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Word 97/2000/XP: Speichern, Kopieren und Archivieren

04.07.2003 | 11:34 Uhr |

Sie legen Ihre Dokumente nicht einfach unter "Eigene Dateien" ab, sondern organisieren sie in mehreren Verzeichnissen. Beim Speichern eines neuen Dokuments müssen Sie daher immer erst umständlich zum richtigen Ordner manövrieren. Außerdem vermissen Sie eine Möglichkeit, Kopien der aktuellen Datei in einem anderen Format zu erzeugen oder die Dokumente in einer ZIP-Datei zu archivieren. PC-WELT zeigt Ihnen, wie Sie diese Probleme lösen können.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Sie legen Ihre Dokumente nicht einfach unter "Eigene Dateien" ab, sondern organisieren sie in mehreren Verzeichnissen. Beim Speichern eines neuen Dokuments müssen Sie daher immer erst umständlich zum richtigen Ordner manövrieren. Außerdem vermissen Sie eine Möglichkeit, Kopien der aktuellen Datei in einem anderen Format zu erzeugen oder die Dokumente in einer ZIP-Datei zu archivieren.

Lösung:

Erst in Office XP hat Microsoft den Anwendungen einen anpassbaren "Speichern"-Dialog spendiert, der die schnelle Auswahl individueller Ordner erlaubt.

Unter Office 2000 sind dazu geeignete Tools oder Eingriffe in die Registry erforderlich (siehe auch PC-WELT 9/2001, Seite 242), und bei Office 97 fehlt diese Möglichkeit ganz. Mit unserem Add-in SAVEAS2.DOT rüsten Sie einen Multifunktionsdialog für alle Word-Versionen nach. Sie legen damit Ihre Dokumente in frei konfigurierbaren Ordnern ab, erstellen Kopien eines Dokuments als RTFoder TXT-Datei oder speichern ein Dokument direkt als ZIP-komprimierte Datei. Sie können auch festlegen, dass beim Speichern zusätzlich eine Sicherheitskopie in einem ZIP-Archiv abgelegt wird. Diese lässt sich mit einem Kommentar versehen und mit einem Kennwort schützen.

Zur Installation dieses Add-ins kopieren Sie die DOT-Datei in das Autostart-Verzeichnis von Word. Wo dieses Verzeichnis liegt, erfahren Sie unter "Extras, Optionen" auf der Registerkarte "Dateiablage" (Word 2000/XP: "Speicherort für Dateien"). Wenn Sie die ZIP-Funktion nutzen möchten, müssen Sie zusätzlich die Datei ZIP32.DLL in das Windows-System-Verzeichnis kopieren.

Starten Sie dann Word neu. Das Makro legt automatisch eine neue Symbolleiste mit der Schaltfläche "Speichern unter (Benutzerdefiniert)" an. Nach einem Klick darauf sehen Sie einen Dialog mit zwei Registerkarten. Klicken Sie hier auf "Optionen", und tragen Sie hinter "Pfad zur Archivdatei" beispielsweise "C:\Backup\Archiv.zip" ein. Das Add-in kann dann eine Kopie jeder gespeicherten Datei in der angegebenen ZIP-Datei ablegen.

Um diese zusätzlich mit einem Kennwort und/oder einem Kommentar zu versehen, aktivieren Sie die entsprechenden Optionen unter "ZIP-Funktion". Die Dokumente werden zusammen mit den Pfadangaben, aber ohne Laufwerksbezeichnungen gespeichert, eine bereits vorhandene Datei mit demselben Namen und Pfad ohne Rückfrage überschrieben.

Auf der Registerkarte "Dateiablage" konfigurieren Sie zuerst die Zielpfade. Mit Hilfe der Schaltflächen "+" und "-" fügen Sie neue Pfade hinzu oder löschen vorhandene. Mit den Pfeiltasten bewegen Sie einen Eintrag nach oben oder unten und verändern so die Reihenfolge der Listeneinträge. Zum Speichern eines Dokuments wählen Sie einen Ordner und den Dateityp. Tragen Sie den Dateinamen ein, und klicken Sie auf "Speichern". Ist die Klickbox vor "Als Kopie speichern" aktiv, legt das Add-in eine Kopie des aktuellen Dokuments unter dem angegebenen Namen ab. Mit der Klickbox vor "Archivieren" schalten Sie die Backup-Funktion ein und aus.

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