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Tabellen, Präsentationen und Dokumente als Screenshot versenden

07.12.2012 | 15:35 Uhr |

Per E-Mail lassen sich Dateien als Anhang versenden. Statt Dokumente, wie Excel-Tabellen oder Präsentationen komplett zu versenden, gibt es auch die Möglichkeit mittels Outlook einen Screenshot mit den enthaltenen Informationen zu erstellen, und diesen - eingebettet in eine E-Mail - an den Empfänger zu schicken.

So erhält der Empfänger mit der Nachricht komplette Dokumente, Präsentationen oder Tabellen. Das ist aber längst nicht immer erwünscht: Oft enthalten diese Dateien auch Informationen, die dem Adressaten nicht zugänglich gemacht werden sollen, beispielsweise Kommentare. Sicherer ist es, nur ein Abbild der relevanten Informationen einzubetten. Bei Outlook 2010 geht das beim Verfassen einer E-Mail.

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Screenshot in E-Mail: Wollen Sie eine Bildschirmabbildung, einen sogenannten Screenshot, in eine Outlook-E-Mail aufnehmen, darf die Nachricht nicht im reinen Textformat verfasst werden. Klicken Sie im Menüband auf „Text formatieren ➞ HTML“. Nun öffnen Sie die Datei, deren Informationen Sie gezielt einbetten wollen, zum Beispiel eine Powerpoint-Präsentation. Holen Sie die Information, die Sie weitergeben möchten, auf den Bildschirm. Wechseln Sie dann durch gleichzeitiges Drücken der Tasten Alt und Tabulator zurück zu der E-Mail, die Sie gerade schreiben.

Als Screenshot lassen sich Informationen aus Dateien – etwa Präsentationen – kontrolliert versenden, da der Empfänger nur sieht, was Sie in die Mail als sichtbar markiert einfügen.
Vergrößern Als Screenshot lassen sich Informationen aus Dateien – etwa Präsentationen – kontrolliert versenden, da der Empfänger nur sieht, was Sie in die Mail als sichtbar markiert einfügen.

Klicken Sie jetzt im Menüband auf „Einfügen ➞ Screenshot“ und im Menü auf „Bildschirmausschnitt“. Das E-Mail-Fenster wird minimiert, sodass die Folie im Powerpoint-Fenster sichtbar wird. Markieren Sie dann mit gedrückter Maustaste den Bereich der Folie, den der Empfänger zu Gesicht bekommen soll. Sobald Sie die Maustaste freigegeben haben, wird der Bildausschnitt automatisch in die Nachricht eingefügt. Gleichzeitig wird im Menüband die Registerkarte „Bildtools“ eingeblendet, über die Sie die Abbildung weiter zuschneiden oder mit einer Bildformatvorlage rahmen können. Selbstverständlich können Sie auf diese Weise auch Screenshots verschiedener Programme in der Nachricht kombinieren.

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