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Unregelmäßige Terminserien ex- und importieren

15.07.2008 | 12:14 Uhr |

Viele Termine finden nicht nach einem festen Rhythmus statt, sondern werden jeweils individuell vereinbart.Solche Termine können Sie in Outlook nicht als Terminserien eingeben, weil diese ein regelmäßiges Muster voraussetzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie regelmäßig wiederkehrende Einzeltermine trotzdem komfortabel weitergeben können.

Anforderung:

Fortgeschrittener, Profi

Zeitaufwand:

Hoch

Problem:

Viele Termine finden nicht nach einem festen Rhythmus statt, sondern werden jeweils individuell vereinbart. So ist beispielsweise eine Besprechung einmal pro Monat, aber nicht immer am ersten Donnerstag im Monat. Solche Termine können Sie in Outlook nicht als Terminserien eingeben, weil diese ein regelmäßiges Muster voraussetzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie regelmäßig wiederkehrende Einzeltermine komfortabel weitergeben können.

Lösung:

Sie können die betreffenden Termine in Ihrem Outlook-Kalender filtern und exportieren. Öffnen Sie dazu in Outlook über „Datei, Importieren/Exportieren“ den Import-/Export-Assistenten. Dort wählen Sie nacheinander „Exportieren in eine Datei“, „Persönliche Ordner-Datei“ und dann den Kalender aus. Im selben Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“. Im folgenden Fenster legen Sie die Filteroptionen fest.

Die exportierte PST-Datei geben Sie an den Kollegen weiter. Dieser importiert sie in seinem Outlook-Kalender über „Datei, Importieren/Exportieren, Importieren aus anderen Programmen oder Dateien, Persönliche Ordner-Datei“. Beim Import können Sie Outlook explizit anweisen, wie Sie beim Auftreten von Überschneidungen vorgehen wollen. Sie können entweder den ursprünglichen Termin beibehalten, so dass der neue nicht gesetzt wird. Oder Sie können den Termin durch das neue Element ersetzen oder zur Sicherheit den neuen Eintrag als Duplikat einfügen lassen.

Einfacher per Trick: Wenn Sie eine Terminserie mit ganztägigen Terminen weitergeben wollen, erstellen Sie mit einem Text-Editor eine Datei mit der Endung HOL, wie Outlook sie normalerweise zum Import von Feiertagen verwendet. In diese Datei schreiben Sie zunächst in eckigen Klammern einen Namen für die Kategorie, also etwa den Projektnamen der Terminserie. Danach folgt die Anzahl der Termine. Mit

[Bau-Projekt] 5

legen Sie also etwa eine Kategorie mit dem Namen „Bau-Projekt“ an, mit der fünf Termine importiert werden können. Die einzelnen Einträge folgen dann nach dem Schema

Projektmeeting,2008/5/2

Achten Sie dabei darauf, dass Sie das Datum in der Reihenfolge „Jahr, Monat, Tag“ angeben. Speichern Sie die Textdatei mit einem beliebigen Namen. Zum Import reicht dann ein Doppelklick auf die Datei. Outlook bietet Ihnen ein Auswahlfenster mit allen Kategorien an, die Sie in der Termine.HOL festgelegt haben. Markieren Sie die gewünschten Kategorien, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

Die Vorteile: Dieses Verfahren erlaubt dem Empfänger, die HOL-Datei komfortabel zu importieren. Außerdem lassen sich in einer Datei verschiedene Termingruppen differenzieren, die in beliebiger Zusammenstellung importiert werden können.

Falls Sie - wie in der Abbildung - als Kategorienamen Bezeichnungen verwenden, die Sie später im Kalender nicht mehr benötigen, können Sie diese Angaben entfernen.

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