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Moderne ERP-Services als Unterstützer der Digitalisierung

30.01.2019 | 11:48 Uhr | Tobias Ambrosch

Digitalisierung ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Aber ignorieren können sie das Thema nicht, wollen sie wettbewerbsfähig bleiben. Die Einführung eines ERP-Systems kann helfen.

Auch in diesem Jahr steht bei vielen Unternehmen die Digitalisierung der hauseigenen Unternehmensprozesse ganz oben auf der Agenda. Trotzdem investieren vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, kurz KMUs, zu wenig in innovative Technik, wie eine aktuelle Bitkom-Studie zeigt. Zu groß ist die Angst vor Kontrollverlust oder dem befürchteten hohen finanziellen Aufwand. Wollen sie aber im Wettbewerb bestehen oder mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten, die diese Arbeitsweise voraussetzen, führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei.

ERP-Systeme – in Zeiten der Digitalisierung ein Muss

Spätestens bei einem mittelständischen Unternehmen lassen sich Strukturen und Prozesse nicht mehr via Excel-Tabellen oder in nicht verbundenen Systemen darstellen. Es kommt zu Informationsverlusten – diese wirken sich nachteilig auf die Arbeitsprozesse und die Organisation von KMUs aus.

Abhilfe schafft hier die Einführung eines ERP-Systems, in dem alle Daten zusammenlaufen. Doch was ist eigentlich ein ERP-System und welche Vorteile bringt es für KMUs?

ERP-System - das Herz des Unternehmens

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning: eine Software, die für die Planung aller gewünschten Ressourcen innerhalb eines Unternehmens verantwortlich ist. Dabei kann das ERP-System flexibel in jedem Unternehmensbereich Abläufe steuern, koordinieren, überprüfen und optimieren – je nach Bedarf des Unternehmens.

Ein ERP-System optimiert beispielsweise die Materialversorgung und kontrolliert Warenein- wie -ausgänge, es verwaltet Abläufe in der Fertigung und Produktion, es hilft den Einkauf effizient zu gestalten, es kann bei der Personalplanung und Finanzbuchhaltung unterstützen oder zeigt dem Controlling die Daten in Echtzeit zur Überwachung der Ist- und Soll-Zustände.

Doch welche Vorteile bringt der Einsatz eines solchen Systems?

Vorteile eines ERP-Systems im Überblick

  1. Das ERP- System bildet alle Prozesse und Abläufe in Echtzeit ab.

  2. Das ERP-System ermöglicht, durch die gemeinsame Datenbasis Prozesse zu kontrollieren und nachzuvollziehen.

  3. Dank eines ERP-Systems werden fehlerhafte Prozesse schneller aufgedeckt und können umgehend optimiert werden.

  4. Das ERP-System spart Zeit und Kosten durch Automatisierung, übersichtliche Dashboards und stets aktuelle Informationen.

  5. Das ERP-System sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos ablaufen.

  6. Mit einem ERP-System können Unternehmen die Lagerverwaltung und den Produktionsbedarf effizienter gestalten.

  7. Das ERP-System steigert nachweislich die Effizienz eines Unternehmens.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz eines ERP-Systems die Chance erhöht, am Markt zu bestehen. Denn wenn dank der Lösung Missstände schneller aufgedeckt und sofort behoben werden, lassen sich vor allem Zeit und Kosten sparen. Die Zeit und das Geld können dann in wichtige strategische Neuerungen, Produktentwicklungen oder aufmerksamkeitsstarke Marketingmaßnahmen investiert werden.

Gute Planung notwendig: Der Einsatz der ERP-Software

Trotzdem sollten sich Unternehmen geleitet durch die Vorteile und die Herausforderung der Digitalisierung nicht hetzen lassen. Sie sollten Anforderungen, Aufgaben und Besonderheiten in einer Art Pflichtenheft notieren. Das ist wichtig, damit im Vorfeld schon die relevanten Fragen zur Beschaffenheit und zum jeweiligen Einsatz des ERP-Systems getroffen werden:

  • Reicht ein standardisiertes System oder bedarf es mehr Flexibilität?

  • Soll das ERP-System inhouse oder lieber in der Cloud betrieben werden?

  • Welche finanziellen Mittel stehen dem Unternehmen für die Installation und den fortlaufenden Betrieb der ERP-Lösung zur Verfügung?

Warenwirtschaftssystem: Zentraler Bestandteil einer ERP-Lösung

In vielen Unternehmen ist gerade die Warenwirtschaft (WaWi) ein wichtiges und je nach Datenmenge großes IT-System, das verwaltet und gepflegt werden muss. Das gilt insbesondere für Betreiber eines Onlineshops, egal ob B2B oder B2C.

