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GoBD: Nicht ohne meinen Steuerberater

13.07.2017 | 12:53 Uhr |

Wer seine Geschäftsunterlagen nicht GoBD-konform archiviert, rückt in den Fokus von Betriebsprüfungen. Doch nicht nur die Steuerpflichtigen, auch die Berater vom Fach zeigen erst allmählich Lust auf Digitalisierungsbürokratie und Verfahrensdokumentationen.

Nennen wir ihn Fritz, ein fest angestellter Lektor, der nebenher noch ein paar freie Aufträge als Texter erledigt. Vor einiger Zeit hörte der nebenberufliche Freiberufler, dass er wegen „der paar Rechnungen“ ganz viele „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu beherzigen hätte. Unter Büchern versteht Fritz natürlich etwas anderes als das, was Betriebsprüfer interessiert.

Ob Bücher beim Texter sinnvoll sind, ist eine von vielen Fragen, die ihm sein Steuerberater beantworten müsste. Einfach, indem er die verklausulierten IT- und steuerrechtlichen Formulierungen der Modernisierungsbürokratie GoBD genau auf seinen Mandanten herunterbricht und ihn entsprechend anleitet. Passend zu Fritz‘ kreativer Arbeit, die Rechnungen für verwendete Tintenpatronen und abgelieferte Texte mit sich bringt. Auch eine Info-Veranstaltung der Industrie- und Handelskammer könnte dem frei schaffenden Publizisten da nicht weiterhelfen. Er braucht seinen Steuerberater.

Die erste wichtige Deutung für Fritz wäre, dass die lange Mail aus dem Finanzministerium vom 14. November 2014, mit den GoBD-Vorgaben als Verwaltungsanweisung, ein Muss für die Finanzverwaltung ist. Nicht für die Unternehmer. Dass er sich dennoch daran entlanghangeln muss, um Klarstellung, Vereinfachung und Rechtssicherheit zu bekommen. Eine Richtschnur.

„Im Umkehrschluss heißt das: Wenn ich mich GoBD-konform verhalte, kann mir die Finanzverwaltung daraus keinen Vorwurf machen, laut ihres eigenen BMF-Schreibens.“ Sagt Stefan Groß, ein Steuerberater aus München, der sich seit vielen Jahren mit der Schnittstelle von IT und Steuerrecht beschäftigt.

Der C-Faktor als Steuerfalle

Ein weiterer Grund, sich mit den GoBD zu arrangieren, sei der C(ompliance)-Faktor. Gut oder schlecht, je nachdem, wie das Unternehmen es mit den GoBD hält. „Aufgrund der demografischen Entwicklung werden künftig Prüfer fehlen“, sagt Groß. Einem Modernisierungsgesetz zur Besteuerung zufolge soll die Finanzverwaltung ein Risikomanagementsystem ausarbeiten, das die prüfwürdigen Fälle auswählt.

Missverständnisse sind an der Tagesordnung

Nach mittlerweile herrschender Meinung betreffen die GoBD nicht nur Bilanzierer, also Unternehmen mit großen Gewinnen oder Umsätzen, sondern alle Gewerbetreibenden und auch alle Selbstständigen, Einnahme-Überschuss-Rechner inbegriffen. Missverständnisse gibt es viele. So die furchterregenden Grund(buch)aufzeichnungen in zehn Tagen, die eine Belegsicherung in 10-Tages-Frist – ob in Ordnern oder mit EDV - meint. Wäre gut, wenn einem der steuerliche Berater da sagen könnte, dass die eigentliche Buchung erst mal unerheblich ist.

Für viele sind die GoBD Neuland. Carsten Block von Haufe-Lexware erzählt von den Lexoffice-Kunden, dass im vergangenen November weniger als 20 Prozent – nicht repräsentativ - interviewter Kleinunternehmen den Begriff GoBD kannten. Dietmar Zwengel, Pressesprecher beim Bundesfinanzministerium, sagt: „Es gehört zu den Pflichten eines Unternehmers, sich auch über seine steuerlichen Pflichten zu informieren… Uninformiertheit entbindet den Unternehmer nicht von seinen steuerlichen Pflichten.“ Zwengel sagt auch: „Aufgabe der steuerberatenden Berufe ist es, ihre Auftraggeber in Steuersachen zu beraten, sie zu vertreten und ihnen bei der Bearbeitung ihrer Steuerangelegenheiten und bei der Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten im Rahmen ihres Auftrags Hilfe zu leisten.“

