19.08.2011, 10:47

Thorsten Eggeling

Office im Team nutzen

Word-Dokumente korrigieren wie ein Profi

©Polylooks

Wenn ein Word-Dokument von mehreren Personen korrigiert wird, findet man die Änderungen nicht immer sofort. Dabei bietet Word eine praktische Funktion zur Korrekturverfolgung.
Folgendes Praxisbeispiel erklärt Ihnen jede wichtige Funktion im Detail: Hans ist Mitglied in einem Fußballverein. Er soll einen Beitrag über die jüngsten Aktivitäten des Vereins für eine lokale Wochenzeitung verfassen. Vor der Veröffentlichung möchten der Vereinspräsident Robert und die Jugendbeauftragte Carola den Artikel lesen und überarbeiten. Danach geht er an Walter in der Redaktion der Wochenzeitung. Walter möchte noch einige stilistische Änderungen vornehmen und schickt die Datei danach zurück an Hans, den ursprünglichen Autor.
Es spielt dabei übrigens keine Rolle, ob alle Personen die gleiche Textverarbeitung verwenden oder nicht. Die hervorgehobenen Änderungen und Kommentare sind in allen Word-Versionen und Libre Office sichtbar. Wichtig ist nur, dass ein Dateiformat gewählt wird, das sich in allen Programmen öffnen lässt. Es ist daher am besten, die Datei im DOC-Format (Word 97 bis 2003) zu sichern.
Schritt 1: Hans schreibt seinen Text wie gewohnt und speichert die Datei nach Fertigstellung als Word-Dokument ab. Danach schickt er die Datei per E-Mail an Robert.
Schritt 2: Robert öffnet den Text, geht als Erstes auf die Registerkarte „Überprüfen“ und klickt in der Gruppe „Nachverfolgung“ auf „Änderungen nachverfolgen“. Er liest den Text nun aufmerksam durch. Danach fängt er mit dem Überarbeiten an. Er korrigiert Schreibfehler und fügt da und dort einen Satz ein. Beim Abschnitt über die Vereinsgeschichte ist er sich bezüglich der angegebenen Zahlen nicht sicher. Er markiert die ganze Passage und klickt auf der Registerkarte „Überprüfen“ auf „Neuer Kommentar“.
Der Abschnitt wird nun farbig hervorgehoben; rechts vom Text erscheint eine „Kommentar“-Sprechblase. In dieser stehen standardmäßig „Kommentar“ und dahinter die Initialen des jeweiligen Bearbeiters. Robert schreibt eine kurze Notiz: „Stimmen die Jahreszahlen? Bitte überprüfen.“ So arbeitet er das ganze Dokument ab. Als er fertig ist, schickt er es per E-Mail weiter an Carola.
Schritt 3: Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ist immer noch aktiv. Carola sieht deshalb außer dem Text auch die Änderungen, die Robert vorgenommen hat. Carola kann also direkt mit Ihren Korrekturen loslegen. Beim Kommentar zu den Jahreszahlen fügt sie eine weitere Notiz hinzu. Sie ist der Ansicht, dass die Jahreszahlen stimmen, jedoch die Mitgliederzahlen vertauscht wurden. Das fertig bearbeitete Dokument schickt Carola zurück an Hans.
Schritt 4: Hans öffnet die Datei. Nach wie vor ist „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert. Er überfliegt das Dokument und beginnt damit, die Änderungen umzusetzen. Dazu benutzt er auf der Registerkarte „Überprüfen“ die Symbole in der Gruppe „Änderungen“. „Vorherige Änderung“ und „Nächste Änderung“ bringen ihn von einer Korrektur zur nächsten. Mit „Annehmen und weiter“ und dem Gegenstück „Ablehnen und weiter“ bestimmt er für jede einzelne Änderung, ob er diese in seinem Text haben will oder nicht. Hans überprüft aufgrund der beiden Kommentare die Jahres- und Mitgliederzahlen und fügt die korrekten Werte ein. Nachdem sämtliche Änderungen abgearbeitet sind, schaltet er „Änderungen nachverfolgen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ aus.
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