03.01.2013, 11:24

Heinrich Puju

Word Tipps & Tricks

Serienbrief mit korrekter Anrede für Frauen und Männer erstellen

So erstellen Sie Serienbriefe mit geschlechtsspezifischer Anrede. ©iStockphoto.com/a-wrangler

Serienbriefen haftet immer etwas Unpersönliches an, insbesondere dann, wenn sie sich sofort als Massensendung zu erkennen geben. Ein Indiz hierfür ist stets die fehlerhafte Anrede. Oft ist einfach von „Sehr geehrte(r)“ die Rede, als könne der Absender nicht zwischen Mann und Frau unterscheiden. Dabei ist es gar nicht schwer, die Serienbrieffunktion von Word solche Entscheidungen treffen zu lassen.
Voraussetzung für einen Serienbrief: Für das Verfassen eines Serienbriefs muss ein Seriendokument geöffnet oder angelegt werden. Erst dann ist die Seriendruckfunktion mit den entsprechenden Befehlen aktiv. Zu jedem Seriendruckdokument gehört eine Steuerdatei mit den Anschriften und weiteren Angaben zu den Adressaten. Hierbei kann es sich um eine einfache Tabelle, eine Datenbank oder um Outlook-Kontakte handeln. Aus dieser Steuerdatei bezieht Word während des Seriendrucks sämtliche Informationen, über die die wechselnden Texte in dem Seriendruckdokument gesteuert werden. Zu diesen Texten gehört auch die persönliche Anrede. Die Voraussetzung für die korrekte Begrüßungszeile ist lediglich, dass das Geschlecht in der Adressdatei in der Steuerdatei bereits erfasst wurde, normalerweise schon durch die Anrede Herr oder Frau. Auf diese Information kann dann im Serienbrief mit einem Bedingungsfeld zurückgegriffen werden.
Serienbrief mit Begrüßung: Setzen Sie die Einfügemarke im Seriendruckdokument in die Zeile, in der die Anrede stehen soll.
Nun klicken Sie bei Word 2007 und Word 2010 im Menüband „Sendungen“ im Bereich „Felder schreiben und einfügen“ auf das Symbol „Regeln“. Bei Word 2003 klicken Sie in der Symbolleiste „Seriendruck“ auf „Bedingungsfeld einfügen“. In der geöffneten Auswahlliste klicken Sie danach auf „Wenn… Dann… Sonst…“. Im anschließend geöffneten Dialogfenster klicken Sie in das Feld „Feldname“ und wählen aus der Liste den Eintrag, unter dem in der Adressdatei die geschlechtsspezifischen Informationen gespeichert sind, beispielsweise „Anrede“. Im Feld „Vergleich“ belassen Sie „Gleich“ und tippen dann ins Feld „Vergleichen mit“ den Eintrag Herr. Als Nächstes klicken Sie ins Eingabefeld „Dann diesen Text einfügen“ und geben Sehr geehrter Herr ein. Daraufhin erfassen Sie nach einem Mausklick in das Feld „Sonst diesen Text einfügen“ den Eintrag Sehr geehrte Frau und bestätigen mit „OK“.
Jetzt geben Sie ein Leerzeichen ein, klicken auf das Symbol „Seriendruckfeld einfügen“ und danach auf den Eintrag „Nachname“. Im Anschluss daran geben Sie ein Komma ein, beschließen den Begrüßungsabsatz noch mit einem Druck auf die Enter-Taste und schreiben nun den Rest des Serientextes. Um zu kontrollieren, ob die automatische Anrede auch wie gewünscht funktioniert, klicken Sie bei Word 2007 und Word 2010 einfach auf „Vorschau Ergebnisse“ und bei Word 2003 auf „Seriendruck-Vorschau“. Dann können Sie sich mit den Schaltflächen „Nächster Datensatz“ und „Vorheriger Datensatz“ den Serientext mit den eingefügten Adressen anzeigen lassen. So haben Sie die Möglichkeit zu kontrollieren, ob die Informationen der Steuerdatei durchgängig korrekt umgesetzt werden.
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