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Word 97/2000/XP: Listen und Kataloge automatisch erstellen

18.12.2003 | 11:08 Uhr |

Sie möchten aus einer größeren Anzahl von Word-Dateien automatisch Verzeichnisse oder Kataloge erstellen - beispielsweise mit den Veranstaltungen eines Vereins oder den Produkten Ihrer Firma. Dabei sollen die Informationen über eine zentrale Navigationsseite zugänglich sein. Das Ergebnis möchten Sie im Internet oder auf CD nutzen. Sie werden feststellen, dass sich Word für diese Aufgabe nur bedingt eignet: Es besitzt zwar Funktionen für das Anlegen von Zentraldokumenten, Inhaltsverzeichnissen und Hyperlinks, damit lässt sich aber eine solche Aufgabe nur mit verhältnismäßig großem Aufwand erledigen. PC-WELT hält für dieses Problem das passende Tool bereit.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Sie möchten aus einer größeren Anzahl von Word-Dateien automatisch Verzeichnisse oder Kataloge erstellen - beispielsweise mit den Veranstaltungen eines Vereins oder den Produkten Ihrer Firma. Dabei sollen die Informationen über eine zentrale Navigationsseite zugänglich sein. Das Ergebnis möchten Sie im Internet oder auf CD nutzen. Sie werden feststellen, dass sich Word für diese Aufgabe nur bedingt eignet: Es besitzt zwar Funktionen für das Anlegen von Zentraldokumenten, Inhaltsverzeichnissen und Hyperlinks, damit lässt sich aber eine solche Aufgabe nur mit verhältnismäßig großem Aufwand erledigen.

Word ist als Textverarbeitung auf klassische Büroaufgaben spezialisiert. Die Zentraldokumente dienen also vor allem dazu, einen großen Text in mehrere Filialdokumente aufzugliedern, um ihn besser handhaben und dennoch Gliederung, Fußnoten sowie Index für den Gesamttext erstellen zu können. Für das Verknüpfen und Präsentieren von Daten aus mehreren Dokumenten, beispielsweise für einen Produktkatalog, werden meist teure Spezialanwendungen oder Datenbanksysteme eingesetzt. Mit einigen Makros und ein paar zusätzlichen Vorlagen können Sie aber auch Word zu einem kleinen Content-Management-System (CMS) ausbauen.

Aus einem oder mehreren Dokumenten erstellen Sie dann eine Präsentation der Informationen etwa für eine Web-Seite. Neue oder geänderte Dokumente bauen Sie per Mausklick in die Seite ein.

Die Basis für unser Mini-CMS pcw-GenHTML2 liefert das kostenlose Web-Autoren-Tool Cuckoo, das wir um einige Funktionen ergänzt haben. Wir haben uns bei pcwGen- HTML2 auf das Erstellen von Katalogen und Verzeichnissen beschränkt, die wir am Beispiel eines Katalogs mit Produkttests erläutern. So geht's:

1. Installieren Sie pcwGenHTML2.EXE. Standardmäßig kopiert das Setup-Programm die Dateien in das Verzeichnis C:\Programme\PC-WELT\pcw-GenHTML2. Bevor Sie das Add-in verwenden können, sind allerdings noch einige Anpassungen nötig. Lesen Sie daher unbedingt die README.HTM im Unterverzeichnis \DOC des Installationsverzeichnisses, bevor Sie mit Punkt 2 fortfahren

2. Das Add-in legt automatisch die Symbolleiste "pcwTools" mit der Schaltfläche "HTML" an. Ein Klick darauf öffnet einen Dialog, über den Sie das Add-in steuern.

3. Auf der Registerkarte "Dateien" klicken Sie auf "Datei(en) auswählen". Nehmen Sie zum Ausprobieren die Dateien Digitalkameras.DOC, MP3-Player.DOC und CDBrenner.DOC aus dem Verzeichnis C:\Programme\PC-WELT\pcwGenHTML2\Demo. Markieren Sie alle Einträge durch Klick auf die Schaltfläche "A".

4. Gehen Sie auf die Registerkarte "Optionen", und tragen Sie hinter "Ziel-Verzeichnis" ein beliebiges Arbeitsverzeichnis ein. Wenn das Verzeichnis noch nicht vorhanden ist, legt Word es an. Hinter "Vorlagen-Verzeichnis" gehört der Pfad, in dem die CSS- und XSL-Dateien liegen (standardmäßig C:\Programme\PC-WELT\pcw-GenHTML2\Vorlagen).

5. Kehren Sie zur Registerkarte "Dateien" zurück, und klicken Sie auf "Start". Warten Sie, bis das Programm die HTML-Dateien generiert hat.

Im Zielverzeichnis finden Sie anschließend für jedes der ursprünglichen Word-Dokumente eine HTML-Datei und die Übersichtsseite NAVI.HTML, die Sie in Ihre Website einbauen können. Wenn Sie den Katalog lieber in einem Frame-Dokument unterbringen möchten, aktivieren Sie im Programmfenster von pcwGenHTML2 auf der Registerkarte "Optionen" die Option "Index-File für Frame-Dokument". Unser Tool generiert dann zusätzlich die Datei FRAMESET.HTML als Startseite für den Katalog.

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