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Word: Inhaltsverzeichnis über mehrere Dateien

08.04.2004 | 08:30 Uhr |

Sie haben ein längeres Dokument in mehrere Einzeldokumente unterteilt. Das sorgt für mehr Übersicht und erhöht die Stabilität von Word. Allerdings können Sie nun nicht mehr automatisch ein gemeinsames Inhalts- beziehungsweise Abbildungsverzeichnis oder einen Index generieren. Word stellt zwei Funktionen bereit, mit denen sich gemeinsame Verzeichnisse aus mehreren Dateien erstellen lassen.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Sie haben ein längeres Dokument in mehrere Einzeldokumente unterteilt. Das sorgt für mehr Übersicht und erhöht die Stabilität von Word. Allerdings können Sie nun nicht mehr automatisch ein gemeinsames Inhalts- beziehungsweise Abbildungsverzeichnis oder einen Index generieren.

Lösung:

Word stellt zwei Funktionen bereit, mit denen sich gemeinsame Verzeichnisse aus mehreren Dateien erstellen lassen. Sie können entweder eine Feldfunktion verwenden oder mit Filialdokumenten arbeiten. Wir zeigen die nötigen Schritte am Beispiel eines Inhaltsverzeichnisses unter Word 2000. Bei anderen Word-Versionen kann die genaue Bezeichnung der Menüpunkte geringfügig abweichen. Damit sich ein Inhaltsverzeichnis überhaupt automatisch generieren lässt, müssen die Überschriften mit den Formatvorlagen "Überschrift 1" bis "Überschrift 9" formatiert sein.

Feldfunktion:

Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument, und speichern Sie es unter einem beliebigen Namen in dem Verzeichnis, in dem die Dateien liegen, für die Sie das Inhaltsverzeichnis erstellen wollen. Blenden Sie dann die nichtdruckbaren Zeichen ein - entweder über das Icon "einblenden/ausblenden" in der Symbolleiste "Standard" oder mit <Strg>-<Shift>-<8>. Aktivieren Sie außerdem über <Alt>-<F9> die Feldfunktionen. Erzeugen Sie per <Strg>-<F9> ein leeres Klammerpaar für einen Feldbefehl, und geben Sie innerhalb der geschweiften Klammern

RD <Datei> /f

ein. "<Datei>" steht für den Namen der ersten Word-Datei, die als Quelle für das

Inhaltsverzeichnis dienen soll. Wiederholen Sie den Feldbefehl für jede benötigte Datei. Wenn der Name des Dokuments Leerzeichen enthält, müssen Sie ihn in Anführungszeichen setzen. Der Schalter /f bewirkt, dass Word nach dem angegebenen Dokument in einem Pfad relativ zum aktuellen Dokument sucht, also beispielsweise im selben Verzeichnis. Fehlt dieser Schalter, können die anderen Dateien auch an einem beliebigen Ort auf der Festplatte liegen. In diesem Fall müssen Sie aber den kompletten Pfad eintragen.

Vor die RD-Felder fügen Sie dann das Feld fürs Inhaltsverzeichnis ein. Dafür genügt "{TOC}" (table of contents). Anschließend aktualisieren Sie dieses Feld über das Kontextmenü und den Befehl "Felder aktualisieren" und blenden per <Alt>-<F9> die Feldfunktionen wieder aus.

Hinweis:

Damit die Seitenangaben stimmen, müssen Sie in jedem Dokument über "Einfügen, Seitenzahlen" und die Schaltfläche "Format" die Seitennummer festlegen, mit der dieses Dokument beginnt.

Filialdokumente:

Wenn Sie ein Zentraldokument mit Filialdokumenten verwenden, verwaltet Word das Inhaltsverzeichnis weitestgehend automatisch. Erstellen Sie ein neues Dokument, und speichern Sie es unter einem beliebigen Namen im selben Verzeichnis, in dem schon die anderen Teildokumente liegen. Gehen Sie dann auf "Ansicht, Gliederung". Word blendet jetzt die Symbolleiste "Gliederung" ein. Falls nicht, aktivieren Sie sie über "Ansicht, Symbolleisten".

Klicken Sie auf das Icon "Unterdokument einfügen" in der Symbolleiste "Gliederung", und wählen Sie das erste Dokument aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Dokument, das Sie verwenden möchten. Anschließend bauen Sie das Inhaltsverzeichnis über "Einfügen, Index und Verzeichnisse" am Anfang des Dokuments ein.

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