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Word 97/2000/XP: Zusatzinfos speichern

Problem: Sie wollen ein Word-Dokument mit zusätzlichen Kommentaren versehen, beispielsweise Bearbeitungshinweisen oder Anmerkungen zum Dokument. Gelegentlich möchten Sie die Zusatztexte verschlüsseln, damit die Informationen nicht für jedermann zugänglich sind.

Anforderung

Einsteiger, Fortgeschrittener, Profi

Zeitaufwand

Gering

Problem: Sie wollen ein Word-Dokument mit zusätzlichen Kommentaren versehen, beispielsweise Bearbeitungshinweisen oder Anmerkungen zum Dokument. Gelegentlich möchten Sie die Zusatztexte verschlüsseln, damit die Informationen nicht für jedermann zugänglich sind.

Lösung: Word-Dokumente lassen sich über den Menüpunkt "Datei, Eigenschaften" mit zahlreichen Zusatzinfos versehen. Auf der Registerkarte "Datei-Info" können Sie beispielsweise einen Titel oder ein Thema für das Dokument festlegen. Die Felder "Autor" und "Firma" sind standardmäßig mit den Daten gefüllt, die Sie bei der Installation des Programms eingegeben haben.

Weitergehende Möglichkeiten bietet die Registerkarte "Anpassen". Hier sind in einer Liste schon einige gebräuchliche Kategorien aufgeführt. Klicken Sie einfach eine an, geben Sie hinter "Wert" einen Text ein, und klicken Sie auf "Hinzufügen". Name und Wert erscheinen dann in der Liste unter "Eigenschaften".

Die vorgegebenen Kategorien reichen Ihnen nicht aus? Tragen Sie hinter "Name" eine beliebige Bezeichnung und hinter "Wert" einen Text ein. Über die Auswahl hinter Typ bestimmen Sie das Format: "Text", "Datum", "Zahlen" oder "Ja oder Nein". Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Hinzufügen" legen Sie die Zusatzinfos im Dokument ab. Die neuen Einträge erscheinen dann sofort in der Liste unter "Eigenschaften".

Mehr Komfort bei der Eingabe benutzerdefinierter Eigenschaften und eine Verschlüsselungsfunktion bietet unser Add-in INFOS.DOT . Kopieren Sie die DOT-Datei in das Autostart-Verzeichnis von Word. Wo dieses Verzeichnis liegt, erfahren Sie unter "Extras, Optionen, Dateiablage" (Word 2000/XP: "Speicherort für Dateien"). Starten Sie danach Word neu.

Die im Add-in enthaltenen Makros legen automatisch die Symbolleiste "pcw-Makros" mit der Schaltfläche "Infos" an. Nach einem Klick darauf sehen Sie den Dialog "Dokumenteigenschaften bearbeiten". Geben Sie hinter "Name" und "Wert" die gewünschten Infos ein, klicken Sie auf die Schaltfläche "+" und anschließend auf "Speichern". Über die Schaltfläche "-" löschen Sie einen markierten Eintrag. Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, übernimmt ein Makro den Text in die Eingabefelder. Sie können den Text ändern und mit "Speichern" im Dokument ablegen. Wenn Sie ein Häkchen vor die Option "Verschlüsseln" setzen, codiert das Makro den Text mit einem einfachen Verschlüsselungsalgorithmus (ROT13). Das ist zwar nicht besonders sicher, genügt aber in der Regel, die Einträge in den Dokumenteigenschaften vor neugierigen Blicken zu schützen.

Hinweise:

Um das Add-in zu de-installieren, gehen Sie auf "Extras, Vorlagen und Add-Ins", entfernen das Häkchen vor "infos.dot" und beenden Word. Löschen Sie die Datei INFOS.DOT aus dem Autostart-Verzeichnis von Word. Den Status der Klickbox "Verschlüsseln" speichert das Add-in in der Registry unter "Hkey_Current_User\Software\VB and VBA Program Settings\pcwDocProps". Wenn Sie das Add-in nicht mehr verwenden, können Sie diesen Schlüssel löschen.

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