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Excel-Workshop: Tipps zur schnelleren Dateneingabe

12.11.2017 | 09:09 Uhr |

Mit clever befüllten Zellen sparen Sie sich viel Zeit und vermeiden Fehler bei der Tabellenkalkulation. Der Workshop gibt Tipps zur Dateneingabe und zeigt, wie Sie Excel automatisch für sich arbeiten lassen.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren

Zeitbedarf: 10 Minuten · Schwierigkeit: einfach

Excel kennt verschiedene Datenformate für Zelleninhalte – neben Text etwa Zahlen, Währungsangaben, Kalendereinträge und Uhrzeiten. Abhängig von den Daten, die Sie in eine Zelle eintippen, entscheidet Excel über das Datenformat und damit, wie die jeweiligen Zellen formatiert werden. Indem Sie das Datenformat selbst festlegen, optimieren Sie die Darstellung Ihrer Eingaben.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 1
Vergrößern Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 1

1. Wenn Sie in benachbarte Zellen längere Textinhalte schreiben, sind Ihre Eingaben oft unübersichtlich. Sobald die Textlänge über die Breite einer Zelle hinausgeht, verdeckten die Inhalte der benachbarten Zelle den Text und ein Teil davon ist nicht mehr sichtbar. Sie könnten nun einfach die Spalte, in der Ihr Text steht, durch Verschieben der Trennlinie in der Spaltenüberschrift verbreitern, doch dadurch würde die betreffende Spalte überproportional groß, und die Tabelle wirkt ungleichmäßig.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 2
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2. Excel kann Text so umbrechen, dass er innerhalb einer Zelle in mehreren Zeilen dargestellt wird. Anhand der Spaltenbreite ermittelt Excel dabei automatisch, an welcher Stelle der Text umbrochen werden muss, damit nichts abgeschnitten wird. Praktisch: Wenn Sie nachträglich die Spaltenbreite vergrößern oder verkleinern, passt Excel den Textumbruch automatisch an. Markieren Sie die Zellen, in denen der umbrochene Text steht oder in die Sie längeren Text eingeben möchten. Um schnell eine ganze Spalte zu markieren, klicken Sie auf den Buchstaben im Spaltenkopf. Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Start“ auf die Schaltfläche „Textumbruch“.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 3
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3. Ist der umbrochene Text in manchen Zeilen nicht vollständig sichtbar, hat Excel die betreffenden Zeilen auf eine bestimmte Höhe festgelegt. In diesem Fall markieren Sie die Zeile(n) und klicken auf dem Register „Start“ auf „Format -> Zeilenhöhe automatisch anpassen“.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 4
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4. Den Text in den Spalten „Dichter & Denker“ und „Bewertung“ unseres Beispiels hat Excel am unteren Zellenrand ausgerichtet – schöner wäre eine Ausrichtung am oberen Rand. Markieren Sie mit einem Klick auf den Spaltenkopf „A“ die erste Spalte und dann bei gedrückter Strg-Taste und Klick auf Spaltenkopf „C“ die dritte Spalte. Klicken Sie auf dem „Start“-Register in der Funktionsgruppe „Ausrichtung“ auf „Oben ausrichten“.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 5
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5. Normalerweise entfernt Excel bei Zahlen die Null in der zweiten Nachkommastelle, doch bei Währungsangaben ist die übliche Darstellung mit zwei Nachkommastellen wünschenswert. Wie Excel eingegebene Zahlen in einer Zelle anzeigt, stellen Sie auf der Registerkarte „Start“ mit den Schaltflächen in der Gruppe „Zahl“ ein. Markieren Sie in Ihrer Tabelle die Zellen mit Währungsangaben, und wählen Sie in der Gruppe „Zahl“ oben im Ausklappfeld „Währung“ – schon stellt Excel die Beträge mit zwei Nachkommastellen und Eurozeichen dar.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 6
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6. Normalerweise ist im Ausklappmenü in der Gruppe „Zahlen“ das Format „Standard“ voreingestellt. Werden eingegebene Werte – so wie im Falle der Währungsangaben aus Schritt 5 – nicht wie gewünscht angezeigt, ist eine Änderung des Formats nötig. Neben „Währung“ stellt Excel weitere Zahlenformate bereit, etwa „Datum kurz“ für Kalendereinträge wie „24.06.2017“, „Datum lang“ für Einträge nach dem Muster „Samstag, 24. Juni 2017“ sowie „Zeit“ für Uhrzeitangaben wie „12:45:34“. Bei Auswahl von „Prozent“ multipliziert Excel den Zellwert mit 100 und zeigt das Ergebnis mit einem Prozentzeichen an. In Zellen, die als „Text“ formatiert sind, behandelt Excel alle Eingaben – auch Zahlen und Termine – als Text.

