15.11.2011, 11:01

Heinrich Puju

Elegantere Präsentationen

PowerPoint-Tabellen in Diagramme verwandeln

©Microsoft

Präsentationsfolien mit Zahlenkolonnen machen eher müde, als dass sie Interesse wecken. Besser geht's mit eleganten Diagrammen. So wandeln Sie Ihre Tabellen um.
Folie anlegen:
Klicken Sie in Powerpoint im Menüband „Start“ auf „Neue Folie“ und im Auswahlmenü auf das Design „Titel und Inhalt“. Auf der geöffneten Folie klicken Sie zunächst in das Feld „Titel durch Klicken hinzufügen“ und geben den Folientitel ein, also den Titel des Diagramms. Anschließend klicken Sie auf der Folie auf das Diagrammsymbol. Klicken Sie im dann erscheinenden Fenster auf den Diagrammtyp, etwa auf das dreidimensionale Säulendiagramm „3D-Zylinder“, und danach auf „OK“.
Werte erfassen:
Automatisch öffnet sich eine Excel-Tabelle, in der schon Beispielwerte eingetragen sind. Beschriften Sie die Spalten der Datenreihen etwa mit der Bezeichnung der Produkte, deren Absatz Sie vergleichen wollen. Die Zeilen der Kategorien beschriften Sie im Beispiel mit Jahreszahlen. Danach legen Sie mittels des blauen Rahmens die Größe der Tabelle fest: Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Anfasser rechts unten, und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste nach rechts und/oder unten, um den Datenbereich anzupassen.
Anschließend tragen Sie in die Zellen die Werte ein, die die Höhen der einzelnen Säulen bestimmen. Achten Sie beim Säulendiagramm darauf, die Datenreihen mit niedrigeren Werten nach Möglichkeit in die linken Spalten einzutragen, da dies dem Gesamtbild und der Übersichtlichkeit des Schaubilds zugute kommt.
Diagramm bearbeiten:
Um sich vom aktuellen Stand zu überzeugen, wechseln Sie vom Excel-Fenster zurück zu Powerpoint. Die Daten, die Sie in die Tabelle eintragen, werden automatisch im Powerpoint-Diagramm dargestellt. Die Excel-Tabelle können Sie übrigens bedenkenlos mit einem Klick auf das Schließkreuz schließen, da die Daten in der Präsentation gespeichert sind.Die Datentabelle lässt sich jederzeit erneut öffnen, beispielsweise wenn eine Korrektur oder Ergänzung nötig ist. Klicken Sie einfach ins Diagramm, um es zu markieren. Danach erscheinen im Menüband die „Diagrammtools“ mit drei Registerkarten. Klicken Sie im ersten Register „Entwurf“ auf auf den Menüpunkt „Daten bearbeiten“, um die dem Diagramm zugrunde liegenden Daten wieder in der Excel-Tabelle zu laden.
Diagramm gestalten:
Sollte sich herausstellen, dass ein anderer Diagrammtyp die Werte besser zur Geltung bringt, lässt sich der Typ im Menüband „Entwurf“ auch ändern: Klicken Sie auf „Diagrammtyp ändern“, markieren Sie eine andere Darstellung, und bestätigen Sie sie mit „OK“.
Den gewählten Diagrammtyp können Sie über das Menüband mit vorgestalteten Layouts in Form bringen. Mit den „Diagrammformatvorlagen“ lässt sich die Farbgestaltung anpassen. In beiden Fällen zeigt ein Klick auf den Öffnungspfeil rechts neben dem Menübandfeld die Palette.
Diagramm- und Achsentitel ändern Sie, indem Sie die entsprechenden Felder mit einem Klick markieren und die Bezeichnung eintippen oder das markierte Feld mit einem Druck auf die Entf-Taste löschen. Alle Elemente des Diagramms lassen sich zudem in Farbe, Gestaltung und Ausrichtung ändern, nachdem Sie sie einfach doppelt angeklickt haben.
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