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Excel-Vorlagen wie ein Profi nutzen

31.01.2011 | 11:01 Uhr

Excel-Vorlagen können alles enthalten – von allgemeinen Programmoptionen über
voreingestellten Text bis hin zu Formeln. Wir zeigen, wie man sie nutzt.

Sicherungskopie und weitere Standardvorgaben: Standardmäßig legt Excel keine Sicherungskopie der Arbeitsmappen an. Bei Bedarf müssen Sie das für jede Datei einzeln einstellen: „Speichern unter -> Extras -> Allgemeine Optionen“. Speichern Sie hingegen eine „Mappe.xlt“ im XLStart- Ordner mit der Option „Sicherungsdatei erstellen“, gilt dies fortan für alle neuen Standarddateien. Weitere Vorgaben, die Sie der „Mappe.xlt“ mitgeben können, sind Standardschrift, Zoomfaktor, ein farbiges Blattregister oder eine Standardfixierung der ersten Zeile und Spalte (dazu Zelle „B2“ markieren und in älterem Excel „Fenster -> Fenster fixieren“ wählen, unter Excel 2007 „Ansicht -> Fenster fixieren“).
 
Kennwortschutz : Eher unbekannt ist der Weg, Excel -Mappen schon in der Vorlage per Kennwort zu schützen. Er führt über „Speichern unter -> Extras -> Allgemeine Optionen -> Lese-/Schreibkennwort“. Über die Schaltfläche „Weitere“ definieren Sie einen Verschlüsselungstyp. Machen Sie das besser nur einmal, und vergeben Sie ein sicheres „Lese-/Schreibkennwort“. Danach speichern Sie die Datei als „Excel-Vorlage“ im Templates-Ordner. Vergeben Sie dabei einen eindeutigen Namen wie „Mit_Kennwort.xlt“. Zu schützende Dateien legen Sie anschließend mit „Datei -> Neu“ und Auswahl dieser Vorlage an.
 
Formatvorgaben: In einer Excel -Vorlage können Sie etwa festlegen, dass alle Zahlen standardmäßig auf zwei Kommastellen gerundet werden sollen. Öffnen Sie eine neue Datei, und markieren Sie das gesamte leere Blatt. Danach verwenden Sie das Menü „Format -> Zellen“ (Version 2007: „Start -> Zahl“) und dort „Zahl“ sowie neben „Nachkommastellen“ die Vorgabe „2“. Danach speichern Sie die Datei als „Mustervorlage (*.xlt)“.
 
Funktionsgedächtnis: Excel -Formeln sind oft mühsam zu erarbeiten und trotzdem schnell wieder vergessen. Wenn Sie diese in einer Gebrauchstabelle vergraben, stehen die Chancen schlecht, sie später wiederzufinden. Auch das ist ein Fall für eine Vorlage, in die Sie alle komplizierteren Formeln, eventuell auch Makros kopieren und jederzeit an zentraler Stelle vorfinden.
 
Makros: Eine Vorlage übergibt auch enthaltene Makros an eine neue Datei, sofern unter „Extras -> Makros -> Sicherheit“ höchstens die Stufe „Mittel“ gewählt ist ( Excel 2007: Office-Startknopf -> „Excel- Optionen -> Vertrauensstellungscenter“).

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