20.08.2012, 14:09

Heinrich Puju

Outlook 2003, 2007 und 2010

Wichtige E-Mails nie wieder verpassen

Wir zeigen Ihnen, wie Sie eingehende Mails von wichtigen Absendern mit einer akkustischen Benachrichtigung hinterlegen. ©iStockphoto.com/PashaIgnatov

Damit in der täglichen Mail-Flut elementare Nachrichten nicht untergehen, können Sie sich in Outlook einen akkustischen Alarm für wichtige Absender einrichten.
Dazu klicken Sie eine E-Mail, die Sie von ihm erhalten haben, mit der rechten Maustaste an. Im dann erscheinenden Menü klicken Sie bei Outlook 2003 und 2007 auf „Regel erstellen“, bei Outlook 2010 auf „Regeln ➞ Regel erstellen“. Im Einstellfenster markieren Sie zunächst das Kontrollkästchen vor dem Absendernamen. Danach aktivieren Sie per Mausklick das Kontrollkästchen „Im Fenster ‚Benachrichtigung bei neuen Elementen‘ anzeigen“.
Alarmsignal einrichten: Einen akustischen Alarm richten Sie ein, indem Sie „Gewählten Sound wiedergeben“ markieren. Den voreingestellten Signalton, hören Sie nach einem Klick auf das Wiedergabezeichen neben seinem Namen ab. Um einen anderen Alarm auszuwählen, klicken Sie auf „Durchsuchen“. Im dann erscheinenden Auswahlfenster suchen Sie nach der Klangdatei, markieren den Dateinamen mit der Maus und klicken dann auf „Öffnen“. Danach können Sie das ausgewählte Signal wieder probehören.
Wenn Sie nicht wissen, welche Töne hinter den Dateinamen stecken, ist es allerdings ziemlich umständlich, jede Klangdatei immer erst im Regelfenster mit dem Wiedergabesymbol zu laden, um sie anzuhören. Einfacher geht es, wenn Sie nach dem Klick auf „Durchsuchen“ direkt im Ordner die Tondateien abspielen. Dazu klicken Sie die Dateien jeweils mit der rechten Maustaste an und wählen im neuen Menü „Wiedergabe“. So können Sie mehrere Dateien nacheinander anhören. Wenn Sie sich entschieden haben, übernehmen sie die gewünschte Datei mit „Öffnen“ ins Regelfenster.
Ordner für wichtige E-Mails erstellen: Um die empfangenen E-Mails des wichtigen Absenders in einem Ordner zusammenzuführen, markieren Sie die Option „In Ordner verschieben“. Bei Outlook 2003 und 2007 öffnet sich dann automatisch ein Auswahlfenster. Bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Ordner auswählen“. Im Auswahlfenster klicken Sie in der Ordnerliste auf „Posteingang“ und dann auf „Neu“. Anschließend geben Sie dem neuen Ordner Feld „Name“ eine Bezeichnung, beispielsweise das Kürzel des E-Mail-Absenders. Mit einem Klick auf „OK“ legen Sie den Ordner an und übernehmen ihn mit einem weiteren „OK“ als Zielordner. Die so angelegte Regel bestätigen Sie schließlich per Klick auf „OK“.
E-Mail-Regel ausführen lassen: Im folgenden Fenster markieren Sie per Klick das Kästchen vor „Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden“. Dies ist nicht nur sinnvoll, um die Wirksamkeit der Regel sofort zu überprüfen. Sie können vielmehr dadurch auch die bereits erhaltenen Nachrichten des Absenders gleich in den neuen Zielordner verschieben. Starten Sie die Sortieraktion per Klick auf „OK“. Je nach Umfang Ihres Posteingangs kann sie einige Zeit dauern.
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