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Serienmails mit Excel

27.01.2004 | 10:37 Uhr |

Sie wollen per Mail Anfragen, Infos über neue Produkte oder Einladungen an mehrere Empfänger verschicken. Die Serienbrief-Funktion von Word ist Ihnen dafür zu umständlich. Excel bietet zwar eine Mailfunktion, damit ist es aber nur möglich, die gesamte Arbeitsmappe oder einzelne Tabellenblätter zu verschicken. Mit dem PC-WELT Add-in pcwExcelMail.XLA erweitern Sie Excel um eine Funktion, mit der Sie aus dem Inhalt einer Tabelle Mails an mehrere Empfänger erzeugen. PC-WELT zeigt Ihnen, wie es funktioniert.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Sie wollen per Mail Anfragen, Infos über neue Produkte oder Einladungen an mehrere Empfänger verschicken. Die Serienbrief-Funktion von Word ist Ihnen dafür zu umständlich.

Lösung:

Excel bietet zwar eine Mailfunktion, damit ist es aber nur möglich, die gesamte Arbeitsmappe oder einzelne Tabellenblätter zu verschicken. Mit unserem Add-in pcwExcelMail.XLA erweitern Sie Excel um eine Funktion, mit der Sie aus dem Inhalt einer Tabelle Mails an mehrere Empfänger erzeugen. Die Tabelle muss dazu alle Daten für die Mails enthalten, also Mailadresse, Betreff und Nachrichtentext. Eine Beispieldatei liefern wir mit. Sie rufen sie nach der Installation des Add-ins über "Start, Programme, PC-WELT, PcwExcelMailer, SendMailDemo.XLS" auf. Das Add-in verwendet zum Versenden eine eigene Mailkomponente, arbeitet also unabhängig von einem bereits installierten Mailprogramm.

Wir beschreiben die Installation für Excel 2000. Bei anderen Programmversionen kann die Bezeichnung der Menüpunkte leicht abweichen:

Schritt 1:

Installieren Sie das Programm von der Heft-CD. Das Setup-Programm kopiert das Add-in standardmäßig nach C:\Programme\PC-WELT\pcwExcelMailer und registriert automatisch die für den Mailtransport erforderliche Active-X-Komponente PCWDUN3.OCX.

Schritt 2:

Starten Sie Excel, und gehen Sie auf "Extras, Add-Ins-Manager". Klicken Sie auf "Durchsuchen", wählen Sie die Datei pcwExcelMail.VBA, und klicken Sie auf "OK". Das Add-in erstellt - wenn nicht vorhanden - automatisch die neue Symbolleiste "pcwTools" mit der Schaltfläche "SendMail".

Schritt 3:

Über die Tastenkombination <Alt>-<F11> gelangen Sie zum Visual-Basic-Editor. Öffnen Sie über den Projekt-Explorer (mit <Strg><R> einblenden) das Modul "pcwSendMail2". Ändern Sie die Werte der Variablen in den ersten Zeilen entsprechend der von Ihnen verwendeten Mailkonfiguration. Die Bedeutung der Variablen entnehmen Sie dem Kommentartext. Speichern Sie das Add-in, und schließen Sie den VB-Editor.

Zum Ausprobieren des Add-ins öffnen Sie die Datei SendMailDemo.XLS. Aus dem Eintrag in der Spalte "Anrede" bildet das Programm später die erste Zeile der Mail: "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau". Die Spalte "Kunde" kann "ja" oder "nein" enthalten. Abhängig davon ermittelt die Formel in der Spalte "TextAusFormel" einen Text für die Mail. Diese Formel steht in unserer Beispieldatei in "H2" und "H3".

Für einen Probelauf klicken Sie jetzt auf "SendMail". Solange in der Spalte "Debug" in Zelle "L2" nur "ja" steht, verschickt das Add-in noch keine Mails, sondern schreibt den Text in eine Logdatei, die standardmäßig unter C:\Xlsmail.log.txt liegt. Öffnen Sie die Datei in einem Text-Editor. Sie können dann prüfen, ob der Text Ihren Vorstellungen entspricht und ob die Mailadressen und Anreden stimmen. Erst mit einem "nein" in Zelle "L2" schalten Sie das Add-in scharf, und es versendet die Mail tatsächlich.

Das Add-in liest alle Zeilen der aktuellen Tabelle, bis es auf eine Leerzelle in der Spalte "Name" stößt. Eine Auswahl der Adressaten erreichen Sie, indem Sie beispielsweise einen Autofilter auf die erste Zeile setzen. In diesem Fall werden nur die sichtbaren Zeilen berücksichtigt.

Wichtige Hinweise: Damit das Add-in die Spalten auswerten kann, müssen diese in neuen Dokumenten als benannter Bereich mit den gleichen Bezeichnungen wie in SendMailDemo.XLS definiert sein. Das geht am schnellsten, wenn Sie den gewünschten Teil der Tabelle markieren und auf "Einfügen, Namen, Erstellen" gehen. Aktivieren Sie die Klickbox vor "Oberste Zeile", und klicken Sie auf "OK". Außerdem müssen Sie die Formel in der Spalte "TextAusFormel" anpassen.

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