Datenformate festlegen und Zellen formatieren: 7
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7. Entspricht keines der vordefinierten Zahlenformate Ihren Anforderungen, nehmen Sie per Klick auf den Pfeil rechts unten in der Gruppe „Zahl“ auf der Menüleiste individuelle Formatierungseinstellungen vor.

Tipp: So rechnen Sie mit Excel-Funktionen

Datenreihen von Excel vervollständigen lassen

Zeitbedarf: 5 Minuten · Schwierigkeit: einfach

Ob fortlaufend nummerierte Spalten, Zahlenreihen, Uhrzeiten oder Datumsangaben – Excel kann Ihnen mit automatischen Ausfüllfunktionen viel Arbeit ersparen. Das Programm unterstützt Sie beim Eingeben von Daten durch das automatische Befüllen der Zellen, die einem bestimmten Muster folgen. Beschriften Sie beispielsweise eine Spalte mit dem Monatsnamen Januar, werden (wie nachfolgend beschrieben) die übrigen Monate bis Dezember von Excel für Sie eingetragen.

Datenreihen von Excel vervollständigen lassen: 1
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1. Geben Sie einen Wert in eine Zelle ein, und setzen Sie den Mauszeiger dann auf das kleine Quadrat rechts unten in der Umrandung der Zelle. Der Zeiger wird zum Kreuz. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und fahren Sie eine oder mehrere Zellen nach oben, unten, links oder rechts. Sobald Sie die Maustaste loslassen, befüllt Excel entsprechend dem Inhalt der Ausgangszelle die überfahrenen Zellen. Das ist etwa praktisch, um gleichgebliebene Werte schnell in mehrere Folgemonate einzutragen.

Datenreihen von Excel vervollständigen lassen: 2
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2 . Benötigen Sie für eine Zeile oder Spalte eine bestimmte Datenreihe, schreiben Sie zwei auf- oder absteigende Zahlen in benachbarte Zellen, beispielsweise die Zahl 5 in die Zelle A1 und 6 in Zelle B1. Markieren Sie die beiden Zellen mit der Maus, setzen Sie den Mauszeiger auf das Quadrat rechts unten in der Zellenumrandung, und ziehen Sie die Markierung über die leeren Zellen nach rechts oder nach unten. Excel ergänzt dann die Datenreihe automatisch mit 7, 8 und so weiter.

Datenreihen von Excel vervollständigen lassen: 3
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3. Auch Zahlenreihen mit Abständen wie 2, 5, 8... oder 12,7, 12,1, 11,5... werden von Excel ergänzt. Zudem verarbeitet Excel Datumswerte. Schreiben Sie ein Datum oder einen Monatsnamen in eine Zelle und ziehen Sie diese über das Quadrat in der Ecke unten rechts auf, zählt Excel entsprechend weiter. Zeitliche Abstände wie Wochen- oder Monatssprünge kann Excel für Sie fortführen, wenn Sie zwei Zellen mit Datumswerten befüllen, markieren und dann über das Quadrat aufziehen.

4. Beim Ziehen zeigt der Mauszeiger in einem Rechteck an, welcher Wert an der jeweiligen Zellenposition eingefügt wird, wenn Sie die Maustaste loslassen. Dadurch können Sie leicht prüfen, wie weit Sie ziehen müssen und ob Excel die Zahlenreihe in Ihrem Sinne anlegt.

