So retten Sie defekte Office-Dateien

Beim Open Office XML-Format handelt es sich im Grunde um ein Dateiarchiv. So sind etwa einem Word-Dateiarchiv, das durch die Endung „.docx“ gekennzeichnet ist, sämtliche Bestandteile des Dokuments gesichert: der Text, die Abbildungen, aber auch die Gestaltung des Schriftstücks. Das Gleiche gilt für neue Excel-Tabellen („.xlsx“) und Powerpoint-Präsentationen („.pptx“).

Bei diesen Archivdateien können Sie notfalls mit dem Windows-Explorer gezielt auf die einzelnen Bestandteile zugreifen. Allerdings müssen Sie den Dateityp zunächst ändern, um ihren Inhalt auf Datei-Ebene zu bearbeiten und den Text und die Abbildungen gezielt zu öffnen.

Erweiterungen anzeigen: Die Erweiterungen, die den Dateityp angeben, sind im Normalfall im Windows-Explorer nicht zu sehen. Um das zu ändern, müssen Sie die Anzeige der Dateinamen-Erweiterung einschalten. Dazu drücken Sie bei geöffnetem Windows-Explorer in Windows Vista und Windows 7 auf die Alt-Taste, um die Menüleiste anzuzeigen. In Windows XP ist sie sofort zu sehen.

Danach klicken Sie auf „Extras, Ordneroptionen“ und im dann erscheinenden Fenster auf die Registerkarte „Ansicht“. Entfernen Sie dort in der Liste „Erweiterte Einstellungen“ das Häkchen vor „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“ mit einem Mausklick, und bestätigen Sie die neue Einstellung mit „OK“.

10 Tipps zum effizienteren Arbeiten mit Word

Dateitypen ändern: Danach werden die Endungen der Dateien angezeigt. Sie können diese Erweiterung des Dateinamens jetzt einfach umbenennen. Dazu markieren Sie die entsprechende Datei und drücken die Funktionstaste F2. Dies aktiviert den Bearbeitungsmodus des Namensfelds. Drücken Sie zuerst die Ende-Taste, um die Einfügemarke hinter die Dateiendung zu setzen. Dann geben Sie hinter der Namenserweiterung einen Punkt und zip ein, sodass die Datei beispielsweise Test.docx.zip heißt, und bestätigen diese Ergänzung mit der Enter-Taste. Im Fenster der nachfolgenden Sicherheitsabfrage klicken Sie auf „Ja“.

Diese Vorgehensweise hat gegenüber der Umbenennung der Datei-Endung den Vorteil, dass Sie die ursprüngliche Erweiterung unverändert lässt. Um die Änderung des Dateityps später zurückzunehmen, brauchen Sie nur die angefügte Endung zu löschen. Dazu aktivieren Sie die Bearbeitung des markierten Dateinamens erneut mit der Funktionstaste F2, springen ans Ende der Erweiterung und löschen „.zip“ durch Drücken der Zurück-Taste.

Text extrahieren: Da die Erweiterung die Datei nun als ZIP-Archiv ausweist, können Sie ihren Inhalt entpacken, indem Sie die Datei mit der rechten Maustaste anklicken und im neuen Menü „Alle extrahieren“ wählen. Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie den Zielordner für die Aktion noch mit einem Klick auf „Extrahieren“ bestätigen müssen.

Danach werden die enthaltenen Daten in den angegebenen Ordner kopiert. Die Inhalte von Word-Dokumenten finden Sie danach im Unterordner „word“, den von Excel-Archiven im Ordner „xl“ und den von Powerpoint-Archiven im Ordner „ppt“. Die Ordner öffnen Sie wie üblich per Doppelklick. Die Texte von Dokumenten sind in dem Ordner in der Datei namens „Document.xml“ gespeichert, die Daten von Tabellen in „sharedStrings.xml“, und die Inhalte von Präsentationsfolien im Unterordner „Slides“ als durchnummerierte Dateien mit dem Namen „Slide“, also „slide1xml“, „slide2.xml“ und so fort.

Geniale Tipps und Tricks für PDF-Dateien

Öffnen: Alle Texte liegen im Dateiformat XML (Extensible Markup Language, erweiterte Auszeichnungssprache) vor. Mit einem Doppelklick auf den Dateinamen können Sie sich den Inhalt im Internet-Browser anzeigen lassen. Allerdings sehen Sie hier nicht nur den Text, sondern auch Struktur, Anweisungen und Attribute der XML-Datei. Dennoch lassen sich auf diese Weise wertvolle Textpassagen retten.

Aber auch die eingebetteten Medien können Sie aus dem Archiv herausholen: Die in die Datei eingebetteten Bilder und Töne befinden sich durchnummeriert im Unterordner „Media“, wobei die Dateinamen von Bilder „image“ und von Klängen „audio“ lauten. Sie lassen sich mit einem Doppelklick mit den in Windows zugewiesenen Programmen öffnen.