Excel XP, 2003, 2007, 2010

Mit Datumsangaben und Uhrzeiten richtig rechnen

Mittwoch den 11.05.2011 um 11:05 Uhr

von Thamar Thomas-Ißbrücker

Excel kann mit Zeitangaben rechnen. Die Ergebnisse sind jedoch oft nicht nachvollziehbar.
Will man die Differenz zwischen dem 1.9.2010 und dem 1.1.2010 ermitteln, erhält man als Ergebnis „30.08.1900“. Versucht man, 02:30 (zweieinhalb Stunden) mit einem Stundenlohn von 12 Euro zu multiplizieren, erscheint die Zeitangabe „06:00“.
Hauptproblem ist der Excel-Automatismus, das Ergebnis von Zeitberechnungen wieder als Zeitangaben darzustellen. Ferner kann Excel bei Stundenberechnungen negative Zeiten nicht anzeigen und schreibt ein „######“ in die betreffende Zelle. Hier helfen jedoch Tricks.

1904-Datumswerte: Sie können Excel dazu überreden, negative Zeiten korrekt darzustellen. Unter „Extras fi Optionen fi Berechnung“ gibt es das Feld „1904-Datumswerte“  (Excel  2007/2010:  Office-Schaltfläche fi Excel-Optionen fi Erweitert fiBeim Berechnen der Arbeitsmappe“). Ist diese Option aktiviert, errechnet Excel etwa die Differenz von 13:20 minus 16:40 korrekt als „-03:20“.
Das Konstrukt der 1904-Datumswerte hat Microsoft aus Kompatibilitätsgründen mit der Excel-Version für Apple-Computer eingeführt. Es verschiebt den Beginn der Excel-Zeitrechnung um vier Jahre. Nebeneffekt bei der Windows-Version: Excel kann negative Zeiten anzeigen. Sie handeln sich mit dieser Option aber eine erhebliche Fehlerquelle ein,weil Excel alle bereits bestehenden Datumswerte um vier Jahre verschiebt. Daher ist von diesem Trick, der auch auch keines der übrigen Zeitprobleme löst, eher abzuraten.

Datum und Zeit als Zahl: Wer den Wirren der Zeitberechnung aus dem Weg gehen will,rechnet am besten so, wie Excel es intern sowieso macht: mit Ganzzahlen für das Datum und Nachkommastellen für die Zeitangabe.Das erreichen Sie durch Hilfsspalten, die Ihre Datums- und Zeitwerte einfach ein zweites Mal enthalten, hier aber als Zahl formatiert: Datum oder Zeitangabe mit der rechten Maustaste anklicken und im Menü „Zellen formatieren fi Zahlen fi Standard“ wählen.Mit diesen Zahlen können Sie beliebig rechnen, auch negative Werte sind kein Problem.
Wie kommen Sie von den errechneten Zahlen wieder auf Minuten und Stunden? Wichtigste Konstante beim Rechnen mit Uhrzeiten ist 1440, die Minuten eines Tages.Dazu ein Beispiel: Der Zeitwert 0,149305556 mal 1440 ergibt 215 Minuten, dividiert durch 60 macht 3,58 Stunden. Die oben abgebildete Beispieltabelle zeigt eine Zeitberechnung mit den Hilfsspalten C, D, E, F, die man später ausblenden kann. Auszufüllen sind nur die Zeitangaben in Spalte B.

Mittwoch den 11.05.2011 um 11:05 Uhr

von Thamar Thomas-Ißbrücker

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