtliche Nachrichten in den lediglich hilfsweise und zur besseren Kennzeichnung „POP3-Mails“ genannten Ordner des Posteingangs hochgeladen wurden, verschieben Sie den gesamten Inhalt eine Ebene nach oben, also direkt in den „Posteingang“. Dazu stellen die Provider entsprechende Dateimanager-Funktionen bereit, allerdings wieder unterschiedlich ausgestaltet. Nun ist das Verzeichnis „POP3-Mails“ leer und sollte der besseren Übersicht wegen wieder gelöscht werden. Falls Sie es wünschen, können Sie analog hierzu auch Ihre bislang nur lokal gespeicherten, selbst verschickten Nachrichten in den Postausgang hochladen. Schließlich löschen Sie über das in Outlook bereits entfernte, alte POP3-Profil hinaus die zugehörigen lokalen Datendateien. Zu diesem Zweck klicken Sie im Microsoft-Programm erneut auf „Datei –› Kontoeinstellungen –› Kontoeinstellungen“, wechseln anschließend aber in das Register „Datendateien“.

Über das Webportal Ihres Providers kontrollieren Sie, ob alle Nachrichten auf dem Server sind: entweder über die Zahl der Mails oder die Größe des Speicherplatzes.
Vergrößern Über das Webportal Ihres Providers kontrollieren Sie, ob alle Nachrichten auf dem Server sind: entweder über die Zahl der Mails oder die Größe des Speicherplatzes.

Hier markieren Sie nun die OST-Datei Ihrer IMAP-Konfiguration und klicken dann auf „Als Standard festlegen –› OK“, bevor Sie danach die PST.Datei (wichtig: die PST-Datei!) markieren und diese mittels „Entfernen –› Ja“ löschen. Abhängig von der gewählten Outlook-Ansicht und -Einstellung bleibt die Struktur des bisherigen POP3-Kontos in der Übersicht links zuerst noch stehen, diese lässt sich jedoch jetzt per Mausklick löschen.

Fazit: Der Aufwand der Umstellung von POP3 auf IMAP ist bei mehreren Mailkonten nicht unerheblich. Dafür haben Sie alle Nachrichten künftig auf sämtlichen Geräten inklusive Smartphone verfügbar. Des Weiteren können Sie nun den Rechner oder das Mailprogramm wechseln, ohne sich um den Mailumzug kümmern zu müssen. Denn alle Nachrichten liegen ja jetzt auf den Servern des Providers, von wo sie ein neues Gerät automatisch lädt.

Tipp: So verschlüsseln Sie Ihre E-Mails richtig

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