717204

Office 97/2000/XP: Datei in Kopie bearbeiten

Viele Anwender erstellen neue Dokumente nicht über Vorlagen, sondern verwenden etwa einen alten Brief, nehmen ihre Änderungen vor und speichern das Dokument dann unter einem neuen Namen. Dabei kann man allerdings leicht mal versehentlich auf den Button "Speichern" klicken, statt den Befehl "Speichern unter" zu verwenden. Folglich wird die ursprüngliche Datei überschrieben. Gegen dieses Ärgernis hilft eine etwas versteckte Funktion. PC-WELT erklärt Ihnen, wie Sie dieses Malheur vermeiden können und bietet Ihnen zwei Add-ins für Word zum Download an.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Viele Anwender erstellen neue Dokumente nicht über Vorlagen, sondern verwenden etwa einen alten Brief, nehmen ihre Änderungen vor und speichern das Dokument dann unter einem neuen Namen. Dabei kann man allerdings leicht mal versehentlich auf den Button "Speichern" klicken, statt den Befehl "Speichern unter" zu verwenden. Folglich wird die ursprüngliche Datei überschrieben.

Lösung:

Gegen dieses Ärgernis hilft eine etwas versteckte Funktion, die in Word, Excel und Powerpoint zur Verfügung steht. Sie können mit diesen Anwendungen die Kopie einer beliebigen Datei erstellen und diese statt des Originals öffnen. In Office 2000/XP gehen Sie dazu auf "Datei, Öffnen" und markieren die gewünschte Datei.

Dann klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche "Öffnen" und wählen den Eintrag "Als Kopie öffnen". Bei Office 97 (und ebenfalls in Office 2000) markieren Sie im "Öffnen"-Dialog eine Datei und klicken dann im Kontextmenü auf "Als Kopie öffnen". Word erstellt dann automatisch eine Kopie der Datei. Heißt die Originaldatei beispielsweise "Dokument.doc", lautet der Name der neuen Datei "Kopie (1) von Dokument.doc".

Nach dem Bearbeiten speichern Sie die Kopie und schließen das Dokument. Anschließend geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen, indem Sie sie über den Windows-Explorer umbenennen. Sie können das Dokument aber auch über "Datei, Speichern unter" unter einem neuen Namen sichern und die Kopie anschließend löschen.

Für Word 97, 2000 und XP finden gibt es zwei Add-ins, die Sie zum komfortableren Aufruf der beschriebenen Funktion verwenden können.

KopieÖffnen1.DOT ersetzt das standardmäßige Verhalten von "Datei, Öffnen" - eignet sich also für alle, die laufend solche Kopien benötigen. Word startet nach der Installation dieses Add-ins dann grundsätzlich alle Dateien als Kopie. Um das Original zu bearbeiten, öffnen Sie eine Datei per Doppelklick über den Explorer.

KopieÖffnen2.DOT erstellt den neuen Menü-Eintrag "Datei, Kopie öffnen". Nach einem Klick darauf sehen Sie den gewohnten "Öffnen"-Dialog. Word öffnet darüber aber nicht die Originaldatei, sondern stattdessen eine Kopie.

Zur Installation eines der Add-ins kopieren Sie die DOT-Datei in das Word-Autostart-Verzeichnis. Wo das Verzeichnis liegt, erfahren Sie, wenn Sie auf "Extras, Optionen" und dann auf die Registerkarte "Dateiablage" (Word 2000/XP: "Speicherort für Dateien") gehen. Zur De-Installation von KopieÖffnen1.DOT genügt es, die DOT-Datei zu löschen. Wenn Sie KopieÖffnen2.DOT verwenden, deaktivieren Sie zuerst das Add-in über "Extras, Vorlagen und Add-Ins", schließen dann Word und löschen die DOT-Datei.

0 Kommentare zu diesem Artikel
717204