Excel: So machen Sie Tabellen unveränderbar

Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen

Zeitbedarf: 5 Minuten · Schwierigkeit: einfach

Inhalte aus Zellen kopieren, ausschneiden, einfügen, suchen und ersetzen – Excel macht es Ihnen sehr einfach, in Tabellen eingegebene Daten zu überarbeiten.

Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 1
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1. Zellen lassen sich mit der Maus an eine andere Stelle auf dem Tabellenblatt verschieben oder kopieren. Dazu markieren Sie eine Zelle oder mehrere angrenzende Zellen zunächst mit der Maus. Bewegen Sie den Mauszeiger dann an den Rand der zu verschiebenden Zelle, bis der Zeiger zu einem Pfeilkreuz wird, das in alle vier Richtungen weist. Drücken Sie nun die linke Maustaste, ziehen Sie die Zelle(n) an die gewünschte Position und lassen Sie die Maustaste wieder los. Drücken Sie beim Verschieben zusätzlich die Strg-Taste, so kopiert Excel die Zellen.

Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 2
Vergrößern Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 2

2 . Normalerweise überschreibt Excel beim Verschieben und Kopieren in den Zielzellen vorhandene Inhalte. Excel kann Zellen jedoch auch so verschieben, dass keine Inhalte im Ziel verloren gehen. Im Beispiel möchten wir „Müller“ aus Zelle B2 in die April-Spalte an die Stelle von „Mitsch“ setzen, die übrigen Namen sollen nach links rücken. Dazu markieren Sie die Zelle B2, fahren an den Zellenrand, bis das Pfeilkreuz erscheint, und halten die linke Maustaste und die Shift-Taste gedrückt. Beim Bewegen der Maus wird der Zeiger zum Einfügebalken, der die Position markiert, vor oder über der Excel die Inhalte einfügt. Im Beispiel setzen Sie den Einfügebalken zwischen die Zellen E2 und F2, und lassen nun die Maus- und die Shift-Taste los.

Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 3
Vergrößern Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 3

3 . Möchten Sie zuvor markierte Zellen kopieren und an anderer Stelle auf Ihrem Tabellenblatt, in ein anderes Tabellenblatt oder eine andere Arbeitsmappe wieder einfügen, klicken Sie auf „Start“ und dann links auf „Kopieren“. Schneller geht es mit der Tastenkombination Strg-C. Sollen die Zellen nicht kopiert, sondern ausgeschnitten werden, geht das mit „Ausschneiden“ oder der Tastenkombination Strg-X. Excel markiert den kopierten oder ausgeschnittenen Bereich mit einem gestrichelten Rahmen.

Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 4
Vergrößern Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 4

4. Wählen Sie per Klick ins gewünschte Tabellenblatt eine Zelle als linke obere Ecke des Einfügebereichs aus. Klicken Sie dann auf „Start -> Einfügen“ Schneller geht es mit dem Tastenkombination Strg-V. Excel setzt die Zellen ein.

Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 5
Vergrößern Zelleninhalte kopieren, einfügen und suchen: 5

5. Neben den eingefügten Zellen blendet Excel ein Zwischenablagesymbol mit einem Pfeil schwebend über dem Arbeitsblatt ein. Klicken Sie darauf, so erscheint eine Mini-Palette mit Einfügeoptionen zum Anklicken. Beispielsweise kann Excel die ursprüngliche Formatierung der Zellen entfernen oder beibehalten, Rahmen löschen oder statt der Zelleninhalte nur die dahinter liegenden Formeln kopieren.

6. Zum schnellen Auffinden von Text in Zellen gehen Sie auf „Start -> Suchen und Auswählen -> Suchen“. Tippen Sie den Suchbegriff ein und prüfen Sie nach einem Klick auf „Optionen“ die Suchvoreinstellungen. Klicks auf „Weitersuchen“ bringt Sie der Reihe nach zu den Fundstellen. Möchten Sie gefundenen Text ersetzen lassen, klicken Sie auf „Ersetzen“. Tragen Sie bei „Ersetzen durch“ den neuen Text ein, und gehen Sie auf „Alle ersetzen“.

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