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Word 97/2000/XP: Dokumente mit laufender Nummer versehen

Sie schreiben Ihre Rechnungen oder Quittungen mit Word. Sie wollen, dass Word für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige, fortlaufende Nummer vergibt, die sich in den Text und/oder den Dateinamen einfügen lässt. Es gibt mehrere Möglichkeiten. Der Zählerstand lässt sich beispielsweise in einer Dokumentvorlage, der Registry oder einer externen Datei unterbringen. In jedem Fall brauchen Sie ein Makro, das beim Öffnen eines neuen Dokuments weiterzählt. PC-WELT zeigt Ihnen, wie es funktioniert.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Sie schreiben Ihre Rechnungen oder Quittungen mit Word. Sie wollen, dass Word für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige, fortlaufende Nummer vergibt, die sich in den Text und/oder den Dateinamen einfügen lässt.

Lösung:

Es gibt mehrere Möglichkeiten. Der Zählerstand lässt sich beispielsweise in einer Dokumentvorlage, der Registry oder einer externen Datei unterbringen. In jedem Fall brauchen Sie ein Makro, das beim Öffnen eines neuen Dokuments weiterzählt. Ein Beispiel dafür finden Sie in unserem Add-in DocCounter.DOT und der zugehörigen Dokumentvorlage RECHNUNG.DOT. Das Add-in verwendet eine externe Datei zum Speichern des Zählerstands, die sich im Netzwerk auch von mehreren Anwendern gemeinsam verwenden lässt.

Zur Installation kopieren Sie das Addin in das Word-Autostart-Verzeichnis. Starten Sie dann Word neu. Wo dieses Verzeichnis liegt, erfahren Sie unter "Extras, Optionen, Dateiablage" (Word 2000/XP: "Speicherort für Dateien"). Das Add-in erzeugt automatisch die neue Symbolleiste "pcwCounter" mit den Schaltflächen "#", "Edit" und "Speichern". Durch einen Klick auf "#" fügen Sie die laufende Nummer an der Cursor-Position in Ihr Dokument ein. Über "Edit" können Sie den Anfangswert des Zählers bestimmen oder den Zähler zurücksetzen. Ein Klick auf "Speichern" generiert einen Dateinamen aus Datum und laufender Nummer, den Sie gegebenenfalls vor dem Speichern anpassen können.

Die Vorlage RECHNUNG.DOT kopieren Sie in das Vorlagen-Verzeichnis (den Speicherort erfahren Sie auf dem oben beschriebenen Weg). Über "Datei, Neu" können Sie künftig neue Dokumente auf der Basis dieser Vorlage erstellen, in die Word automatisch die Rechnungsnummer einfügt.

Hinweise:

Das Makro speichert den aktuellen Zählerstand in der Datei COUNTER.DAT unter "Eigene Dateien". Wenn Sie den Dateinamen oder Ablageort ändern möchten, müssen Sie den Wert der Variablen "CounterFilePath" und "CounterFile" im Makro ändern.

Download: DocCounter.DOT

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