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Word: Autotext bequem

12.06.2001 | 14:24 Uhr |

Autotext-Einträge nehmen fertige Textbausteine auf. Dass hierfür nicht immer auch die entsprechenden Menüs aufgerufen werden müssen, verrät dieser PC-WELT-Tipp.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Sie wollen sich - etwa für Geschäftsbriefe - eine Vorlage erstellen, die bereits alle nötigen Felder wie Betreff, Anrede und Grußformel enthält. Zur Anpassung des Schreibens an den jeweiligen Adressaten soll Ihnen nun Word im Dokument Vorschläge anbieten, aus denen Sie mit einem Klick Autotext-Einträge für die Felder auswählen können.

Verwenden Sie in Word 2000 die Feldfunktion "Autotextlist". In Word 97 heißt der Befehl "Autotextliste". Einige Mustervorlagen von Word wie "Aktueller Brief.DOT" und "Professioneller Brief.DOT" enthalten diese Funktion bereits. Um selbst eine Dokumentvorlage zu erstellen, die diese Feldfunktion nutzt, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie in Word "Datei, Neu", aktivieren Sie unter "Neu erstellen" die Option "Vorlage", und klicken Sie dann auf "OK".

2. Unter "Einfügen, Feld" wählen Sie aus der Liste unter "Feldnamen:" den Eintrag "AutoTextList" (Word 2000) beziehungsweise "AutoText-Liste" (Word 97) aus.

3. In die Eingabezeile unter "Feldfunktionen:" können Sie dann beispielsweise folgende Zeile eingeben:

AUTOTEXTLIST "Anredeformel" \t "Rechter Mausklick für Auswahlliste" \s "Anrede"

Nachdem Sie mit "OK" bestätigt haben, fügt Word die Feldfunktion in die Vorlage ein.

"Anredeformel" gibt dabei den Beschreibungstext an, der im Dokument später anstelle der Feldfunktion erscheint. Der Schalter \t sorgt dafür, dass der nachfolgende Tipp-Text als gelbes Fähnchen angezeigt wird, wenn der Mauszeiger über dem Feld steht. Der Schalter \s legt fest, dass Word für die Liste nur Einträge aus der angegebenen Formatvorlage verwenden soll - in unserem Beispiel "Anrede". Sie können den Schalter \s auch weglassen und stattdessen den Absatz, in dem die Feldfunktion steht, mit dieser Formatvorlage formatieren.

Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jede Autotextliste, die Sie in Ihre Vorlage einbauen wollen.

Tragen Sie in die Feldfunktion jeweils einen passenden Beschreibungstext und die betreffende Formatvorlage ein - etwa "Betreffzeile", "Grußformel" oder "Firmenunterschrift".

Abschließend speichern Sie die neue Vorlage unter einem beliebigen Namen in Ihrem Vorlagenordner.

In jedem Dokument, das Sie auf der Basis dieser Vorlage erstellen, können Sie dann nach einem Rechtsklick auf die Feldfunktion aus dem Kontextmenü einen Autotext-Eintrag auswählen.

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