Mit der WaWi lassen sich wichtige Prozesse automatisieren, etwa die Lagerlogistik: Waren werden automatisiert erfasst, Angaben zu Lagerbeständen sind transparent und auf dem neuesten Stand, der Produkteinkauf kann besser geplant werden, mehrere Lagerstandorte können verwaltet werden, Angebot und Nachfrage lassen sich besser kalkulieren und einplanen. Zudem übernimmt die WaWi die Warenauszeichnung und Inventurabwicklung.

Individuelle Schnittstellen sorgen für mehr Flexibilität

Gerade für KMUs ist es wichtig, auch außerhalb der eigenen Webpräsenz mit ihren Dienstleistungen und Produkten präsent zu sein. Deswegen nutzen Firmen, auch ohne eigenen Shop, die Anbindung an externe Marktplätze. Dank einer WaWi und den passenden Modulen lassen sich sowohl der eigene Onlineshop als auch diverse Anbindungen an zusätzliche Verkaufsplattformen mit nur einem System verwalten und steuern.

Datenmigration – eine heikle Angelegenheit?

Viele Unternehmen scheuen sich vor dem Wechsel auf ein neues System. Gründe sind nicht nur die Einarbeitungszeit des Personals, sondern auch die Frage nach der Datenmigration. Kein KMU kann es sich leisten, dass wichtige Daten durch einen Systemwechsel einfach verschwinden.

Die Herausforderung liegt in der Strukturierung der Stammdaten wie Adresse, Kundenname etc.: Ein neues System bringt natürlich eine neue Art der Strukturierung mit sich. Das beliebteste Export-Format ist nach wie vor die Excel-Tabelle. Und damit es keine bösen Überraschungen nach der Migration der Daten in die neue WaWi gibt, sollten beide Systeme über einen festgelegten Zeitraum via Test-Migration parallel betrieben werden, um mögliche Verluste zu erkennen und Fehlern vorzubeugen.

Moderne ERP-Systeme helfen auch bei der Einhaltung der DSGVO

Datenschutz ist seit dem 25. Mai 2018 Pflicht, doch erst ein Viertel der Unternehmen arbeitet laut diversen Studien vollständig konform mit dem neuen Regelwerk. Auch eine ERP-Software und im Speziellen die WaWi arbeiten mit personenbezogenen Informationen bzw. Stammdaten. ERP-Lösungen bieten daher besondere Einstellungen oder Felder, die helfen, den Datenschutz gegenüber Kunden, Partnern oder externen Dienstleistern zu gewährleisten – meist als Erweiterung der eigentlichen Lösung.

  • Anonymisierung: Das ERP-System anonymisiert Daten von Kunden, Lieferanten und Interessenten.

  • Datenschutzrelevante Felder: Angaben, die die DSGVO betreffen, werden speziell markiert oder hervorgehoben.

  • Auskunft: Idealerweise bietet das ERP-System ein Auskunftsformular, das der Mitarbeiter auf Nachfrage leicht exportieren kann. Diese Eingabefelder müssen zwingend vorhanden sein und ausgefüllt werden

  • Tag der Datenerhebung: Ab wann wurden die Informationen erhoben und in das System eingetragen?

  • Benachrichtigung: Es muss genau protokolliert werden, wann der Kunde über die Nutzung seiner Daten informiert wurde.

  • Datenherkunft: Wo kommen die Daten her bzw. wie wurden sie ermittelt?

  • Widerspruch bezüglich Direktwerbung: idealerweise ein Feld für das Häkchen, sobald der Kunde Widerspruch eingelegt hat. Sollte ein Kunde, Partner oder Interessent doch einmal nachfragen, welche Daten von ihm erhoben wurden, hilft das ERP-System bei der schnellen Übermittlung aller relevanten Informationen.

Fazit: Wer am Markt bestehen will, setzt auf ein modernes ERP-System

In der heutigen Zeit kommt kein kleines oder mittelständisches Unternehmen am Einsatz einer ERP-Lösung vorbei. Die Gründe liegen auf der Hand: Das Unternehmen arbeitet mit vielerlei Daten, die abteilungs- oder standortübergreifend stets verfügbar und auf aktuellem Stand sein müssen.

Die zeitlichen und finanziellen Einsparungen bringen auch kleine Betriebe voran und lassen sie am Marktgeschehen teilhaben. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die den Einsatz ihres ERP-Systems genau planen und dabei nicht nur das Hier und Jetzt vor Augen haben, sondern auch schon an zukünftige Entwicklungen denken.

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