2336411

Outlook: Kontaktdetails suchen und ersetzen

19.03.2018 | 13:50 Uhr |

Viele Anwender besitzen umfangreiche Kontaktdatenbanken mit mehreren hundert Einträgen und verwalten sie in Outlook. Wenn beispielsweise eine Firma umzieht, zu der zahlreiche Kontakteinträge existieren, muss bei jedem einzelnen die Adresse geändert werden. Der Grund dafür: Outlook verfügt nicht über eine Funktion zum Suchen und Ersetzen von Text in den Kontaktfeldern. Es gibt allerdings eine Lösung.

Sie können das Ersetzen von Feldtexten dem Windows Editor oder Excel überlassen. Hierzu exportieren Sie die Kontakte in eine CSV-Datei, bearbeiten sie und importieren sie wieder in Outlook. So gehen Sie vor:

Klicken Sie in Outlook 2013 sowie 2016 auf „Datei –› Öffnen und Exportieren –› Importieren/Exportieren“. In Outlook 2010 führt der Weg über „Datei –› Öffnen –› Importieren“, wo Sie auch die Export-Befehle finden. Es erscheint dann der Import-/Export-Assistent. Bis hin zu Version 2010 konnten Sie hier noch in das XLS-Format exportieren, Outlook 2013 und 2016 bieten diese Option nicht mehr an. Excel kann jedoch auch CSV-Dateien einlesen. Klicken Sie also auf „In Datei exportieren –› Weiter –› Durch Trennzeichen getrennte Werte –› Weiter“. Markieren Sie den Ordner „Kontakte“ und klicken Sie wiederum auf „Weiter“. Geben Sie nun einen Dateinamen ein und klicken Sie auf „Durchsuchen“, um einen Speicherort auszuwählen. Per Klick auf „Weiter“ erreichen Sie das letzte Feld des Assistenten, wo Sie auf „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“ gehen.

Mit dieser Option verhindern Sie, dass beim Import von Kontakten in Outlook Dubletten der Kontakte durch die vorhandenen Daten entstehen.
Vergrößern Mit dieser Option verhindern Sie, dass beim Import von Kontakten in Outlook Dubletten der Kontakte durch die vorhandenen Daten entstehen.

An dieser Stelle lauert aber eine kleine Falle. Excel weist nämlich einige Beschränkungen auf, was den Umgang mit Notizfeldern angeht. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie die Kontakte mit einer älteren Outlook-Version in eine XLS-Datei exportiert haben. In diesem Fall kann es passieren, dass die Notizinhalte nach dem Re-Import in Outlook verschwunden sind. Falls Sie die Kontakte daher mit Excel bearbeiten möchten, sollten Sie im Fenster „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“ auf der rechten Seite in der Liste unter „Zu:“ nach unten scrollen, bis Sie den Eintrag „Notizen“ finden. Markieren Sie ihn und ziehen Sie ihn am besten per Drag & Drop in die linke Spalte unter „Von:“. Auf diese Weise werden die Notizinhalte nicht in die Exportdatei aufgenommen und Sie können die geschilderten Probleme umgehen. Falls Sie jedoch auch die Inhalte der Notizen bearbeiten wollen, exportieren Sie die Kontakte auf jeden Fall ins CSV-Format und öffnen die Datei mit dem Editor. Schließen Sie jetzt die Feldauswahl mit einem Klick auf „OK“. Nach dem Klick auf „Fertig stellen“ überträgt Outlook die Kontakte in die angegebene Datei. Auch wenn Sie das CSV-Format ausgewählt haben, wird sie nach einem Doppelklick in Excel geladen. Dort können Sie dann über „Start –› Suchen und Auswählen –› Ersetzen“ die Änderungen vornehmen. Speichern Sie das File anschließend wieder im CSV-Format. Falls Sie lieber mit dem Editor arbeiten möchten, klicken Sie einfach die Exportdatei im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste an und gehen auf „Öffnen mit –› Editor“. Über „Bearbeiten –› Ersetzen“ können Sie nun dort die Feldinhalte austauschen.

Klicken Sie bitte für den Re-Import nach Outlook auf „Datei –› Öffnen und Exportieren –› Importieren/Exportieren“ beziehungsweise auf „Datei –› Öffnen –› Importieren“. Markieren Sie „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und klicken Sie auf „Weiter –› Durch Trennzeichen getrennte Werte –› Weiter“. Im folgenden Fenster markieren Sie dann „Duplikate durch importierte Werte ersetzen“, damit in Ihrer Kontaktdatenbank nicht sämtliche Einträge doppelt erscheinen. Klicken Sie auf „Weiter“, wählen Sie in der Ordnerliste „Kontakte“ aus, gehen Sie auf „Weiter“ und setzen Sie ein Häkchen vor „[Dateiname]. CSV importieren in den Ordner: Kontakte“. Mithilfe von „Fertig stellen“ lösen Sie den Importvorgang aus.

Tipp: Trotz Cloud, Smartphone und Webmail: Für viele Anwender ist ein Mailprogramm weiterhin das wichtigste Mittel zur Korrespondenz. In unserem Ratgeber gehen wir den häufigen Problemen mit den Mail-Clients Thunderbird und Outlook nach.

PC-WELT Marktplatz

0 Kommentare zu diesem Artikel
2336411