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Word 97/2000/XP: Geschützte Formulare anlegen

21.07.2003 | 12:09 Uhr |

In einem Word-Dokument, etwa einem Bestellformular, sollen Anwender nur bestimmte Bereiche ausfüllen können. Den Rest des Dokuments wollen Sie vor Veränderungen schützen. Word stellt einige Funktionen und Elemente speziell für die Entwicklung von Formularen zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise Umfragen, Registrierungs- oder Bestellformulare gestalten. Über den Dokumentschutz beschränken Sie die Eingabe auf vorher definierte Formularfelder - das übrige Dokument kann der Anwender dann nicht verändern. PC-WELT zeigt Ihnen, wie es funktioniert.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

In einem Word-Dokument, etwa einem Bestellformular, sollen Anwender nur bestimmte Bereiche ausfüllen können. Den Rest des Dokuments wollen Sie vor Veränderungen schützen.

Lösung:

Word stellt einige Funktionen und Elemente speziell für die Entwicklung von Formularen zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise Umfragen, Registrierungs- oder Bestellformulare gestalten. Über den Dokumentschutz beschränken Sie die Eingabe auf vorher definierte Formularfelder - das übrige Dokument kann der Anwender dann nicht verändern.

Unsere Beispieldatei Bestellung1.DOC zeigt ein einfaches Bestellformular für Büromaterial, in das der Benutzer nur die Anzahl der gewünschten Artikel eintragen kann.

Die Vorgehensweise aus dem Beispiel lässt sich leicht auf andere Fälle übertragen, weshalb wir hier die einzelnen Schritte erläutern.

1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument, und erstellen Sie eine Tabelle mit vier Spalten und sieben Zeilen. Fügen Sie die Spaltenüberschriften ein, in unserem Beispiel sind das "Artikel", "Einzelpreis", "Anzahl" und "Gesamtpreis". Tragen Sie auch die Artikelnamen ein.

2. Blenden Sie die Symbolleiste "Formular" ein, und setzen Sie den Cursor in die zweite Zelle der zweiten Spalte ("Einzelpreis"). Klicken Sie in der Symbolleiste "Formular" auf das Icon "Text-Formularfeld". Word fügt dann hinter dem Cursor ein neues Text-Formularfeld ein.

3. Klicken Sie auf das Icon "Formularfeld-Optionen". Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie unter "Typ" den Eintrag "Zahl" wählen und unter "Vorgabetext:" den Preis für den ersten Artikel eingeben. Unter "Zahlenformat" wählen Sie "#.##0,00 €;(#.##0,00 €)". Deaktivieren Sie die Klickbox vor "Eingabe zulassen", und klicken Sie auf "OK".

4. Setzen Sie den Cursor in die Spalte "Anzahl", und fügen Sie erneut ein Text-Formularfeld ein (Schritt 2). Über "Formularfeld-Optionen" bestimmen Sie als Typ "Zahl" und als "Vorgabewert" "0". Hier muss die Klickbox vor "Eingabe zulassen" aktiviert sein, damit der Anwender später die Anzahl eintragen kann. Aktivieren Sie außerdem die Klickbox vor "Beim Verlassen berechnen".

5. Erzeugen Sie in der Spalte unter "Gesamtpreis" ein neues Text-Formularfeld. In die Optionen gehört diesmal unter "Typ" der Eintrag "Berechnung". Unter "Ausdruck" geben Sie die Formel "=B2*C2" ein.

6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jede Zeile in der Tabelle, in der bereits ein Artikelname steht. Sie können auch die Tastenkombinationen <Strg>-<C> und <Strg>-<V> verwenden, um vorhandene Felder zu kopieren und einzusetzen. Da Word - anders als Excel - keine relativen Zellbezüge kennt, müssen Sie in der Spalte "Gesamtpreis" jede Formel anpassen, für die dritte Zeile beispielsweise "=B3*C3" und für die vierte "=B4*C4".

7. Für die Berechnung der Gesamtsumme der Bestellung setzen Sie abschließend ein Textfeld in die letzte Zelle der Spalte "Gesamtpreis", tragen für den Typ "Berechnung" ein und als Ausdruck "=Summe(Über)". Danach wählen Sie wie in 2 Schritt 3 das gewünschte Zahlenformat.

Zum Test des fertigen Formulars gehen Sie auf "Extras, Dokument schützen", wählen die Option "Formulareingabe" und klicken auf "OK". Den Cursor bewegen Sie mit der <Tab>-Taste von einem Feld zum nächsten. Wenn Sie eine Zahl eingeben, nimmt Word die Berechnung automatisch vor.

Tipp:

Vor der Weitergabe der Word-Datei sollten Sie über den Dialog "Dokument schützen" ein Kennwort vergeben. Der Benutzer kann dann weder das Formular verändern noch den Schutz des Dokuments aufheben.

Download von Bestellung1.doc

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