Office 2007, 2010

Word-Dokumente kontrolliert gestalten mit der Druckformatspalte

Montag den 29.08.2011 um 10:55 Uhr

von Heinrich Puju

Word zeigt mit seiner Layoutansicht, wie das Dokument aussieht, sobald es zu Papier kommt. Für die Kontrolle des optischen Eindrucks ist das gut.
Mit der Layout-Ansicht von Word kontrollieren Sie den optischen Eindruck Ihres Dokumentes. Wer aber professionell mit Word-Vorlagen arbeitet, muss sich auch davon überzeugen, dass jedem Absatz die richtige Formatvorlage zugeordnet wurde. Diese Kontrolle ist im Seitenlayout nur recht umständlich zu vollziehen: Sie müssen in jeden Absatz die Einfügemarke mit einem Klick setzen, bevor ein Blick in die Formatvorlagen den Namen der aktuell zugeordneten Vorlage anzeigt. Selbst Hilfsmittel wie der Formatinspektor und die Formatierungsanzeige beziehen sich stets nur auf den Absatz, in dem die Einfügemarke steht. Etwas versteckt bietet Word eine effektive Hilfestellung, mit der sich die zugeordneten Formatvorlagen parallel zum Text überprüfen lassen.


Wer aber professionell mit Word-Vorlagen arbeitet, muss sich auch davon überzeugen, dass jedem Absatz die richtige Formatvorlage zugeordnet wurde. Diese Kontrolle ist im Seitenlayout nur recht umständlich zu vollziehen: Sie müssen in jedem Absatz die Einfügemarke mit einem Klick setzen, bevor ein Blick in die Formatvorlagen den Namen der aktuell zugeordneten Vorlage anzeigt. Selbst Hilfsmittel wie der Formatinspektor und die Formatierungsanzeige beziehen sich stets nur auf den Absatz, in dem die Einfügemarke steht. Etwas versteckt bietet Word eine effektive Hilfestellung, mit der sich die zugeordneten Formatvorlagen parallel zum Text überprüfen lassen.

Öffnen Sie die Optionen von Word, und markieren Sie die
Rubrik "Erweitert", um den Formatvorlagenbereich zu aktivieren.
Geben Sie dann die Breite in Zentimetern an.
Vergrößern Öffnen Sie die Optionen von Word, und markieren Sie die Rubrik "Erweitert", um den Formatvorlagenbereich zu aktivieren. Geben Sie dann die Breite in Zentimetern an.

Druckformatspalte einschalten: Für die Formatkontrolle können Sie in Word direkt neben dem Text einen Bereich öffnen, in dem die Namen der Formatvorlagen parallel zu den Absätzen gelistet werden. Diese Druckformatspalte lässt sich zwar nur im Entwurfs- und Gliederungsmodus einblenden. Doch das genügt, um gleichzeitig zum Text oder zur Dokumentstruktur rasch die zugeordneten Formate zu kontrollieren


Zunächst müssen Sie Word anweisen, den Formatvorlagenbereich zu öffnen. Hierfür klicken Sie im Menü „Datei“ auf „Optionen“ und in den geöffneten Word-Optionen in der Navigationsspalte auf die Rubrik „Erweitert“. Bewegen Sie den Inhalt des Fensters über die Bildlaufleiste, bis der Bereich „Anzeigen“ erscheint. Hier können Sie nun neben dem Eintrag „Breite des Formatvorlagenbereichs in Entwurfs- und Gliederungsansichten“ im Eingabefeld die gewünschte Breite der Spalte vorgeben. Drei Zentimeter sind erfahrungsgemäß ein guter Ausgangswert, der sich später direkt im Word-Fenster noch anpassen lässt. Bestätigen Sie die Einstellung mit „OK“.

Sichtbar ist die Druckformatspalte nur im Ansichtsmodus
„Gliederung“ oder „Entwurf“, in den Sie mit einem Mausklick in der
Statuszeile umschalten.
Vergrößern Sichtbar ist die Druckformatspalte nur im Ansichtsmodus „Gliederung“ oder „Entwurf“, in den Sie mit einem Mausklick in der Statuszeile umschalten.

Druckformatspalte einblenden: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie im Word-Fenster nun keine Änderung erkennen können. Wie bereits gesagt, wirkt sich die Einstellung nur im Entwurfs- und Gliederungsmodus aus. Sobald Sie links am unteren Fensterrand in der Statuszeile mit einem Klick auf das Symbol für „Gliederung“ oder „Entwurf“ in den entsprechenden Anzeigemodus umschalten, zeigt Word Ihnen links neben dem Text, mit welchen Formatvorlagen die Absätze gestaltet wurden. Sie können nun auf einen Blick erkennen, ob die Textgestaltung stimmt oder ob Korrekturen nötig sind, ohne dass die Absätze zuvor markiert werden müssten.

Neben dem Text erscheinen in der Druckformatspalte die
Namen der Formatvorlagen, deren Zuordnung sich so rasch
kontrollieren lässt. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der
Trennlinie, um die Breite der Druckformatspalte durch Ziehen
anzupassen.
Vergrößern Neben dem Text erscheinen in der Druckformatspalte die Namen der Formatvorlagen, deren Zuordnung sich so rasch kontrollieren lässt. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie, um die Breite der Druckformatspalte durch Ziehen anzupassen.

So sehen Sie, wenn der Name eines Druckformats nicht der Vorlage entspricht, die dem nebenstehenden Absatz zugeordnet sein müsste. In diesem Fall klicken Sie in den Absatz und suchen im Menüband im Auswahlfenster „Formatvorlagen“ die passende Gestaltungsvorlage aus. Es kommt vor, dass die eingestellte Breite des Formatvorlagenbereichs zu breit oder zu schmal ist, also beispielsweise die Namen der Formatvorlagen zu stark abgeschnitten werden. In diesem Fall positionieren Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie zwischen der Druckformatspalte und dem Textbereich. Das Maussymbol ändert sich dann zu einem durch eine Linie unterbrochenen Doppelpfeil. Nun ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Spalte in die gewünschte Breite. Wenn Sie die Trennlinie ganz an den linken Fensterrand schieben, schließt sich der Formatvorlagenbereich komplett.

Montag den 29.08.2011 um 10:55 Uhr

von Heinrich Puju

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