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Kontaktformular individuell anpassen

16.10.2008 | 13:47 Uhr |

Das Standardformular für Kontakte, das Outlook zur Verfügung stellt, enthält viele Felder, die Sie meistens nicht ausfüllen. Dafür würden Sie gerne andere Informationen zusätzlich aufnehmen. Sie können das Kontaktformular an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Lösung:

Über „Extras, Formulare, ein Formular entwerfen“ öffnen Sie das Standard-Formular zum Bearbeiten. Hier können Sie Felder, die sie nicht benötigen, entweder standardmäßig beim Ausfüllen überspringen oder ganz löschen.

Neue Abfolge: Felder, die Sie nicht benötigen, schließen Sie aus der Aktivierungsreihenfolge aus. Markieren Sie dazu in der Entwurfansicht das gewünschte Feld, und wählen Sie im Menü „Formular, Erweiterte Eigenschaften“. Suchen Sie den Eintrag „TabStop“ und setzen Sie ihn auf „False“.

Wenn Sie die verbleibenden Felder nach ihrer Wichtigkeit ausfüllen wollen, können Sie eine neue Aktivierungsreihenfolge festlegen. Sie erreichen das, indem Sie in den erweiterten Eigenschaften den Eintrag „TabIndex“ durch die Platzziffer der neuen Aktivierungsreihenfolge ersetzen. Diese Nummer gibt an, an welcher Stelle das Feld in der Reihenfolge drankommt. Dabei erhält das erste Element die Nummer „0“.

Nachdem Sie die Eigenschaften „TabIndex“ und „Tabstop“ angepasst haben, steuert Outlook die Formularfelder in der neuen Reihenfolge an. Elemente, die den Tabstop-Wert „False“ haben, werden ausgelassen. Das gilt für beide Fälle: Wenn Sie mit der <Tab>-Taste durch das Formular navigieren und wenn Sie eine Eingabe mit der <Return>-Taste abschließen. Durch direktes Ansteuern mit der Maus haben Sie aber weiterhin die Möglichkeit, alle Felder auszufüllen.
Testlauf: Um zu überprüfen, ob die Änderungen nach Ihren Vorstellungen funktionieren, wählen Sie aus dem Menü den Befehl „Formular, Dieses Formular ausführen“. Outlook öffnet dann einen Kontakt, an dem Sie die Änderungen testen können, bevor Sie sie speichern.

Felder ergänzen: Neue Felder, die Outlook zur Verfügung stellt, ziehen Sie per Drag & Drop aus dem Fenster „Feldauswahl“ an die gewünschte Stelle im Formular. Wenn das gewünschte Feld nicht erscheint, müssen Sie im Drop-down-Feld von „Häufig verwendete Felder“ auf „Alle Kontaktfelder“ umstellen.

Wenn Sie dagegen ein Feld einfügen wollen, dass nicht von Outlook vordefiniert ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und tragen dort die benötigten Angaben ein. Das neu erstellte Feld können Sie dann aus der Gruppe „Benutzerdefinierte Ordnerfelder“ per Drag & Drop in das Formular einfügen.

Sobald das Formular Ihren Wünschen entspricht, wählen Sie den Befehl „Extras, Formulare, Formular veröffentlichen“. Sie geben einen Namen an und klicken auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“. Wenn Sie später einen Kontakt mit dem neuen Formular erstellen wollen, öffnen Sie es über „Datei, Neu, Formular auswählen“.

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