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Outlook 2000: Serienbriefe mit Word 2000

Anforderung

Einsteiger

Zeitaufwand

Gering

Sie haben in Outlook 2000 ein umfangreiches Adressbuch angelegt und dabei die Möglichkeit genutzt, die Einträge durch bestimmte Merkmale zu kategorisieren - zum Beispiel private versus geschäftliche Kontakte. Nun möchten Sie mit Word 2000 an eine bestimmte Gruppe Ihrer Geschäftspartner Serienbriefe verfassen, die Daten aus dem Adressbuch verwenden.

Anders als sein Vorgänger bietet Outlook 2000 eine Funktion an, mit der sich aus Kontakt-Einträgen Serienbriefe erstellen lassen. Um sie sinnvoll einsetzen zu können, müssen Sie zunächst einen Teil der Adressbucheinträge herausfiltern und dadurch eine bestimmte Empfängergruppe erstellen.

1. Klicken Sie in Outlook 2000 zuerst auf den Button "Kontakte" in der Outlook-Leiste und dann im Menü auf "Ansicht, Aktuelle Ansicht, Aktuelle Ansicht anpassen". Betätigen Sie die Schaltfläche "Filtern", und aktivieren Sie die Registerkarte "Weitere Optionen".

2. Nach einem Klick auf die Schaltfläche "Kategorien" wählen Sie die Empfängerkategorie aus, die einen Serienbrief erhalten soll - etwa "Geschäftlich". Klicken Sie zweimal auf "OK", um die Dialogboxen zu schließen. Jetzt sehen Sie im Fenster "Kontakte" nur noch Ihre geschäftlichen Einträge aus den Kontakten.

3. Markieren Sie mit STRG-A alle Einträge, oder wählen Sie mit gedrückter STRG-Taste bestimmte Einträge aus. Klicken Sie dann auf "Extras, Seriendruck". In der folgenden Dialogbox können Sie verschiedene Optionen für den Seriendruck bestimmen. Beispielsweise lässt sich hier angeben, ob Sie ein neues Seriendruck-Dokument erstellen oder ein schon vorhandenes verwenden wollen.

4. Outlook 2000 startet nun Word 2000. Erstellen Sie jetzt Ihr Seriendruck-Dokument über die Symbolleiste "Seriendruck" und die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen". Zum Abschluss klicken Sie in Word auf "Extras, Seriendruck" und auf die Schaltfläche "Ausführen". Im folgenden Dialog stehen Ihnen weitere Optionen für die Erstellung des Seriendruck-Dokuments zur Verfügung. Beispielsweise ist es durch Auswahl der Option "Drucker" unter "Seriendruck in" möglich, das Dokument sofort auszudrucken. Sie können hier aber auch "Neues Dokument" wählen. Word zeigt dann den kompletten Seriendruck erst einmal in einem Dokument an, so dass Sie gegebenenfalls noch Änderungen vornehmen können.

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