27.09.2012, 13:08

Heinrich Puju

Word-Tricks

Versteckte Informationen bei Word entfernen

Versteckte Daten befinden sich oft noch unbemerkt in dem Dokument. Diese sollten Sie unbedingt löschen.

Wer Word-Dokumente als Datei weitergibt, sieht nicht den ganzen Inhalt des Dokuments. Gerade versteckte Daten lassen gefährlich tief blicken. So löschen Sie diese.
Doch die Dokumentdateien von Word enthalten nicht nur die sichtbaren Texte und Bilder. Hier findet sich auch all das, was bei der Bearbeitung nebenbei eingegeben wurde wie Überarbeitungen und Kommentare, Wasserzeichen, unsichtbare Textteile und insbesondere die persönlichen Informationen, die automatisch in den Dokumenteigenschaften gespeichert werden. Um bei der Weitergabe von Dokumenten sicher zu sein, dass verborgene Informationen den Empfänger nicht unbeabsichtigt erreichen, sollten Sie die Datei testen und bereinigen.
Speichern und prüfen: Dokumente, die Sie bereinigt weitergeben, sollten Sie in einer separaten Fassung, am besten unter Angabe des Empfängernamens sichern. So können Sie auch später noch überprüfen, welche Informationen den Leser erreicht haben. Speichern Sie also das Dokument zunächst mit einem Klick auf das Register „Datei“ (bei Word 2007 auf das  Office-Symbol) und „Speichern unter“, wobei Sie im Feld „Dateiname“ einfach den Namen oder das Kürzel des Adressaten an den bestehenden Namen anhängen, bevor Sie auf „Speichern“ klicken. Um nun diese Version des Dokuments für die Weitergabe von unsichtbaren Daten zu befreien, klicken Sie bei Word 2010 auf „Datei“ und dann im Bereich „Informationen“ auf „Auf Probleme prüfen ➞ Dokument prüfen“. Bei Word 2007 klicken Sie auf das Office-Symbol und dann auf „Vorbereiten  ➞ Dokument prüfen“. Sofern ungesicherte Änderungen im Dokument vorliegen, bestätigen Sie die folgende Speicherabfrage mit „Ja“.
Im geöffneten Dialogfenster „Dokumentprüfung“ können Sie einfach sämtliche Kontrollkästchen markiert lassen und klicken auf „Prüfen“. Wenn verborgene Inhalte gefunden wurden, zeigen die Prüfungsergebnisse dies mit einem roten Ausrufezeichen an. Sie können nun bei jeder kontrollierten Sparte mit einem Klick auf „Alle entfernen“ entscheiden, ob die entsprechenden Dateiinhalte gelöscht werden sollen. Dies mag je nach Dokumentgestaltung bei Kopf- und Fußzeilen nicht erforderlich erscheinen, während „Aus  geblendeter Text“ stets mit Vorsicht beachtet und im Zweifelsfall entfernt werden sollte. Mit einem Klick auf „Erneut prüfen ➞ Prüfen“ können Sie dann abschließend kontrollieren, ob die Löschung der ausgewählten Datenrubriken erfolgreich war. Sie beenden die Überprüfung mit „Schließen“ und speichern die bereinigte Version des Dokuments mit einem Klick auf „Speichern“.
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