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Word 2000/XP: In mehreren Dokumenten suchen & ersetzen

Sie benötigen einige Word-Dokumente regelmäßig. In allen Dokumenten wollen Sie ein bestimmtes Wort oder einen Namen suchen und ersetzen, da sich die Schreibweise geändert hat oder fehlerhaft ist. Mit der "Ersetzen"-Funktion von Word können Sie aber nur das jeweils geladene Dokument durchsuchen. Bei großen Datenbeständen eine zeitaufwendige Aufgabe für regnerische Herbsttage. PC-WELT verrät Ihnen, wie Sie in mehreren Dokumenten Textpassagen suchen und ersetzen können.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Sie benötigen einige Word-Dokumente regelmäßig. In allen Dokumenten wollen Sie ein bestimmtes Wort oder einen Namen suchen und ersetzen, da sich die Schreibweise geändert hat oder fehlerhaft ist. Mit der "Ersetzen"-Funktion von Word können Sie aber nur das jeweils geladene Dokument durchsuchen. Bei großen Datenbeständen eine zeitaufwendige Aufgabe für regnerische Herbsttage.

Lösung:

Allein mit dem Makrorecorder von Word können Sie sich eine Menge Arbeit sparen. Gehen Sie auf "Extras, Makro, Aufzeichnen", und geben Sie für das Makro einen aussagekräftigen Namen ein. Lassen Sie Word das Makro in der Vorlage NORMAL.DOT speichern, damit es in allen Dokumenten zur Verfügung steht. Starten Sie mit einem Klick auf "OK" die Makro-Aufzeichnung, und nehmen Sie über "Bearbeiten, Ersetzen" die gewünschten Änderungen am Dokument vor. Danach können Sie den Recorder mit einem Klick auf das "Stop"-Symbol anhalten und das abgespeicherte Makro in anderen neu geladenen Dokumenten nach einem Druck auf <Alt>-<F8> auswählen und beliebig oft ablaufen lassen.

Besonders flexibel ist diese Lösung allerdings nicht: Sie taugt nur für wenige Dokumente, um einen einzigen Begriff zu suchen und zu ersetzen. Für den nächsten Begriff müssten Sie wieder ein Makro aufzeichnen. Wenn es darum geht, mehrere Wörter in einer großen Zahl von Word-Dokumenten zu ersetzen, benötigen Sie eine umfangreichere Lösung wie die Scriptanwendung WREPLACE.HTA . Das Tool bietet eine komfortable Eingabemaske für den Pfad des Dokumentordners und das Suchwort, das Sie ersetzen möchten. Obwohl das Tool nicht als Makro in Word läuft, sondern als eigenständige Scriptanwendung, muss Word 2000 oder XP auf dem Rechner installiert sein. WREPLACE.HTA macht sich per VB-Script die Methoden der Makroprogrammierung zunutze und verlangt dazu Word und die Version 6 des Internet Explorers.

Das Tool selbst setzt keine Installation voraus, Sie starten es einfach per Doppelklick und füllen die Eingabefelder aus. Von oben nach unten: Im Eingabefeld "Ordner" tippen Sie den gewünschten Verzeichnispfad ein. Das Tool durchsucht hier alle DOC-Dateien. Über die Klickbox "Mit Unterverzeichnissen" legen Sie fest, ob die Suche auch sämtliche Unterordner des angegebenen Ordners berücksichtigt. Mit dem Button "Durchsuchen", lässt sich ein Ordner bequem per Mausklick in einem Dialogfenster auswählen. Weiter geht's zum gesuchten Wort: "Zu ersetzendes Wort" gibt an, nach welchem Wort das Script in einem Word-Dokument sucht. Achten Sie bei der Eingabe des Suchbegriffs auf Groß- und Kleinschreibung, die exakt mit dem Wort im Dokument übereinstimmen muss. Sie können hier auch eine längere Zeichenfolge mit Leerzeichen angeben, sofern diese keine Absatzschaltung enthält. Erzwungene Absatzschaltungen kann die Textanalyse nicht berücksichtigen.

"Ersetzen mit" sagt der Suche, wogegen die gefundene Zeichenkette ausgetauscht wird. Auch hier berücksichtigt das Script die exakte Schreibweise ebenso wie Leerzeichen. Mit "Los!" starten Sie schließlich die Aktion. Damit Sie sehen, was das Script im Detail tut, zeigt das unterste Feld eventuelle Fehlermeldungen und eine Liste der durchsuchten Dateien. Auf Wunsch lassen sich die Meldungen in einer Logdatei festhalten ("Log Speichern"). Die Datei trägt als Namen das aktuelle Datum mit Uhrzeit und findet sich im selben Ordner wie WREPLACE.HTA.

Beachten Sie, dass Sie mit dem Tool WREPLACE.HTA direkt in Ihre Word-Dokumente schreiben. Bei solchen globalen Aktionen kann natürlich auch mal etwas schiefgehen. Deshalb sollten Sie vor größeren Ersetzungsaktionen auf jeden Fall Sicherheitskopien der betroffenen Dokumente erstellen.

Download von WREPLACE.HTA

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