Word-Dokumente kontrolliert gestalten mit der Druckformatspalte

Mit der Layout-Ansicht von Word kontrollieren Sie den optischen Eindruck Ihres Dokumentes. Wer aber professionell mit Word-Vorlagen arbeitet, muss sich auch davon überzeugen, dass jedem Absatz die richtige Formatvorlage zugeordnet wurde. Diese Kontrolle ist im Seitenlayout nur recht umständlich zu vollziehen: Sie müssen in jeden Absatz die Einfügemarke mit einem Klick setzen, bevor ein Blick in die Formatvorlagen den Namen der aktuell zugeordneten Vorlage anzeigt. Selbst Hilfsmittel wie der Formatinspektor und die Formatierungsanzeige beziehen sich stets nur auf den Absatz, in dem die Einfügemarke steht. Etwas versteckt bietet Word eine effektive Hilfestellung, mit der sich die zugeordneten Formatvorlagen parallel zum Text überprüfen lassen.

Office-Teamwork: Office-Dateien online verwalten speichern & austauschen

Wer aber professionell mit Word-Vorlagen arbeitet, muss sich auch davon überzeugen, dass jedem Absatz die richtige Formatvorlage zugeordnet wurde. Diese Kontrolle ist im Seitenlayout nur recht umständlich zu vollziehen: Sie müssen in jedem Absatz die Einfügemarke mit einem Klick setzen, bevor ein Blick in die Formatvorlagen den Namen der aktuell zugeordneten Vorlage anzeigt. Selbst Hilfsmittel wie der Formatinspektor und die Formatierungsanzeige beziehen sich stets nur auf den Absatz, in dem die Einfügemarke steht. Etwas versteckt bietet Word eine effektive Hilfestellung, mit der sich die zugeordneten Formatvorlagen parallel zum Text überprüfen lassen.

Druckformatspalte einschalten: Für die Formatkontrolle können Sie in Word direkt neben dem Text einen Bereich öffnen, in dem die Namen der Formatvorlagen parallel zu den Absätzen gelistet werden. Diese Druckformatspalte lässt sich zwar nur im Entwurfs- und Gliederungsmodus einblenden. Doch das genügt, um gleichzeitig zum Text oder zur Dokumentstruktur rasch die zugeordneten Formate zu kontrollieren

Video-Tipp: So erstellen Sie Serienbriefe in Microsoft WordVideo-Tipp: So erstellen Sie Serienbriefe in Microsoft Word

Zunächst müssen Sie Word anweisen, den Formatvorlagenbereich zu öffnen. Hierfür klicken Sie im Menü „Datei“ auf „Optionen“ und in den geöffneten Word-Optionen in der Navigationsspalte auf die Rubrik „Erweitert“. Bewegen Sie den Inhalt des Fensters über die Bildlaufleiste, bis der Bereich „Anzeigen“ erscheint. Hier können Sie nun neben dem Eintrag „Breite des Formatvorlagenbereichs in Entwurfs- und Gliederungsansichten“ im Eingabefeld die gewünschte Breite der Spalte vorgeben. Drei Zentimeter sind erfahrungsgemäß ein guter Ausgangswert, der sich später direkt im Word-Fenster noch anpassen lässt. Bestätigen Sie die Einstellung mit „OK“.

Druckformatspalte einblenden: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie im Word-Fenster nun keine Änderung erkennen können. Wie bereits gesagt, wirkt sich die Einstellung nur im Entwurfs- und Gliederungsmodus aus. Sobald Sie links am unteren Fensterrand in der Statuszeile mit einem Klick auf das Symbol für „Gliederung“ oder „Entwurf“ in den entsprechenden Anzeigemodus umschalten, zeigt Word Ihnen links neben dem Text, mit welchen Formatvorlagen die Absätze gestaltet wurden. Sie können nun auf einen Blick erkennen, ob die Textgestaltung stimmt oder ob Korrekturen nötig sind, ohne dass die Absätze zuvor markiert werden müssten.

So sehen Sie, wenn der Name eines Druckformats nicht der Vorlage entspricht, die dem nebenstehenden Absatz zugeordnet sein müsste. In diesem Fall klicken Sie in den Absatz und suchen im Menüband im Auswahlfenster „Formatvorlagen“ die passende Gestaltungsvorlage aus. Es kommt vor, dass die eingestellte Breite des Formatvorlagenbereichs zu breit oder zu schmal ist, also beispielsweise die Namen der Formatvorlagen zu stark abgeschnitten werden. In diesem Fall positionieren Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie zwischen der Druckformatspalte und dem Textbereich. Das Maussymbol ändert sich dann zu einem durch eine Linie unterbrochenen Doppelpfeil. Nun ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Spalte in die gewünschte Breite. Wenn Sie die Trennlinie ganz an den linken Fensterrand schieben, schließt sich der Formatvorlagenbereich komplett.