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E-Mails nicht ungewollt weiterleiten

07.11.2013 | 15:33 Uhr |

Wie leicht passiert es, dass man versehentlich eine Mail – oft unbedarft mit vertraulicher bisheriger Korrespondenz weiter unten in der Nachricht – weiterleitet.

Das lässt sich über das sogenannte Information Rights Management (IRM) verhindern. Ebenso können Sie auf diese Weise festlegen, dass vertrauliche Nachrichten nicht gelesen, gedruckt oder von unberechtigten Personen kopiert werden dürfen. Dieses kostenlose Programm brauchen Sie: Noreplyall Outlook Add-in .

In Windows XP muss dazu zunächst der Rechteverwaltungsdienste-Client installiert werden. Bei sämtlichen neueren Versionen ist dieser bereits im Betriebssystem integriert. Wenn Sie nun in Outlook (ab der Version 2003) eine Mail öffnen, lässt sich über „Optionen ➞ Berechtigung“ festlegen, was mit der Mail weiter geschehen darf und was nicht. Dazu ist einmalig eine kostenlose Anmeldung bei der Windows-Rechteverwaltung erforderlich. Sie können sich dazu mit einem bestehenden Hotmail- oder Live-Konto authentifizieren. Dann haben Sie die Möglichkeit, vor dem Versand jeder Mail über „Optionen ➞ Berechtigung ➞ Keine Einschränkungen“ beziehungsweise „Optionen ➞ Berechtigung ➞ Nicht weiterleiten“ zu entscheiden, ob das Weiterleiten, Drucken und Kopieren gestattet bleiben soll oder nicht.

Die besten eMail-Alternativen

Einfacher, aber auf das Verhindern von Weiterleiten und Antworten abgespeckt, funktioniert das Ganze über das „Noreplyall Outlook Add-in“. Dieses Modul von Microsoft arbeitet mit sämtlichen 32-Bit-Versionen von Outlook 2007, 2010 und 2013 zusammen – auch unter Windows 64-Bit. Um das Add-in zu nutzen, schließen Sie Outlook, laden das Add-in herunter und installieren es. Beim nächsten Neustart von Outlook wird das Modul geladen. Nun lassen sich diese Aktionen über die Schaltflächen „Disable“ (Unterbinden von) zusammen mit „Reply all“ (allen antworten), „Reply“ (antworten) oder „Forward“ (Weiterleiten) bei jeder neuen Nachricht verbieten. Angemerkt sei, dass diese Markierungen lediglich von Bedeutung sind, wenn der Empfänger auch mit Outlook oder Exchange arbeitet. Gegen das Weiterleiten von Screenshots der Mails ist das System aber ebenfalls machtlos, es schützt also hauptsächlich vor dem gedankenlosen Weiterleiten oder Antworten an alle.

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