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Arbeitsmappen auf Wiedervorlage

11.10.2007 | 11:45 Uhr |

Sie arbeiten mit einer Excel-Arbeitsmappe, in die Sie regelmäßig alle vier Wochen neue Daten eingeben müssen. Wir stellen eine Erinnerungsfunktion vor, die es Ihnen gleichzeitig ermöglicht, die Arbeitsmappe bequem zu öffnen.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie arbeiten mit einer Excel-Arbeitsmappe, in die Sie regelmäßig alle vier Wochen neue Daten eingeben müssen. Wir stellen eine Erinnerungsfunktion vor, die es Ihnen gleichzeitig ermöglicht, die Arbeitsmappe bequem zu öffnen.

Lösung:

In Kombination mit Outlook lässt sich das ohne viel Aufwand erreichen. Öffnen Sie zunächst in Excel die Datei, für die Sie die Erinnerung benötigen. Gehen Sie nun in die Symbolleiste „Überarbeiten“ (unter „Ansicht, Symbolleisten“).

Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Microsoft Office Outlook- Aufgabe erstellen“. Nun öffnet sich Outlook im Hintergrund und erstellt eine neue Aufgabe. Auf der Registerkarte „Aufgabe“ sehen Sie bereits die Verknüpfung zur aktuellen Datei. Geben sie ihr unter „Betreff“ einen aussagekräftigen Namen, und klicken Sie auf „Serientyp“.


Wählen Sie die Optionen „Wöchentlich“ sowie „Alle 4 Wochen“, legen Sie den Wochentag fest, und bestätigen Sie mit „OK“. Wichtig ist, dass Sie im Aufgabenfenster das Auswahlkästchen „Erinnerung“ aktivieren und eine Uhrzeit festlegen. Zu diesem Zeitpunkt meldet Outlook, dass Sie die Daten eingeben müssen. Falls Outlook zum gewählten Zeitpunkt nicht offen ist, sehen Sie die Erinnerung, sobald Sie Outlook nach dem eingestellten Termin wieder starten. Wenn Sie im Erinnerungsfenster „Element öffnen“ wählen, können Sie die Datei mit einem Doppelklick auf die Verknüpfung bequem in einem Excel-Fenster zum Bearbeiten öffnen.

Tipp: Sollten Sie solche Wiedervorlagen oft erstellen, können Sie die Schaltfläche „Microsoft Office Outlook-Aufgabe erstellen“ in eine der Symbolleisten kopieren, die Sie in Excel immer anzeigen lassen. Dazu drücken Sie <Strg>-<Alt> und ziehen gleichzeitig mit der Maus. Um die periodische Erinnerungsfunktion abzuschalten, starten Sie Outlook und wechseln in die Kategorie „Aufgaben“. Klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Namen, gehen Sie dann auf „Serientyp“, und wählen Sie „Serie entfernen“.

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