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Dokumentvorlagen für Briefe einrichten

27.12.2010 | 11:01 Uhr |

Ein angepasstes Word-Format für neue Dokumente entfaltet bei Briefen und geschäftlichen Schreiben sein volles Potenzial. Wir erklären die Einrichtung Schritt für Schritt.

Dokumentvorlagen in Word zeigen ihre Stärken vor allem bei aufwendigeren Schreiben, die immer die gleichen Elemente oder Formatierungen enthalten sollen. Ein Beispiel dafür ist ein Geschäftsbrief, der ein Firmenlogo, Angaben zu Bankverbindung und Gerichtsstand sowie den Absender enthält. Die folgenden Schritte für Word 2007 zeigen, wie Sie eine entsprechende Dokumentvorlage erstellen und die gewünschten Elemente darin unterbringen.
 
Schritt 1: Klicken Sie zuerst auf das Office- Logo, dann auf „Neu“ und „Meine Vorlagen“. Wählen Sie rechts unten die Option „Vorlage“, und bestätigen Sie mit „OK“.
 
Schritt 2: Sie sehen jetzt ein Fenster mit einem leeren Dokument und dem Titel „Vorlage 1“.
 
Schritt 3: Gehen Sie auf die Registerkarte „Seitenlayout“, und klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts von „Seite einrichten“. Klicken Sie danach auf die Registerkarte „Layout“ und auf „Erste Seite anders“. Bestätigen Sie mit „OK“.
 
Schritt 4: Um Firmenlogo und Anschrift einzusetzen, wechseln Sie zunächst auf die Registerkarte „Einfügen“. Dort klicken Sie auf „Kopfzeile“ und dann auf „Kopfzeile bearbeiten“. Wählen Sie die Registerkarte „Einfügen“, und klicken Sie auf „Tabelle -> Tabelle einfügen“. Geben Sie hinter „Spaltenzahl“ und „Zeilenzahl“ jeweils „2“ ein, und klicken Sie auf „OK“. Klicken Sie dann in die rechte obere Zelle, und ziehen Sie die Bilddatei mit dem gewünschten Logo in diese Zelle. In die vierte Zelle tragen Sie die Anschrift ein. Fahren Sie mit der Maus über die mittlere, vertikale Linie der Tabelle, bis der Mauszeiger zum Doppelpfeil mit zwei Linien in der Mitte wird. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Linie nach rechts. Dadurch verschieben Sie Logo und Text bündig an den rechten Rand der Tabelle.
 
Schritt 5: Klicken Sie in die Tabelle und dann auf das kleine Symbol an der linken Ecke. Dadurch markieren Sie die gesamte Tabelle. Klicken Sie auf „Tabellentools“ (oberhalb der Registerkarte „Entwurf“), dann auf den kleinen Pfeil rechts von „Rahmen“ und schließlich auf „Kein Rahmen“.
 
Schritt 6: Wenn Sie weitere Standardinfos, etwa Bankverbindung oder Firmensitz, in die Vorlage einsetzen möchten, klicken Sie in die Fußzeile und fügen hier eine Tabelle ein, wie in den Schritten 4 und 5 beschrieben. Zum Abschluss klicken Sie auf „Kopf und Fußzeilen“ (oberhalb von „Entwurf“) und auf „Kopf- und Fußzeilen schließen“. Dann speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem aussagekräftigen Namen.

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