Mit IT-Verständnis durch die GoBD steuern

Willkommen in der Digitalisierung der Geschäftswelt mit den GoBD. Groß: „Viele Steuerberater haben sich damit noch nicht beschäftigt.“ Das könne man durchaus nachvollziehen. „Sie sind keine Techniker, sie sind Steuerberater. Für sie sind 37 Seiten, die sich mit IT beschäftigen, nicht gerade etwas, was sie gerne machen.“ Doch der Münchner sagt auch: „Sie können steuerlich bestimmte Themen heute gar nicht mehr beraten, wenn sie nicht ein gewisses IT-Verständnis haben. Die GoBD sind da nur ein Beispiel.“ Sein Begriffs-Exempel: „Was bedeutet „Lesbarkeit?“. Er findet die 37 Seiten GoBD gut lesbar. Gibt aber zu: „Für jemanden, der sich nicht mit IT-Themen beschäftigt, für den sind sie ein Buch mit sieben Siegeln.“

Da sind die vielen Kioskbesitzer und kleinen Einzelhändler. Von denen haben manche mittlerweile neue Kassen, wenn sie gut informiert und beraten waren. Seit gemäß einer Mail des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26. November 2010 die Übergangsfrist für die elektronische Archivierung der Kasseneinzelaufzeichnungen vorbei ist. Der Stichtag für Kassensysteme zum 1. Januar 2017 machte die Grundsätze mit dem komplizierten Namen erst richtig bekannt, da nun auch kleine Ladenbesitzer rundum davon betroffen sind.

Dabei galten die GoBD für alle anderen IT-nahen und rechnungsnahen Systeme wie Finanzbuchhaltung und Archivierungssysteme bereits seit dem 1. Januar 2015. Wobei die Registrierkassen als IT-gestützte Vorsysteme mit GoBD-verträglichen Schnittstellen zurechtkommen müssen, damit alles ordnungsgemäß aufbewahrt, belegt, zugeordnet, verbucht und bei Betriebsprüfungen maschinell ausgewertet werden kann. Einmal digital, alles digital. Den GoBD entkommen weder steuerliche Berater noch Mandanten, sofern sie Rechnungen schreiben oder die Kasse klingelt.

Die Spezialsoftware übernimmt

Eine gestiegene Nachfrage nach GoBD-tauglicher Spezialsoftware bemerkt Robert Mundt von Taxpool seit Jahresanfang, insbesondere bei den Bilanzierern. Bei den Nutzern, die ihren Gewinn nach der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, seien die GoBD-Warnungen in der Anfangszeit vereinzelt auf Ablehnung gestoßen. Syska-Geschäftsführerin Angelika Benes: „Wir informieren unsere Kunden und Interessenten regelmäßig über die gesetzlichen Neuerungen und stellen leider dabei fest, dass viele Unternehmen dazu neigen, diese Themen einfach beiseitezuschieben.“

Bei der Belegsicherung und Buchhaltung via Browser ist wieder der Berater gefragt. Groß: „Viele Unternehmen betreiben Outsourcing und nutzen eine Cloud-Lösung. Die ist günstig, skalierbar und ich muss keine teuren Software-Updates kaufen“. Doch steht der Server zur Cloud-Lösung im Inland!? Wenn der Server im Ausland steht, muss man gegebenenfalls einen Antrag beim Finanzamt stellen, um Irritationen zu vermeiden. Das muss der Steuerpflichtige beachten. Der Münchner Fachmann: „Viele Steuerberater wissen das nicht. Die Welt verändert sich momentan rasant durch die Digitalisierung. Man muss lebenslang dazulernen.“

Steuerberater bekommen neue Aufgaben

Trotz seines Verständnisses für die Kollegen wünscht sich Groß eine Anleitung für die Mandanten und hebt die zunehmende Bedeutung des Themas Verfahrensdokumentation hervor, um bestimmte Prozesse steuerkonform zu dokumentieren. „Die Steuerberater nehmen zunehmend Fahrt auf“ und können ihren Mandanten erklären, dass sie keine Angst vor der „Unveränderbarkeit“ von schnell zu sichernden Belegen haben müssen, sondern dass sie Änderungen verhindern bzw. bezeichnen und protokollieren müssen.

GoBD dann doch mit Anleitung?  Der GoBD-Spezialist: „Da kann ich natürlich nur beraten, wenn ich verstehe, was IT-technisch dahinter steht, wie das IT-technisch ausgestaltet sein muss.“ Dabei sei dies eine große Chance für den Berufsstand, neue Geschäftsfelder zu erschließen. „Wir haben Digitalisierung, wir haben digitale Transformation. Das heißt, es wird immer mehr Themen geben, die ich technisch verstehen muss, um sie steuerlich beurteilen zu können.“ Die GoBD sind dabei das Rahmenwerk, das es zu beachten gilt.

Links, um das Thema zu vertiefen:

Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage, an der der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) als Beteiligter der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) mitgewirkt hat:

http://www.dstv.de/interessenvertretung/steuern/steuern-aktuell/tb-140-15-we-musterverfahrensdokumentation-zur-belegabgabe

https://www.dstv.de/fuer-die-praxis/arbeitshilfen-praxistipps/faq-katalog-zur-musterverfahrensdokumentation-zum-ersetzenden-scannen

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

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